28. Методическое обеспечение и организация работы экспертных комиссий.
Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе Ценности документов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хра-вения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в ни сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующих-ся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на государственное хранение.
Существуют два вида перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих передаче на государственное хранение Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы: перечни типовых документов, называемые обычно типовые перечни, и ведомственные перечни.
В типовые перечни, как правило, не включаются документы, специфические, характерные для какой-то определенной отрасли народного хозяйства. На основании типовых перечней министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни, включающие и типовые документы, и документы, специфические для данной отрасли, т.е. охватывающие всю документацию учреждений данной отрасли от высшего органа до низовой организации. Сроки хранения типовых документов соответствуют срокам, указанным в типовых перечнях (включая отметку ЭПК). Сроки хранения специфических документов, создаваемых в результате выполнения учреждениями и предприятиями отрасли специальных отраслевых функций, определяются путем тщательного изучения состава и содержания этих документов на основе принципов и критериев экспертизы ценности документов. После прохождения всех стадий обсуждения и согласования ведомственные перечни утверждаются руководством соответствующего ведомства и ведущим учреждением государственной архивной службы.
Перечни документов, как всякий справочник, состоят из самого перечня (статей) и вспомогательного справочного аппарата. Вспомогательный справочный аппарат обычно состоит из указаний по применению перечня, указателя видов документов и оглавления, которое является одновременно схемой классификации статей перечня. Некоторые перечни снабжены приложениями.
29. Структура и основные функции органов управления архивным делом в Российской Федерации.
Для осуществления организаторских и контрольных функций по сохранению и использованию АФ РФ существует государственная архивная служба (ГАС) — субординационно построенная и функционально разграниченная система органов управления архивным делом, подведомственных им архивов и специализированных научно-исследовательских организаций. Она состоит из системы органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов.
Государственное управление архивным делом осуществляется Президентом Российской Федерации и Правительством России. В республиках, краях, областях, являющихся субъектами Федерации, ц других территориальных образованиях управление архивным дедом осуществляется администрацией, которой предоставлено право самостоятельно создавать органы управления архивным делом.
Однако принимаемые региональными администрациями акты должны соответствовать Основам законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах. В случае расхождения этих актов с названными Основами законодательства действуют нормы последних.
Контроль за соблюдением законодательства об Архивном Фонде РФ и архивах осуществляется органами власти и прокуратурой.
Ведомственный контроль за соблюдением законодательства поручен соответствующим административным и муниципальным органам и Государственной архивной службе.
Непосредственное ведение архивного дела на территории Российской Федерации возлагается на Государственную архивную службу России (Росархив) — центральный орган исполнительной власти в области архивного дела и на ее систему.
На Росархив возложено управление архивным делом в стране, регулирование его развития на основе достижений научно-технического прогресса. Его основными задачами в области архивного дела являются: координация деятельности центральных и местных органов исполнительной власти и взаимодействие с ними в вопросах развития архивного дела, системы делопроизводства и создания унифицированных систем документации; контроль за соблюдением законодательства в области архивного дела в РФ; анализ его состояния и определение концепций и стратегии его развития; организация комплектования (формирования), обеспечения сохранности, всестороннего использования документов АФ РФ; ведение централизованного государственного учета документов АФ; организация информации о его составе и содержании; координация научной и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии; внедрение результатов научных исследований в практику архивных учреждений; осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.
30. Оптимальные условия архивного хранения документов.
Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований.
Физико-химическим изменениям подвергаются все составные части документов: бумага, красители, клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага, которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой.
На состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничто
В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально. Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии — окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, раздвижных ставней.
Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора — пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочность бумаги, способствует увеличению влаги. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров. Уборку помещения следует проводить только влажную.
Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.
В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием и правильной установкой стеллажей.
Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки В архивохранилищах может обитать моль, тараканы.
При появлении плесени на коробках или делах можно провести простейшую дезинфекцию: сначала следует изолировать пораженные дела, а затем в изоляторе продезинфицировать их трехпроцентным раствором формалина. Для профилактики дела, хранящиеся в помещениях с повышенной влажностью воздуха, систематически просматриваются и могут просушиваться на открытом воздухе при температуре не выше 30 — 35 °С, защищенными от прямых лучей.
31. Современная сеть государственных архивов в Российской Федерации.
В систему Росархива в настоящее входят время федеральные государственные архивы и центры хранения документации (18), научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.
Сеть федеральных государственных архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством, а сеть центральных государственных архивов, центров хранения документации республик, краев, областей, автономных округов, городов федерального значения - в соответствии с законодательными и иными правовыми актами этих государственных образований.
Росархив:
координирует деятельность федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства;
определяет категории госучреждений как источников комплектования, так и видов документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;
ведет централизованный учет документов Архивного фонда, осуществляет контроль за сохранностью и использованием этих до" кументов;
осуществляет «организационно-методическое руководство и контроль за работой архивных служб и ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве».
33. Архивные справочники, их назначение и содержание.
