1.5. Главный бухгалтер должен знать:
- законодательство о бухгалтерском учете; постановления, распоряжения, приказы, другиеруководящие, методические и нормативные материалы финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающиеся хозяйственно-финансовой деятельности предприятия; гражданское право, финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство; структуру предприятия, стратегию и перспективы его развития; положения и инструкции по организации бухгалтерского учета на предприятии, правила его ведения; порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета; формы и порядок финансовых расчетов; методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, выявления внутрихозяйственных резервов; порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей; правила расчета с дебиторами и кредиторами; условия налогообложения юридических и физических лиц; порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь; правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей; порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности; правила проведения проверок и документальных ревизий; современные средства компьютерной (вычислительной) техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия; передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования организации бухгалтерского учета; экономику, организацию производства, труда и управления; основы технологии производства; рыночные методы хозяйствования; законодательство о труде; правила и нормы охраны труда.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовойдеятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.
2.2. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетнуюполитику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимостиобеспечения его финансовой устойчивости.
2.3. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичныхучетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерскойотчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.
2.4. Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационныхтехнологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.
2.5. Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающихосновных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременноеотражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.
2.6. Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов,составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции,выполняемых работ, расчеты по заработной плате, правильное начисление иперечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.
2.7. Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных ибухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия.
2.8. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявлениявнутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.
2.9. Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежныхсредств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственногозаконодательства. Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.
2.10. Принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовойустойчивости предприятия.
2.11. Осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободныхфинансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоко ликвидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.
2.12. Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовойдисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.
2.13. Участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации,прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.
2.14. Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах ирасходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.
2.15. Оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия повопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.
3. ПРАВА
Главный бухгалтер имеет право:
3.1 Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросамдеятельности Главного бухгалтера.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организацийдля решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию Главного бухгалтера.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам,относящимся к компетенции Главного бухгалтера.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Главный бухгалтер несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии работы на вверенном участке, показателифинансово-хозяйственной деятельности, несвоевременное предоставление различных сведений и отчетности.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия.
5. ПРАВО ПОДПИСИ. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Главному бухгалтеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписиорганизационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности, а также платежных и иных финансовых документов.
5.2. Режим работы Главного бухгалтера определяется в соответствии с Правиламивнутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.3. В связи с производственной необходимостью, Главный бухгалтер может выезжать вслужебные командировки (в т.ч. местного значения).
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Менеджера
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Менеджер относится к категории специалистов организации.
2. Назначение на должность менеджера и освобождение от нее производится приказом коммерческого генерального директора организации.
3. Менеджер должен знать:
3.1. Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность.
3.2. Рыночную экономику, предпринимательство.
3.3. Конъюнктуру рынка.
3.4. Порядок ценообразования.
3.5. Порядок заключения договоров.
3.6. Основы маркетинга.
3.7. Теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования.
3.8. Формы учетных документов документов и порядок их составления.
3.9. Порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов.
3.10. Этику делового общения.
3.11. Условия поставки, хранения и транспортировки товаров.
3.12. Инструкции приемки товаров по качеству, количеству и комплектности.
3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
3.15. Действующие ценники и прейскуранты.
4. Менеджер в своей деятельности руководствуется:
4.1. Уставом о ООО «Русский купец»
4.2. Настоящей должностной инструкцией.
5. Менеджер подчиняется непосредственно коммерческому директору.
6. На время отсутствия менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Менеджер:
1. Осуществляет предпринимательскую (коммерческую) деятельность, направленную на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли, за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.
2. Анализирует и решает экономические, социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
3. Организует связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации для расширения внешних связей и обмена опытом.
4. Осуществляет анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей.
5. Участвует в разработке инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с дальнейшим развитием предпринимательской или коммерческой деятельности.
6. Обеспечивает рост прибыльности, конкурентоспособности и качества товаров и услуг, повышение эффективности труда.
7. Осуществляет координацию деятельности в рамках определенного направления, анализ ее эффективности, принимает решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов.
8. Привлекает к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.).
9. Осуществляет руководство подчиненными ему работниками.
III. ПРАВА
Менеджер имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных недостатках в предпринимательской или коммерческой деятельности организации и вносить предложения по их устранению.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
6. Требовать от администрации предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
IY. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Менеджер несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Документооборот в ООО «Русский купец»
Схема распределения потоков входящих документов
Этапы обработки входящих документов
Общие этапы обработки внутренних документов.
Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности . Рассмотрим этапы его обработки
1.Внутренние распорядительные документы составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.
2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юристом организации.
