Рис. 2. Взаимосвязь между затратами на качество и достигнутым уровнем качества
Если мы будем двигаться вправо по графику, то достигаемый уровень качества будет увеличиваться (снижение дефектов). Это происходит за счет увеличения объема предупредительных мероприятий и затраты на них растут. Потери (затраты на дефекты), очевидно падают, как результат предупредительных действий. Как показано на графике, на этой стадии затраты на потери падают быстрее, нежели возрастают затраты на предупредительные мероприятия. Как результат — общие затраты на качество уменьшаются. Влияние снижения уровня затрат на контроль незначительно.
2.3.Увеличение общих затрат
Если двигаться дальше по графику вправо (т.е. достигаемый уровень качества повышается), то в соответствии с теорией, ситуация начинает меняться. Добиваясь устойчивого снижения затрат на дефекты, мы видим, что затраты на предупредительные мероприятия возрастают все более и более быстро. Подходя ближе к «совершенству», значительное количество средств должно быть затрачено на достижение весьма малого снижения дефектности.
Однако, как мы увидим далее, было бы ошибкой предполагать, что стремление к «совершенству» является экономически не целесообразным. График, даже если он красиво описан, может ввести в заблуждение.
3. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ РАВНОВЕСИЕ
3.1.Предположения
График, показанный на рис.2, построен с учетом некоторых предположений, которые не всегда могут быть обоснованными.
Первоепредположение заключается в том, что предупредительная деятельность, направленная на предотвращение возможности возникновения дефектов, соответствует правилу Парето: т.е. мы в первую очередь работаем над теми проблемами, решение которых дает наибольший результат по снижению расходов. Если не следовать этой модели, то вид графика станет совсем иным.
Второепредположение заключается в том, что так называемый экономическое равновесие не изменяется во времени. На самом деле это заблуждение и игнорирование двух существенно важных факторов:
vВо-первых, мы ведем настоящую предупредительную (превентивную) деятельность, которая в действительности не просто порча бумаги, и которая позволяет нам быть уверенными, что второй раз ошибка не повторится. Зачастую, такая деятельность требует больших затрат, но они всегда окупаются и приносят прибыль. Этот эффект может сдвигать экономический баланс в право по диаграмме.
vВо-вторых, новые конструкторские разработки и новые процессы могут породить новые проблемы, решение которых потребует дополнительных предупредительных затрат. Это может сместить экономическое равновесие по направлению к левому краю диаграммы.
Необходимо помнить о том, что график не может отобразить каждый конкретный случай.
3.2.Опасность ошибочной интерпретации
Было обнаружено [4], что большинство менеджеров уверены в том, что они работают на том уровне качества (уровне исполнения), который соответствует экономическому равновесию. (Очень часто они не имеют веских доказательств для подтверждения этого предположения).
Публикуемый график идеализированный и показывает уровень исполнения (уровень качества) в терминах «хорошо» и «плохо» и никогда не соотносится с процентом дефектов.
Менеджер, который уверен, что он работает на уровне 5% дефектности, склонен верить, что это и есть экономическое равновесие, тогда как менеджер, который думает, что он работает на уровне 1% дефектности, верит, что экономическое равновесие находится именно на этом уровне.
Приведенный график внушает этим менеджерам уверенность в том, что повышение качества исполнения в их компаниях будет сопровождаться лишь увеличением затрат. Вследствие этого, никакой дополнительной предупредительной деятельности не осуществляется.
3.3.Факт или заблуждение
Если предупредительные мероприятия проводятся должным образом и являются эффективными, то достаточно трудно найти доказательства того, что в какой либо компании произошло повышение общих затрат на качество вследствие увеличения затрат на предупредительные мероприятия.
С другой стороны, если предприятие является лидером как в своей стране так и за рубежом, и имеет очень низкий уровень дефектности, например, одна деталь на миллион т.е. 0,001%, то такое в высшей степени конкурентоспособное и успешное предприятие имеет однако весьма низкие общие затраты на качество.
Оба эти факта, взятые вместе, могут привести нас к заключению, что концепция экономического равновесия не подтверждается. В действительности же, фактом является то, что многие менеджеры уверены в правомерности представленной концепции, однако используют ее как основание для того, чтобы не повышать уровень качества.
