75 лет — для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел;
до утраты практической значимости, но не более 25 лет — для научно-технической документации;
по окончании копирования, но не свыше 3 лет — для кинодокументов и фонодокументов, 3 года — для фотоснимков, 5 лет — для магнитных лент и дисков и других машинно-ориентированных (механографических) документов. Если перечисленная специальная документация входит в состав управленческой или научно-технической документации, то она хранится в ведомственном архиве в течение сроков, предусмотренных для соответствующих организаций (15, 10, 5 и 25 лет).
Передача в госархивы документов с истекшими сроками ведомственного хранения осуществляется, как правило, ежегодно в соответствии с утвержденным графиком. Однако от организаций с небольшим ежегодным объемом документов (до 200 дел постоянного хранения) и организаций, действующих в пределах установленных сроков созыва (например, выборные органы власти, народные суды), дела могут приниматься на госхранение один раз в три — пять лет.
Перед передачей документов в госархив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией.
Передача проводится в госархиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в госархив (три экземпляра описи, включая контрольный, остаются в госархиве, четвертый — возвращается архиву-сдатчику). При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приема-передачи документов указываются номера этих дел, а учреждение-сдатчик представляет в госархив справку о причинах отсутствия и проведенном розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдатчику.
Документы личного происхождения также передаются по описи. Одновременно с документами передается дело фонда, включающее сведения о владельце, переписку с ним, его заявление о приеме документов на хранение в архив и т.д. Оформление передачи проводится аналогичным порядком.
Следует иметь в виду, что иногда госархив принимает не все документы постоянного хранения, находящиеся в ведомственном архиве. ГАС производит отбор документов на государственное хранение с учетом материалов, находящихся в архиве в составе других фондов.
Работы, связанные с подготовкой и передачей документов на госхранение (упорядочение дел, изготовление страховых копий, отбор регистрационных карточек на дела постоянного хранения, картонирование, транспортировка и др.), проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет (Положение о АФ РФ, п. 17; постановление Правительства России от 03.03.93 № 191, п. 1).
17. Обеспечение сохранности, систематизации, учет и описание ретроспективной информации в дореволюционной России.
На сундуке 2 замка, 2 ключа, открывание в присутсвии свидетелей для ограничения доступа кого попало. Сундуки делали из медленногниющего дерева – ясень, дуб, и оковывали железом. В 1724 году были выпущены правила работы в архивах, правила постройки соотвествующих зданий и оборудования помещений. До 19 века документы при поступлении в архив пересистематизировались, после середины 19 века – начал преобладать принцип преемственности, т.е. документы складывались так, как они пришли из делопроизводства.
18. Техническое оснащение и оборудование архива.
В комплексе работ по обеспечению сохранности документов важное место отводится вопросам технологии хранения документов. Требования к сохранности документов в государственных и ведомственных архивах одинаковы. Специальная документация требует несколько иных условий хранения и других приемов реставрации и консервации. Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность.
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Чаще применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов.
Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны:
а) комната для приема поступающих дел
б) комната для пораженных документов
в) рабочие комнаты для сотрудников
г) читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения
д) помещения для обезвреживания документов вентиляцией
е) комнаты для реставрации и переплета документов
Здания госархивов должны располагаться по возможности вдали от промышленных предприятий, загрязняющих воздух промышленными выбросами, а также больших водоемов. При отсутствии специальных помещений под архив отводятся помещения, которые можно приспособить для хранилища. Из числа таких следует исключить чердачные и подвальные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы
Если архив имеет на хранении особо ценные дела, то для них желательно иметь отдельное хранилище. Двери архива обиваются металлическим листом с асбестовой прокладкой, имеют прочные замки. На окнах, если их расположение не исключает доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки. Отдельно стоящие помещения архива оборудуются архивной сигнализацией.
Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) — 120 см; проходы между стеллажами — 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом — 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей — 45; расстояние от пола до нижней полки — 20, а в цокольных этажах — 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой.
Стеллажи могут изготавливаться промышленным способом и по заказу учреждения. Размеры стеллажа: высота — 220-240, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок — 35-40, расстояние между полками по высоте — 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа — 25-30 см; расстояние между полками — 35 см. В последнем случае могут быть использованы библиотечные стеллажи, изготавливаемые промышленностью.
Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки. В рабочей комнате устанавливается канцелярская мебель, в том числе картотечный и канцелярский шкафы, а также телефон.
Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура — полу герметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища. Основным противопожарным оборудованием являются углекислотные огнетушители.
В архиве категорически запрещается: курить, применять электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества и хранить пищевые продукты.
20. Цели и организация экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов — определение их ценности в целях отбора на государственное хранение и установление сроков хранения. В процессе экспертизы ценности документов решаются две задачи: из ежегодно создаваемой документации отбираются для вечного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение; во-вторых, выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение.