3. Согласованные приказы подписываются руководителем
4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем и направляются в структурные подразделения для исполнения. |
Документооборот при приёме на работу:
1.Отдел кадров (приём заявления)
2.Директор (на подпись)
3.Отдел кадров (хранение и регистрация)
4.Гл. бухгалтер
Составление договоров:
1.Нач. цеха и менеджер (сост. договора)
2.Юрист (согласование)
3.Директор (на подпись)
4.Юрист (хранение)
Накладные:
1. Поставщик
2. Нач. цеха (приём товара по накладным)
3. Бухгалтер (хранение)
Распоряжения:
1.Юрист (подготовка)
2.Директор (на подпись)
3.Юрист (хранение)
Описание производственного потока.
1. Закупка материала на оптовой базе.
2. Доставка материала.
3. Изготовление продукции
4. Выпуск готовой продукции.
5. Реализация готовой продукции в магазины и на оптовые склады (а также возможна работа с посредниками)
Описание финансового потока.
·
Продукт;
·
Рынок;
·
Отрасль;
·
Положение организации внутри отрасли;
·
Технология.
Среди традиционных стратегий можно выделить:
1. Группу стратегий концентрированного роста .стратегия усиления позиций на рынке. Организация работает на прежнем рынке с прежними условиями, но пытается укрепить своё влияние. Это заставляет развивать маркетинговую деятельность.стратегия развития рынка. Организация производит прежние услуги, но пытается найти новые рынки для их реализации.стратегия развития продукта. Организация работает на прежних рынках, но все свои усилия направляет на производство новых услуг.
2. Стратегии сокращения .стратегия ликвидации;стратегия сбора урожая (снятия сливок). Фирма постепенно сокращает до нуля одно из направления деятельности, при этом основную ставку делает на максимальное получение прибыли.стратегия сокращения. Одно из направлений или одно из подразделений закрывается.стратегия сокращения расхода.
Организация может ориентироваться и на отдельные стратегии, не входящие в группы. Сегодня популярнаинновационная стратегия. Достаточно продуктивной считаетсякооперационная стратегия. Она ориентирована на взаимодействие с другими организациями, структурами. Организация может разработать собственный вариант стратегии.
5 Стадия.
Выбор стратегии .
Осуществляется выявление наиболее оптимального для организации стратегического варианта. В процессе выбора должны быть учтены факторы:
1. знание прошлых и текущих стратегий организации;
2. риск, степень риска;
3. отношение к выбору учредителей;
4. фактор времени;
5. цели организации;
6. возможности организации (ресурсы организации);
7. степень зависимости организации от внешней среды;
8. обязательства организации по предыдущим стратегиям.
6 Стадия.
Реализация стратегии .
Данный этап обязательно должен иметь начальную стадию, которая предполагает следующие действия:
1. углублённый анализ среды и преимуществ выбранной стратегии, который осуществляет руководство организации;
2. принятие решений по эффективному использованию имеющихся ресурсов;
3. принятие управленческих решений по поводу организационной структуры;
4. осуществление необходимых изменений по организации и ресурсам.
7 Стадия.
Стратегический контроль .
Включает в себя ряд элементов:
·устанавливаются показатели, по которым будет производиться оценка выполнения стратегии;
·сравнение реального состояния параметров контроля с желаемым;
·осуществление необходимых корректировок.
Стратегический контроль осуществляется в течение всего периода реализации стратегии. Он делает возможным достижение целей стратегии.
Стратегический план входит в систему планов организации. В этой системе выделяют три основных элемента:
I. Основные направления деятельности (стратегический план) (от 5 до 10-15 лет);
II. План развития организации (от 1-5 лет);
III. Тактические планы (например, план маркетинга, финансовый план, план развития производства, план закупок, бизнес-план)
Значение планирования в целом состоит в том, что планы повышают степень результативности деятельности организации.
Эффективность деятельности управленческого аппарата организации зависит от целого ряда факторов:
·
Оснащение организационной и вычислительной техникой;
·
Использование современных технологий;
·
Распределение должностных обязанностей в рамках управленческого звена;
·
Информационное обеспечение управленческой деятельности;
Информация представляет собой важнейший организационный ресурс. Она входит в общий комплекс ресурсов фирмы, наряду с кадровыми, финансовыми и т.д. Информация имеет много общих черт с другими ресурсами:
·
Информацию необходимо планировать с очки зрения выявления потребностей фирмы в ней;
·
Расходы на получение и использование информации можно оценить с экономической точки зрения и они должны заключаться в общий баланс фирмы.
·
Информационные потребности могут и должны быть соотнесены с возможностями их удовлетворения, как из внутренних, так и внешних источников.
При потреблении информация не исчезает, а изменяет свою ценность.
Отличия:
1) Для управления ИР необходимо соответствующее обеспечение (кадровое, техническое), то есть фирме нужна специальная служба, которая будет планировать, оценивать и контролировать приобретение и использование ИР.