4. ДОЛЯ ЗАТРАТ НА КАЧЕСТВО В ОБОРОТЕ
Доля затрат на качество в обороте является существенной величиной. Там, где затраты на качество должным образом учтены, они могут составлять от 2% до 20% и более от объема продаж (оборота). Информация, опубликованная за последние годы в изданиях таких органов, как Институт обеспечения качества в Великобритании (Institute of Quality Assurance), Американское общество по управлению качеством (American Society for Quality Control) и Европейская организация по качеству (European Organisation for Quality) [4], в действительности показывают, что данное соотношение существует в широком круге предприятий во всех частях Западного мира. Типичное разделение затрат на качество в области машиностроения может быть следующее:
|
Затраты на потери (внешние и внутренние)
|
= |
70% от общих затрат на качество |
Затраты на контроль |
= |
25% от общих затрат на качество |
Затраты на предупредительные мероприятия |
= |
5% от общих затрат на качество |
Продемонстрируем то же на диаграмме:
Рис.3. Типичное соотношение элементов затрат на качество.
Предположим, что указанные затраты на качество составляют 10% от оборота. Далее предположим, что за счет увеличения объема предупредительных мероприятий, и следовательно, увеличения предупредительных затрат, удалось снизить общие затраты на качество на 6% от оборота. Теперь распределение общих затрат на качество может быть следующее:
|
Затраты на потери (внешние и внутренние)
|
= |
50% от новой величины общих затрат на качество |
Затраты на контроль |
= |
25% от новой величины общих затрат на качество |
Затраты на предупредительные мероприятия |
= |
25% от новой величины общих затрат на качество |
Однако общие затраты на качество составили только 60% от их первоначальной величины.
По отношению к первоначальным общим затратам на качество, новое их распределение выглядит следующим образом:
|
Затраты на потери (внешние и внутренние)
|
50*60/100= |
30% от начальной величины общих затрат на качество |
Затраты на контроль |
25*60/100= |
15% от начальной величины общих затрат на качество |
Затраты на предупредительные мероприятия |
25*60/100= |
15% от начальной величины общих затрат на качество |
Экономия |
= |
40% от начальной величины общих затрат на качество |
Проиллюстрируем данную ситуацию с помощью диаграммы (рис.4).
Рис.4. Соотношение элементов затрат на качество после преобразований.
Один из авторитетнейших мировых лидеров в области качества профессор Джуран [6] представил процесс экономии затрат на качество, как: «The Gold in the Mine» («Золото — в шахте!»). Без усилия невозможно добыть золото из шахты. Точно также, без усилия, недостижима экономия затрат на качество.
Важнейшим объектом для размышления в любой компании должно быть процентное соотношение общих затрат на качество и общего объема продаж.
Затраты на качество могут быть только частью прибыли.
Любое снижение затрат на качество повышает прибыль.
5. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВЕЛИЧИНЫ ЗАТРАТ
5.1.Как идентифицировать затраты на качество
Перваязадача— определить перечень элементов затрат, которые относятся к деятельности компании, и сгруппировать их.
Вторая— назвать эти элементы таким образом, чтобы их смысл был ясен персоналу компании.
Третья— назначить кодовые символы для каждого элемента. Это может быть, например, цифра, буква или их комбинация.
Общий смысл сбора данных по затратам на качество — обеспечить руководство инструментом управления. Особенно важно, чтобы элементы затрат были определимы в том виде, в каком они названы и распределены для различных категорий, в том числе:
vдля подразделения;
vдля какого-либо участка;
vдля типа продукта;
vдля какого-либо рабочего места;
vдля какого-либо типа дефекта.
Требования должны быть установлены самой организацией, для собственного (внутреннего) пользования. Однако при этом не следует забывать, что собранной информации должно быть достаточно для проведения последующего анализа.
Система учета и анализа затрат на качество, которая не согласована с существующими внутри организации особенностями имеет слишком мало шансов на успех. Эта система должна быть встроена в организацию, как бы «сшита по мерке». Ее нельзя «взять с вешалки», т.е. уже готовую.