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:
а) при разработке номенклатуры дел
б) при регистрации поступающих в учреждение документов
в) при направлении документа в дело
Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством
Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение
Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.
Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.
ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.
Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.
22. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации.
В каждом архиве имеется научно-справочный аппарат (НСА) для учета, поиска и использования хранящихся документов. Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников. Архивный справочник — информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную. Система НСА складывается из комплексов научно-справочного аппарата всех государственных архивов, а также межархивных справочников, автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) и принятых в практике архивов информационных документов.
В СНСА входят справочники, выполняющие учетно-контрольную и информационно-поисковую функции. К первой группе относятся книга учета поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел. Ко второй группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический путеводитель, краткий справочник по фондам архива(-ов); указатель описей фонда(-ов); каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры; тематический указатель к делам (документам); научно-популярные издания; информационные письма; тематический перечень; архивные справки (тематического или библиографического характера).
Разработка информационно-поисковых систем (ИПС) должна вестись с учетом преемственности уже существующих и действующих в аппарате государственного управления систем научно-технической информации.
Состав системы НСА конкретного госархива определяется составом и содержанием его документов, интенсивностью и характером их использования. Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системы НСА в каждом архиве, к разработке НСА каждого фонда.
Система НСА любого архива должна содержать информацию на уровнях: фонд-дело-документ.
Межархивные справочники обеспечивают поиск информации на уровне фонда, но в различных масштабах: ЦФК Росархива РФ по стране в целом, так же как и справочник типа путеводителя "Государственные архивы РФ", фондовые каталоги республик и других регионов и аналогичные справочники — соответственно по регионам.
Тематические путеводители, указатели, обзоры дают информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межфондовые справочники обеспечивают поиск информации по документам одного архива. Указатель фондов архива обеспечивает поиск конкретного фонда и дает информацию на уровне фонда.
Путеводитель по фондам архива содержит характеристики или краткие сведения о фондах, расположенные в систематизированном порядке; дает информацию о фонде и служит для ознакомления с составом и содержанием архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочник по фондам архива дает систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них (даты существования, объем и крайние даты документов), выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда.
Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране создается для эффективного использования документов АФ РФ, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов, содержащих информацию.
23. Организация комплектования Архивного фонда Российской Федерации.
Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю. Комплектование государственных архивов проводится под руководством и контролем Росархива, который решает принципиальные вопросы по определению видов учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы в госархивы; категорий документов, пополняющих состав АФ РФ, порядка отбора документов на госхранение. Методические и практические вопросы, связанные с определением списков источников комплектования, экспертизой и отбором документов рассматривает ЦЭПК Росархива.
Комплектование государственных и ведомственных архивов в основном сходно; оно складывается из определения источников комплектования, определения состава документов, подлежащих государственному хранению, приема документов в архив. Работа по комплектованию ведомственного архива проводится под руководством государственной архивной службы.
Источники комплектования архивов. Источники комплектования — это организации или лица, передающие документы в государственные или ведомственные архивы.
На основании Примерных списков местные архивные учреждения разрабатывают список № 1 учреждений, от которых принимаются документы в государственные архивы.
По Положению о ГАС России Росархив формирует АФ РФ, т. е. определяет источники его комплектования — виды учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат включению в АФ, а также состав принимаемых от них документов. Другие архивные учреждения проводят эту работу в пределах своей компетенции. В связи с чем проекты списков рассматриваются и одобряются:
российских госархивов и центров хранения документации — ЦЭПК Росархива, других госархивов — соответствующими органами исполнительной власти по представлению местных органов управления архивным делом после рассмотрения на ЭПК.
В настоящее время государственные и негосударственные архивы заключают договора о сдаче документов последних на госхранение, о порядке их использования.
Работы, связанные с подготовкой и передачей документов на госхранение проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет.
24. Организация архивного учета документов, дел и фондов.
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. "обеспечение физической сохранности документов и их учет". Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .
Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.
Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы, динамичности.
Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету.
Основными учетными документами в государственном архиве являются:
книга учета поступлений
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования
список фондов (+список фондов, содержащих особо ценные дела)
лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда);
архивная опись(+опись особо ценных дел)
опись страхового фонда
инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности
Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.
На каждый фонд заводится дело фонда.
Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.
Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи).
25. Формирование структуры Архивного фонда Российской Федерации.
В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории России архивные фонды, исторически или логически связанные между собой, а также архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.
Государственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью субъектов Федерации и муниципальной собственностью.
К федеральной собственности относятся архивные фонды ц архивные документы федеральных госархивов, архивные фонды и документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности фе. деральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, учреждений организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, а также документы, полученные от организаций и лиц негосударственной части АФ РФ.
Негосударственная часть АФ РФ включает архивные фонды и документы расположенных на территории России общественных объединений и организаций, религиозных организаций (с момента отделения церкви от государства) или частной собственности. В состав Аф РФ эти документы включаются при условии их значительной ценности и учитываются ГАС по правилам государственного учета.