В Основных правилах работы госархивов СССР установлены типы архивных справочников, входящих в систему научно-справочного аппарата: архивная опись, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов. Каждый тип справочника имеет виды, а иногда и разновидности, выполняющие свои задачи и потому отличающиеся друг от друга по структуре, содержанию, степени информативности. Все архивные справочники составляются с обязательным привлечением описи дел.
В состав СНСА входят межархивные, общеархивные, межфондовые и фондовые справочники. Каталоги — это межфондовые архивные справочники, в которых информация о содержании документов архива занесена на карточки установленной правилами формы. Назначение каталогов — оперативный поиск углубленной информации, содержащейся в документах архива по определенным темам, событиям, явлениям, лицам и т.д.
Архив может иметь несколько каталогов: систематический, предметный, именной, географический, по истории учреждений, документов по личному составу. При наличии в архиве нескольких взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов создается система каталогов. В ее основе как правило, лежит систематический каталог.
Путеводители — архивные справочники, содержащие краткие сведения о документах архива. Характеристики в них располагаются по рекомендованной правилами схеме. Назначение путеводителей — ознакомление потребителей с краткой информацией, ориентирующей в составе и содержании фондов архива.
Существуют три вида путеводителей: путеводитель по фондам архива включает систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками; краткий справочник по фондам архива представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них; тематический путеводитель включает систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме.
Указатель — элемент справочного аппарата к архивному справочнику, охватывает основной текст и приложения. Ссылочные данные к описи даются на номера дел, к путеводителю и обзору — на страницу справочника, к каталогу — на индекс каталожной карточки.
В практике архивов наибольшее применение находят указатели следующих видов: предметный, географический, именной, хронологический.
Обзор документов — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Назначение — информация заинтересованных организаций о документах.
При разработке справочников любых типов, видов необходимо соблюдать методические рекомендации, разработанные ведущим учреждением ГАС. Применение единых форм и приемов описания, единой классификации облегчит перевод на механизированный и автоматизированный поиск информации.
34. Работа читальных залов архивов. Учет использования архивных документов.
Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из оcновных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств его организацию. В зависимости от целей использования состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использов ния документов.
Достаточно распространенной формой использования документов в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.
Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения чли общественной организации, действительного по установленным "Равилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством.
Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия темам исследования и оригиналам.
При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел могут быть выданы во временное пользование. При продлении срока должно быть проведено соответствующе его переоформление
Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой AKTI о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.
Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.
Состояние дел, возвращаемых в архив после использования должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством.
Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности
35. Функции архива в структуре организации.
Основное назначение архивов состоит в обеспечении сохранности и использования документов. Для осуществления функции обеспечения сохранности документов архиву нужно прежде всего иметь объекты хранения. Осуществление контроля за состоянием, хранением и учетом документов в учр-ях, орг-ях, предпр-ях возложено на гос. архивную службу. Функции контроля за деятельностью ведомственных архивов выполняют гос.архивы.
Основная функция гос.архивов с переменным составом документов – временное хранение документов, поступающих из учр-ий районного звена и сельских учр-ий и орг-ий. Выполняя эту функцию, гос.архивы контролируют состояние документов в учр-ях районного звена, сельскохозяйственных предпр-ях.
Функция комплектования архива.
1. Прием документов из стр.подр-ий и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учр-ий, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учр-ий.
2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению или уничтожению. Оказание методической помощи в проведении экспертизы ценности стр-ым подр-ям.
Функция обеспечения сохранности документов.
1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.
2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление гос.службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.
3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы. Учет этих документов и их страхового фонда.
4. проведение при необходимости работ пот улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).
5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.
Функция подготовки документов к передаче на гос.хранение.
1. Архив составляет и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учр-ия годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.
2. Подготовка кпередаче и передача на гос.хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.
3. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на гос.хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в гос.архив. составление первичной исторической справки по истории фондообразования.
4. В архивах, хранящих документы нескольких учр-ий, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.
Функция использования документов.
Основная цель использования документов – дальнейшее развитие отрасли или отдельной орг-ции, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:
-информирование руководителей и работников орг-ции о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства,
-исполнение запросов учр-ния и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учр-ям и исследователям, работающим в читальном зале,
-организацию учета использования документов архива.
36. Цели и формы использования документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, его нормативная база.
Использование документов, хранящихся в архивах, является одной из основных задач архивных учреждений.
Цели (или направления) использования документов, хранящихся как в государственных, так и в ведомственных архивах: политические, организационно-управленческие, научные, экономические, культурно-просветительные и агитационно-пропагандистские, учебные, удовлетворение социально-правовых и имущественных интересов граждан.
Формы использования архивных документов многообразны:
1. Создание и распространение информационных документов о составе и содержании архивных документов.
2. Публикация документов в виде сборников, тематических подборок документов в журналах, газетах, в хрестоматиях.
3. Подготовка выставок документов, радио- и телепередач.
4. Выдача дел для изучения в читальный зал.
5. Выдача дел во временное пользование вне помещения архива.
6. Проведение экскурсий по архиву (студенческих и иных групп).