2) Информация выступает в качестве средства решения управленческих проблем. Информационные массивы должны создаваться и использоваться для решения конкретных задач. Современные технические средства позволяют собирать неограниченные информационные массивы. В результате возникает угроза перенасыщения информационных каналов изменений и ненужной информацией. Необходим контроль за приобретением и использованием информации. Контроль должен быть основан на том, что для принятия управленческого решения необходимо определить количество информации. Когда расходы на приобретение информации повышают её полезность, создаётся положение информационного насыщения . Необходимо обязательное планирование ИП организации. Важно учитывать, что планирование ИП имеет смысл только тогда, когда охватывает все необходимые информационные каналы.
3) Информация имеет свой жизненный цикл. Будучи товаром, проходит этапы от момента создания до передачи на хранение или уничтожение. Вся информация, независимо от её формы, должна периодически анализироваться с точки зрения насколько сведения сохранили свою ценность.
Главная цель системы управления внутрифирменной информацией (СЛУВИ): создание эффективной системы информационного обеспечения процессов управления. Основное внимание должно уделяться не вопросам техники и организации, а вопросам создания информации, которая будет проходить через систему информационного обеспечения (ИО). Необходимо обеспечить службу реализацией определённых функций:
·
Создание условий, при которых руководство организации получит возможность принимать более качественные решения. На основе информации меньшего количества, но лучшего качества.
·
Внедрение в процессы производства и использование информации «методов анализа» на стоимость – результативность.
·
Формирование у руководства организации отношения к информации как к ценному организационному ресурсу. Рекомендуют использовать рекламные методы, мероприятия по повышению квалификации и т.д.
·
СЛУВИ должна внедрить в каждом подразделении практику составления планов развития ИР.
·
Выявление достижений в области информатики и обеспечение их внедрения в информационную деятельность фирмы.
·
Организация демонстрации преимуществ централизованного управления ИР.
Структура службы:
В целях определения рациональной структуры службы и её места в системе управления американские специалисты провели ряд исследований:
§
Организационный статус службы в целом достаточно высок. Чаще всего эти службы подчиняются высшему руководству в лице президента или вице-президента фирмы.
§
Структура службы определяется набором тех информационных функций, выполнение которых необходимо для решения задач фирмы.
§
Структура зависит также от структуры управления организации в целом.
На начальном плане СЛУВИ включали в себя отделы по обработке текста и вычислительный центр. В дальнейшем в структуру СЛУВИ стали вводиться: отдел передачи информации, электронной почты, отдел телефонной и телеграфной связи, отдел анализа использования информации и т.д. В настоящее время большое внимание уделяется поиску новых организационных решений, которые могли бы повысить эффективность службы. Некоторые крупные американские фирмы вводят специальные группы экспертов-ревизоров. Они должны заниматься оценкой системы информации, существующей в фирме, оценкой технических средств, используемых в фирме для обработки и продвижения информации, анализ кадрового обеспечения системы информационной деятельности фирмы.
Перед СЛУВИ выдвигаются определённые задачи:
1. Служба должна внедрять содержание информации, которая требуется для удовлетворения потребностей управления всех уровней.
2. Служба должна разработать положения, которые определяют объём, скорость, качество информации.
3. Служба должна устанавливать последовательности выполнения процедур, которые связаны с составлением, передачей, обработкой и использованием информации.
4. Выявление наиболее целесообразных организационных форм управления внутрифирменной информацией с учётом особенностей организации.
5. СЛУВИ должны осуществлять централизованное планирование всей деятельности по приобретению и использованию, обработке, хранению и выдаче информации.
6. Установление системы приоритетов в информационном обслуживании руководителей различного уровня.
7. разработка различных мер, которые способствовали бы повышению её эффективности.
8. Осуществление мероприятий по обучению и повышению квалификаций специалистов.
Обработка информации должна рассматриваться как сфера деятельности, которая способствует улучшению и ускорению решения управленческих задач.
Высоко эффективная система информации может быть создана как при участии руководителей, так и при участии сотрудников фирмы.
При создании СЛУВИ требуется внедрение новейших технических достижений в обработке информации.
Огромное значение в повышении эффективности информационного обеспечения играет руководитель СЛУВИ.
Руководитель должен чётко представлять себе, по каким направлениям развиваются технические средства обработки информации, знать преимущества новейших разработок, определить, в какой мере эти достижения целесообразны и рациональны в условиях данного предприятия.
В организациях должны постоянно совершенствоваться организационные формы работы самих сотрудников и управленческого аппарата. [16]
Руководитель СЛУВИ должен обеспечить для своего коллектива выполнение ряда условий:
§
Огромное внимание должно быть уделено формированию социально-психологического климата;
§
Руководитель должен обеспечить установку оборудования, которое поможет более полно обеспечить информационные потребности фирмы;
§
Обеспечение подбора квалификационного штата.
Эффективность СЛУВИ о многом зависит от гибкости персонала, от его готовности к постоянному обновлению, совершенствованию. Особенно актуальна проблема перевода сотрудников к новым технологиям, к приёмам труда, перевод сотрудников к использованию более современных средств. Продуктивность решения проблемы зависит от определённых условий:
