§
Необходима качественная диагностика персонала с точки зрения того, насколько целесообразно работать с ним по данному вопросу.
Диагностика предполагает:
Ш
Отсев сотрудников, на обучение которых не стоит тратить ни время, ни деньги. В основном, это те категории людей, неизменным девизом которых является: «Не хочу и не буду!», «Всё хочу, но ничего не могу!»
Ш
Должны быть определены оптимальные способы работы.
Ш
Определение критериев эффективности обучения каждого сотрудника
§
Необходимо подготовить сотрудников к восприятию новой информации.
Обучение новым информационным технологиям должно быть разведено на два направления:
1. Развитие новых знаний и навыков;
2. Развитие личностного потенциала.
Второе направление – необходимый процесс перед профильным обучением, так как оно мотивирует, заинтересовывает сотрудника и позволяет решить ряд задач профессионального развития.
2.2. Информационная система и информационные технологии как средства информационного менеджмента
В управленческой практике информационная система или система информационного обеспечения – это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.
В настоящее время известно два подхода к разработке системы ИО:
1. Функциональный подход.
Каждое подразделение фирмы самостоятельно организует и осуществляет операции по приобретению и обработке информации. Этот подход строится на том убеждении, что процесс подготовки и обработки информации неотделим от процессов производства и управления. Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются организационно-функциональными или линейно-функциональными .
Система имеет свои «минусы»:
·
Организационно-функциональные системы приводят к значительному дублированию информации;
·
В проблемных ситуациях, которые требуют оперативного решения, ИС не проявляет значительной гибкости;
·
На управленческие структуры и каналы связи ложится значительная нагрузка.
·
Между функциональными подразделениями отсутствуют горизонтальные связи и это затрудняет и увеличивает по времени процесс передачи и анализа информации.
2. Системный подход.
Процессы сбора, обработки и передачи информации обособлены от процессов производства и управления. Процесс управления делится на работы творческие и работы технические. Отсюда происходит выделение в особую группу технических работников аппарата управления.
Выявлены свои «плюсы»:
·
Позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче информации пользователям. В качестве пользователей выступают руководители.
·
Возможность многократного использования информации.
Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются интегрированными . Любая интегрированная система включает три основных компонента:
1. Банк данных;
2. Подсистема планирования
– обеспечивает все управленческие звенья информацией, которая необходима для корректировки и использования долгосрочных планов.
3. Подсистема слежения
– направлена на то, чтобы обеспечить управленческие звенья информацией о том, в какой мере фактическое состояние объекта соответствует запланированному.
Информационная система состоит из определённых компонентов:
·
Компонент высококвалифицированных работников. Этот компонент включает инженерно-технический персонал, обслуживающий персонал, руководителей всех управленческих звеньев и уровней;
·
Информационные ресурсы, используемые в управленческой деятельности;
·
Материальные ресурсы – носители информации, технические средства сбора, обработки, хранения, передачи информации.
·
Каналы циркулирования информации.
Информационная система – человеко-машинная система. Основные её показатели:ь
Данная система характеризуется техническими показателями, по которым можно судить о её качестве (объём основных массивов информации, пропускная способность информационных каналов, способность хранения информации, быстродействие, надёжность);ь
Важное значение для обеспечения работы системы имеет человеческий фактор. Именно человек обеспечивает окончательный выбор. Человек – это и самый надёжный и самый ненадёжный элемент системы ИО.
Информационные системы могут быть квалифицированы по различным признакам:
Централизованные (например, интегрированная ИС);
Децентрализованные (организационно-функциональные).
Комплексные (обеспечивают весь спектр информационных действий);
Локальные (обеспечивают отдельные направления информационных потребностей фирмы).
ИС должны соответствовать ряду требований:
1. достоверность и точность информации;
2. своевременность получения информации;
3. полнота информации;
4. полезность информации.
Эффективная СЛУВИ, в которой используется регламентированная информация, должны дополняться свободным обменом информации, то есть в данном случае имеется в виду свободное и относительно неупорядоченное распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть дополнены каналом неформальных сообщений (канал распространения слухов). В деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным, не всегда является искажённой. Наиболее высокий уровень точности у слухов в отношении непротиворечивой информации о самой фирме. В то же время данный уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и целенаправленно.
·
С помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам формальных сообщений;
·
Доведение сообщения до заинтересованных лиц гарантировано;
·
Распространение информации в виде слухов построено по принципу обратной связи. Поэтому руководители имеют возможность получить сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия. Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому, руководители зачастую намеренно вводят в коллектив интересующие их сведения.