Характеристика состава документов АФ РФ выглядит так:
1) группы документов, образовавшихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, существующих и существовавших на территории, входившей в состав СССР, — высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики; науки и культуры: профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозного культа за период до отделения церкви от государства;
2) документы отечественных учреждений, организаций и предприятий, находящихся или находившихся за границей;
3) национализированные Советским государством документы частных, сословных и других корпоративных архивов;
4) документы личного происхождения, поступившие в собственность государства (частные архивы и документальные коллекции советских и дореволюционных государственных, общественных деятелей, ученых, деятелей культуры, искусства, новаторов и передовиков производства, коллекционеров, переданные в госархивы по актам дарения, завещаниям или на другом законном основании);
5) поступившие в собственность государства, в том числе из-за рубежа, документальные памятники истории и культуры (летописи, рукописные книги, рисунки и т.п.).
Документы, включенные в состав АФ РФ, изъяты из гражданского оборота и не могут являться объектом купли-продажи и иных сделок, нарушающих право государственной собственности на них.
26. Порядок составления, оформления и выдачи архивных справок, копий и выписок из документов:
Наведение справок по запросам организаций и граждан составляет значительную долю всей работы ведомственного архива по использованию хранящихся в нем документов, так как в ведомственных архивах сосредоточены справочные документы по личному составу, которые хранятся длительный период.
Архивная справка — официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.
Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивного графического документа с указанием их адресов.
Архивная выписка — архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа.
Каждый из этих документов может быть изготовлен по запросу какого-либо учреждения, организации, предприятия или лица.
Работа по наведению справок начинается с просмотра научно-справочного аппарата. Для выявления материалов по тематическому запросу обращаются к каталогам — систематическому или предметно-тематическому. При их отсутствии — к описям фондов тех учреждений и их структурных частей, в которых согласно их функциям могут быть документы по теме. Изучается археографическая часть предисловия, так как в ней дается характеристика содержания документов. При встрече заголовка, содержащего указание на наличие нужных материалов, записывают номер деяа на листке и продолжают чтение описи. Выявленные дела внимательно изучаются. Из документов делаются выписки со ссылкой на листы.
Изложение текста должно быть сжатым, но достаточно ясно освещающим вопрос. При необходимости приводятся цитаты. Материал излагается в хронологической последовательности упоминаемых событий. Если справка составляется на основе нескольких документов, после изложения сведений из одного документа следует в скобках сделать ссылку на архивный шифр этого дела и номера листов.
Законченная справка перепечатывается на бланке учреждения, подписывается руководителем учреждения и заведующим архивом и скрепляется печатью.
В заявлении должно быть указано, для какой цели требуется справка и куда она должна быть представлена.
Нередко в личных делах встречаются невостребованные личные документы граждан. Все эти документы хранятся согласно перечню до востребования, но не менее 50 лет. И если владельцы этих документов затребуют их, им выдаются подлинники, а в деле оставляется справка с указанием даты выдачи документа заявителю. Запрещено выдавать из архива паспорта, воинские, депутатские и профсоюзные билеты, орденские книжки, а также делать из них выписки или снимать копии. Сведения об этих документах могут быть сообщены заинтересованным учреждениям по их запросам или работникам “соответствующх” ведомствJ.
Архивные справки, архивные копии и архивные выписки оформляются по строго установленной форме. Подписание справочных документов производится так же, как и тематических справок.
Делопроизводство по выдаче архивных справок может быть сосредоточено в канцелярии или в архиве. Это зависит от особенностей конкретного учреждения, но обязательно должно быть отражено в номенклатуре.
27. Развитие организационной структуры государственной архивной службы России в 1991-2000 гг.
Когда СССР дал дуба, ГАУ СССР было преобразовано в ГАУ РФ. КПСС была расформирована, и уже в конце 91ого года была создана парламентская комиссия по передаче в архив дел КПСС и КГБ (КГБ было поделено на отдельные ведомства). Прибалтика и Грузия стащили часть документов себе. Встал вопрос, что делать с документами тех республик, которых раньше не было (Казахстан). Порешили оставить там, где они есть. Был создан архив КПСС, с документами с конца 19 века по 1953 годы. Но была проблема – часть документов была секретная и не было нормального НСА. В каждой области были архивы парткомов – их преобразовали в государственные. После ликвидации КГБ решили открыть его документы, но оказалось, что там очень много все еще ценной инфы, про шпионов, про пограничниковJ– и открывашка заглохла. Организации-преемника у КГБ не было – некому было снять гриф секретности.LРешили снимать по времени. Часть государственных архивов поменяло статус, в свзяи с тем, что некоторые российские аривы дублировали союзные. Итого, к 2001 году было 14 федеральных, 108 областных и более 1000 районных и городских государственных архивов.