7. Проведение встреч с общественностью, где архивисты выступают с лекциями и докладами по определенной теме.
8. Изучение документов по тематическим запросам учреждений и подготовка ответов.
9. Наведение биографических справок социально-правового характера.
Основными формами использования документов ведомственного архива являются:
информирование руководства и структурных подразделений организации (в структуре которой функционирует архив), а также других организаций и исполнение их запросов;
культурно-просветительская и работа архива;
исполнение запросов социально-правового характера;
предоставление документов для изучения в читальном зале архива.
37. Взаимосвязь архивного дела и делопроизводства.
Каждое учреждение, выполняя свои функции, создает документы и получает их извне. Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации либо лица, называется документальным фондом.
Во многих учреждениях нет штатной единицы архивариуса, и за архив отвечает кто-то из работников делопроизводственной службы. Такому работнику необходимо знать функции ведомственного архива и методику проводимых в архиве работ.
В процессе делопроизводства создаются в основном текстовые документы. Но в массиве документов проектных организаций, конструкторских бюро, предприятий, ряда НИИ общегосударственный интерес представляет преимущественно научно-техническая документация, и все документы этих организаций, подлежащие постоянному хранению, в том числе управленческие, должны передаваться в специальные архивы научно-технической документации. Работа же с управленческой документацией этих организаций ведется на основании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), поэтому эти организации в учебнике упоминаются.
Объектом изучения являются документы, законченные делопроизводством, находящиеся в структурных подразделениях и в архиве учреждения, вопросы организации этих документов, обеспечения их сохранности и использования в интересах общества.
В начале каждого календарного года законченные делопроизводством дела за предшествующий год должны передаваться в архив учреждения или ведомственный архив. Кроме архивов-структурных подразделений учреждений, существуют и самостоятельные архивы.
38. Автоматизированные информационно-поисковые системы архивной службы.
При сдаче в книгу фондов делается запись и создается карточка фонда. Такую же карточку отсылают в Москву в ЦФК. Это долго. Решили сделать единую поисковую систему по всем фондам страны. Но язык разный, полнота инфы разная… Разработали единую карточку и попросили сделать все по новой. Делали 15 лет и делают до сих пор. Система начала работать еще до полного завершения – по ней делали многие архвиные справочники. Фонды первой категории описываются подокументно. Каждый архив самостоятельно делает при желании свою БД со своими наиболее частоюзаемыми документами. Таким образом описывается 8-15% от всех фондов.
39. Понятие «страхового фонда», его формирование.
В документальном фонде организации могут отложиться документы особой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.п. Эти особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь).
При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд.
Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.
Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе — это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке, а фонд пользования — это позитивный микрофильм (в двух экземплярах) второго поколения, т.е. изготовленный с негативного микрофильма первого поколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве.
Если сама организация не может изготовить микрофильмы, ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющие специальную аппаратуру.
Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов.
Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования на государственное хранение. Опись может составляться на микрофильмы одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке. Перенумерация страховых копий запрещается. Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия.
42. Архивные списки и перечни, их роль в оптимизации состава и структуры Архивного фонда Российской Федерации.
Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю. Комплектование государственных архивов проводится под руководством и контролем Росархива, который решает принципиальные вопросы по определению видов учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы в госархивы; категорий документов, пополняющих состав АФ РФ; порядка отбора документов на госхранение. Методические и практические вопросы, связанные с определением списков источников комплектования, экспертизой и отбором документов, рассматривает ЦЭПК Росархива.
Комплектование государственных и ведомственных архивов в основном сходно; оно складывается из определения источников комплектования, определения состава документов, подлежащих государственному хранению, приема документов в архив. Работа по комплектованию ведомственного архива проводится под руководством государственной архивной службы.
Источники комплектования — это организации или лица, передающие документы в государственные или ведомственные архивы.
В 1960 г. Главархив СССР разработал и разослал республиканским и областным архивным учреждениям Примерные списки учреждений, , материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР.
1) учреждения, документация которых подлежит приему на государственное хранение (списки № 1 и 2);
2) учреждения, вопрос о приеме документов которой должен решается индивидуально (список № 3);
3) учреждения, документы которых имеют только оперативное и справочное значение и поэтому на государственное хранение не принимаются (список № 4).
На основании Примерных списков местные архивные учреждения разрабатывают, как правило, два списка: список № 1 учреждений, от которых принимаются документы в государственные архивы, и список № 2 учреждений, документы которых на государственное хранение не принимаются, поэтому на учете в архивных Учреждениях они не состоят.
Поэтому список № 1 складывается из трех групп учреждений:
а) учреждения, сдающие свои документы полностью;
б) сдающих документы, определеные типовыми перечнями
в) сдающих документы определенного характера
В разработке списков и отнесении учреждений к той или иной группе принимают участие работники центрального учреждения отрасли. Это — члены ЦЭК, работники делопроизводственной службы и ведущие специалисты отрасли.
Порядок приема документов в ведомственный архив и передачи дел на государственное хранение. Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в 1989 г., должны передаваться в 1991 г.). Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственный архив сразу по окончании года.