Опыт зарубежных специалистов показывает, что при создании СЛУВИ возможны определённые проблемы. Эти проблемы носят типичный характер.
·
Различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне: организационном и техническом.
·
Каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и функционирует в том случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой. Уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует предъявляемым организации требованиям.
·
Отсутствие строго разработанной теории управления ИР приводит к тому, чтоo
Руководители организации не всегда адекватно понимают значение информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб.o
Препятствие тому, чтобы можно было сопоставить результаты работы системы ИО фирмы в целом и отдельных подразделений этой системы.
·
Ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение свободы доступа к информации. То есть это возможность использования информации, находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого подразделения.o
Сотрудники каждого подразделения, выявляя информацию, затрачивают определённые силы и средства.o
Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники получения информации, а свобода доступа предполагает и знание источников. Руководители подразделений в этом случае лишаются заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем состоянии.o
Нарушение сложившейся практики получения информации через дополнительные источники может привести к тому, что руководство фирмы лишится возможности получать объективную информацию.
По мнению современных специалистов, избегать перечисленных проблем или уменьшить их влияние можно в том случае, если СЛУВИ будет создаваться при участии всех руководителей организации и при их взаимном согласии. [16]
Переходя к рассмотрению технологий информационной деятельности, определим, что же такое технология.
Технология
– это совокупность производственных процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.
При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные виды информационных технологий:
1. Сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для агрегирования данных;
2. получение сводного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.
Технология информационной деятельности предполагает использование и создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.
1. Создание системы записей цифровой и текстовой информации . Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы:
·
Стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития;
·
Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.
2. Использование форм в качестве носителей информации . Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.
Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Здесь как создание, так и распечатка новых форм. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.
3. Формирование БД . Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:
·
Система хранения и обновления данных;
·
Вопрос об основной увязке данных;
·
Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД.
Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание БД – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.
4. Создание пакетов прикладных программ . Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной ИС – необходимое условие. Создание автоматизированной ИС – изменение методов и принципов работы:
1. Принцип новых задач . Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники.
2. Принцип системного подхода . Цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её ИО должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру. Создание АИС должно осуществляться параллельно с изменениями структуры органов управления, принятых должностных инструкций.
3. Принцип непрерывного подхода .
4. Принцип автоматизации документооборота . При создании АИС предполагается, что обмен информацией будет между управлениями, ЭВМ и сотрудниками.
5. Принцип единой информационной базы . В АИС информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения.
Вышеперечисленные факторы активизируют процесс дальнейшего внедрения, развития и использования современных автоматизированных технологий, а также способствует повышению эффективности удовлетворения информационных запросов. [11]
2.3. Менеджер как субъект управленческой деятельности
Менеджер
– это член организации, который осуществляет управленческие функции и решает управленческие задачи. [6]
Менеджеры – ключевые фигуры организации, хотя они выполняют различные управленческие функции, решают различные управленческие задачи. Независимо от своего места в организации, объёма работы, менеджер обязательно выступает в трёх ключевых ролях:
· роль по принятию решения.
На менеджера возлагается роль не просто по принятию решения, но он должен взять на себя ответственность за принятое решение;
· информационная роль.
Менеджер активно задействован в процессе информационного обмена. Менеджер куммулирует ту внешнюю и внутреннюю информацию для принятия решения, с другой стороны он организует распространение новой информации в рамках коллектива и за его пределами.
· роль руководителя.
Менеджер формирует отношения как внутри организации, так и за её пределами. Также он осуществляет мотивационную деятельность.
Менеджер предполагает наличие особого мировоззрения. Основу этого мировоззрения составляет совокупность терминальных ценностей.
Терминальные ценности
– это ключевые позиции, которые формируют сущность управленческой деятельности.
К ним относятся, например, способность и настрой руководителя к раскрепощению потенциала сотрудников. Способность руководителя совершенствовать способы и условия производительной деятельности. Способность к совершенствованию отношений в количестве. Способность повышать производительную культуру подчинённых. [22]
Терминальные ценности реализуются через определённые способы, возможности, которые называются инструментальными ценностями .
Инструментальные ценности
– 1) ценности, которые характеризуют отношение руководителя к подчинённому:oспособность влиять на людей;oнавыки эффективного руководства;oспособность обучать;oумение делегировать полномочия.
2) это ценности, которые характеризуют состояние самой личности руководителя:oспособность к творчеству;oумение прояснять личные ценности;oспособность определять цели.
Терминальные ценности и инструментальные ценности определяют поведенческую стратегию руководителя.
Основные характеристики современного руководителя:v
Современный руководитель должен иметь определённые личные ценности.