5.2.Как выявить затраты на качество
После того, как уже установлена система классификации и кодирования различных элементов затрат на качество, необходимо будет выявить источники данных о затратах.
Некоторая информация уже может существовать. Некоторую можно достаточно легко получить, в то время как другие данные определить будет значительно труднее, а некоторые — пока еще могут быть недоступны.
5.2.1.Затраты на контроль
Посмотрим сейчас еще раз на элементы затрат на контроль.
Из них видно, что основной объем затрат составляет оплата труда персонала, занятого контролем и испытаниями. На самом деле, это может составить более чем 90% от всех затрат на контроль. Кроме того, эти затраты могут быть определены весьма точно.
Оставшиеся затраты, в основном связаны со стоимостью используемых материалов, закупками и со стоимостью технического обслуживания. Они могут быть определены напрямую.
Итак, мы видим, что можно без особого труда получить точную картину по затратам на контроль.
5.2.2.Внутренние затраты на дефект
Определение элементов затрат этой группы немного сложнее, однако можно без сомнения определить большинство из следующих:
vСтоимость материалов (напрасная работа).
vНакладные расходы.
vОплата труда связанного с исправлениями.
vСтоимость материалов (ошибки в работе).
vНакладные расходы.
vОплата труда связанного с повторными работами.
vСтоимость материалов (испытания и контроль).
vНакладные расходы.
vОплата сверхурочных работ для наверстывания потерянного времени.
vНедополученная прибыль, связанная со снижением класса (сорта) продукции.
Картину приведенных выше затрат можно получить с достаточной степенью точности. Труднее будет выявить объемы заработной платы и накладных расходов, связанных с:
vанализом причин возникновения дефектов;
vработой над возвращенным продуктом;
vподготовкой производства к исправлениям.
Эта деятельность связана со:
vштатом производственного контроля;
vштатом отдела поставок; штатом контролеров;
vштатом отдела обеспечения качества.
Поскольку каждый вовлеченный сотрудник вряд ли в течение всего рабочего дня решает проблемы, связанные только лишь с внутренними потерями, оценка потерь должна быть произведена с учетом реально затраченного на эту деятельность времени и по результирующим показателям.
Таким образом, мы опять видим, что основные виды затрат в этой категории могут быть определены с достаточной степенью точности.
Затраты, которые должны быть оценены, составляют лишь очень малую часть от общих.
5.2.3.Внешние затраты на дефект
Часть внешних затрат на дефект связана с тем, что продукт был возвращен потребителем либо сразу, либо в течение гарантийного периода. Если продукт был возвращен, то затраты, связанные с неисправимым браком или переделками и ремонтом, определяются таким же образом, как и в случае внутренних потерь.
Однако, существуют и другие затраты, которые не так просто определить. В их числе следующие:
vОплата труда, накладные расходы и прочие издержки, связанные с исследованием недовольств и жалоб потребителей.
vОплата труда, накладные расходы и прочие издержки, вызванные обслуживанием неудовлетворенного потребителя.
vДополнительные транспортные расходы.
vИздержки, вызванные разбирательствами (в том числе судебными) и, возможно, последующей оплатой компенсаций.
Перечисленные затраты могут быть навлечены персоналом различных отделов, таких как:
vПроектный отдел;
vТехнологический отдел;
vЭкономический;
vОтдел сбыта;
vОтдел технического обслуживания;
vТранспортный;
vЮридический;
vОтдел обеспечения качества.
Поскольку сотрудники всех этих отделов вряд ли будут заняты полный рабочий день вопросами внешних потерь, то установление объема затрат, опять таки, необходимо вести с учетом реально затраченного времени.
И все же, один из элементов внешних потерь действительно невозможно получить - это потери, связанные со снижением имиджа компании, снижением доверия и предрасположенности потребителя по отношению к ней. Некоторые организации устанавливают величину этих потерь (затрат) на уровне 2,5% от общих затрат на качество [5]. Однако, многие игнорируют эти затраты на основании того, что их нельзя установить с какой либо степенью точности — они только предположительны.
5.2.4.Затраты на предупредительные мероприятия
Эти затраты, вероятно, наиболее сложно выявить, поскольку они вызваны деятельностью большого количества отделов и большинство сотрудников посвящают этой работе лишь часть своего рабочего времени. Посмотрите еще раз составляющие затрат на предупредительные мероприятия, чтобы понять, что имеется в виду.
Эти затраты могут появляться на следующих этапах деятельности:
vпроизводство;
vпродажа и маркетинг;
vпроектирование и разработка;
vинженерное обеспечение;
vпланирование процесса;
vисследования;
vлабораторные испытания;
vфинансово-экономическое обеспечение;
vобработка данных;
vобучение.
В добавление к этому, большинство затрат данной категории связано с работой персонала отдела обеспечения качества.
Затраты на предупредительные мероприятия в основном включают заработную плату и накладные расходы. Однако степень точности их определения в большой степени зависит от точности установления времени, затраченного каждым сотрудником в отдельности.
Некоторые предупредительные затраты легко выявить напрямую. Они, в частности, могут включать оплату работ сторонних организаций за:
vОбслуживание, калибровку и проверку измерительного оборудования;
vКонсультации;
vКурсы обучения.
5.3.Источники
При определении затрат на качество необходимо помнить, что:
vЗатраты на материалы могут быть получены из анализа накладных, записей в складской документации и т.п.;
vВыплаты персоналу могут быть взяты из ведомостей;
vСтоимость поставок может быть определена по соответствующим счетам или накладным;
vОбъемы выплат заработной платы должны быть взяты с учетом реально затраченного времени на проведение работ по обеспечению качества каждым вовлеченным сотрудником;
vЕсли только часть времени сотрудника затрачивается на деятельность по обеспечению качества, то целесообразность оценки каждой из составляющей затрат его времени не должна подвергаться сомнению;
vКлассификация затрат на качество и распределение их по элементам должны стать частью повседневной работы внутри организации. С этой целью для всего персонала должны быть хорошо известны различные элементы затрат и соответствующие им коды.
Если все элементы собраны и распределены с достаточной точностью, то последующий анализ затрат на качество может вылиться лишь в интерпретацию данных.
5.4.Ответственность за сбор информации и ее анализ
Кто займется сбором и анализом данных, составлением отчета по затратам на качество? Это не должно происходить от случая к случаю; должна быть выработана система. При этом необходимо быть уверенным в том, что все данные согласуются с финансовыми материалами, счетами и т.д. Необходимо опираться на реальные бухгалтерские данные при получении элементов затрат. Так, кажется логичным, чтобы экономисты были привлечены к этой работе. Однако, они будут нуждаться в помощи по классификации и анализу элементов затрат; это уже работа Уполномоченного по Качеству (Quality Manager). Распределение деятельности и ответственности за нее может быть следующее:
|
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
|
ИСПОЛНИТЕЛЬ |
|
Определение категорий затрат |
Экономический отдел и Отдел обеспечения Качества |
Сбор данных о затратах |
Экономический отдел |
Распределение данных по категориям |
Экономический отдел |
Предоставление данных о затратах в Отдел Обеспечения Качества |
Экономический отдел |
Анализ затрат |
Отдел обеспечения качества |
Исследование причин |
Отдел обеспечения качества |
Разработка рекомендаций по снижению затрат |
Отдел обеспечения качества |
Составление отчета по затратам на качество и его рассылка |
Отдел обеспечения качества |
Координация деятельности по управлению затратами внутри всего предприятия |
Отдел обеспечения качества |
Наблюдение за выполнением рекомендаций и корректирующих мероприятий |
Отдел обеспечения качества |
Необязательно должно быть именно так. Каждая организация устанавливает свою собственную систему контроля и анализа затрат на качество.
6. БАЗА ИЗМЕРЕНИЙ
Затраты на качество, взятые сами по себе в абсолютном (стоимостном) выражении, могут ввести в заблуждение. В результате, будут составлены неверные выводы. Для иллюстрации сказанного рассмотрим пример. Предположим, что какая-либо организация получила общие затраты на качество за четыре периода подряд (в условных единицах):
10 11 12 13
Эти данные, рассмотренные изолировано, приводят к выводу о том, что увеличение затрат на качество выходит из-под контроля.
Тем не менее, если мы посмотрим объем производства за те же самые периоды времени, то обнаружим следующие величины:
80 100 120 140