Личные ценности – собственная позиция руководителя по вопросам, имеющие принципиальное значение для производства. К ним относятся возраст, пол, образование, риск, работа, отношение к закону и ряд других. Личные ценности предопределяют содержание и направленность решений руководителя.
Ценности формируются в течение всей жизни человека, хотя особое значение имеют также такие этапы, как детство, юность. Личные ценности имеют способность изменяться. Для того, чтобы решения были аргументированы, руководитель время от времени должен прояснять свои ценности. Позиция руководителя может не совпадать с социально значимой.v
Руководитель должен уметь определять цели. Цели придают деятельности определённую направленность и предусматривают условия для их реализации. Процесс постановки цели включает в себя ряд стадий:
- определение потребностей;
- определение возможностей;
- выбор целей;
- формулировка (определение) целей;
Для достижения цели важно знать временной рубеж:
- установление временных границ;
- определение критериев достижения целей;
- контроль выполнения цели.v
Способность квалифицированно решать управленческие задачи. Она достигается с помощью определённых методов.
1. Систематизированный подход к решению проблемы. Проблема решается постепенно, поэтапно, шаг за шагом. Технология процесса решения включает:
·
Настройку (руководитель изучает, осмысливает);
·
Определение целей;
·
Определение критериев успеха;
·
Информационное обеспечение проблемы;
·
Планирование действий;
·
Действия и анализ его результатов.
2. Подбор методов, соответствующих проблеме определённого уровня. Все управленческие проблемы можно распределить на 4-х уровнях:
1)
Рутинный
– объединяет проблемы известные, типичные, которые уже имеют определённое решение. Задача руководителя в том, чтобы, поняв суть проблемы, дать исполнителям команду и взять на себя ответственность за данное решение.
2)
Селективный
– объединяет проблемы известные, типичные, но в отношении этих проблем существует не одно, а несколько возможных вариантов действий. Задача руководителя: выбор наиболее адекватного варианта.
3)
Адаптационный
– объединяет известные проблемы, но требующие от руководителя нового решения.
4)
Инновационный
– проблемы нестандартные, нетипичные, практически не свойственные данной организации, поэтому руководитель должен оперативно найти лучший вариант решения. Это требует от него самостоятельности, компетентности.v
Способность оказывать влияние на людейсостоит из определённых компонентов:
·
Зависит от личной оценки самого себя;
·
От того, как руководитель выглядит, подаёт себя;
·
Осанка;
·
Поведение;
·
Улучшение личных отношений, то есть руководитель должен знать своих сотрудников и демонстрировать свои знания.
1. Метод Сократа
Строится на умении таким образом построить беседу, чтобы оппонентсогласился с каждым доводом на любом этапе диалога. Ориентирован на то, чтобы успокоить оппонента и, ослабив его волю, получить желаемый результат.
2.
Метод трёх раундов .
- Излагается суть проблемы с доводами и аргументами, при том используется метод Сократа.
- Руководитель обозначает ряд возможных вариантов решения данной проблемы, причём желаемый вариант должен быть представлен в выгодном свете.
- При согласии собеседника с вариантом руководителя, необходимо согласиться с ним.
3.
Метод Штирлица .
Человек приводит свою идею вышестоящему руководителю или коллективу, при этом он добровольно отказывается от авторства, закрепляя его за вышестоящим начальством.
4.
Имя собственное .
Руководитель хорошо знает своих подчинённых и пользуется этимзнанием.
5.
Метод лягушки в сметане .
Руководитель должен помнить, что не существует безвыходных ситуаций, он обязан бороться за идею до конца.
6.
Проявление интереса к людям .
Руководитель должен иметь представление о наиболеезначимых событиях в жизни подчинённых.
7.
Умение слушать .
8.
Метод возложения руководителем на себя ответственности за результаты деятельности фирмы.
Управленческая деятельность предполагает, что руководитель приводит сотрудника к необходимости выполнения, то естьметод приказывания, но он может быть использован по-разному:
·
Туманные приказы;
·
Основанные на страхе (угрозы);
·
Просьба (если между руководителем и подчинённым хорошие отношения);
·
Подкуп (предложение подчинённому какой-либо выгоды);
·
Требование (предложение руководителя строится по правилам обычной субординации);
·
Чёткие указания (категоричность формулировок, почти приказ).
Важно правильно реализовать мотивационную функцию в управленческой деятельности. [7]
В основу любой деятельности должен быть положен мотив, чтобы она стала эффективной.
Мотив
– побудительная причина, повод к какому-либо действию.
Задача руководителя – через мотивы индивидуальные вывести на потребности производственные.
