Аннотация– такая форма свертывания, при которой составляется краткая обобщенная характеристика, отражающая необходимый минимум сведений для идентификации первичных документов.
В условиях рыночной экономики для предпринимателей составляются справочные аннотации, различающиеся охватом трех групп рассмотренных данных: элементы, дополняющие библиографические описания или расшифровывающие недостаточно информативные заглавия; историко-библиографические сведения; тематические элементы.
Следует отметить, что в современных фирмах составляются чаще специализированные, а не общие справочные аннотации. При этом общие – отражают все основные вопросы, а специализированные справочные аннотации обычно составляются для специалистов с целью удовлетворения вполне определенного информационного дефицита. В этом случае из всего текста в аннотацию включаются только те сведения, которые представляют непосредственный и наибольший интерес при удовлетворении информационного дефицита. Но это не значит, что объем специализированных справочных аннотаций будет меньшим из-за такой конкретизированной выборки, поскольку в них отражаются все возможные аспекты содержания с подробным освещением проблем. Такой подход к выбору информации повторно позволит не обращаться к первичным документам, особенно если они относятся к постановочным, теоретическим, методическим документам и т.д.
Практический опыт аннотирования в условиях рыночной экономики позволяет сформулировать общие требования к аннотациям:
- содержание определяется библиографическим описанием, но не повторяет его заглавия и другие элементы, предполагает выявление структуры первичных документов и основных аспектов раскрытия содержания;
- аннотацию можно рассматривать как расширенное оглавление (структуру) первичного документа, позволяющего получить представление о том, освещен ли данный вопрос, как широко освещен, в сочетании с какими вопросами, в каких областях дополнительно может быть использован;
- аннотация определяется характером анализируемого материала (технология, оборудование, материал, свойства, направления исследований и т.д.)
- аннотация должна быть соразмерна отражению отдельных аспектов по отношению к их объему в полном тексте и должна передавать смысл первичного документа своими словами;
- аннотации должны отражать сведения о степени новизны, точно передавать содержание, грамотно, четко и сжато излагать материал.
Реферированиепредполагает подробное ознакомление с текстом первичного документа с целью идентификации новизны, полноты, полезности содержания, выявления основных, наиболее важных, принципиальных фактических сведений и гипотез, теорий, методик, методов.
Самое трудоемкое установить важнейшие факты, поскольку гипотезы, теории, методики и методы включаются обычно полностью или в очень обобщенном виде. Факты же должны быть оценены и отобраны для включения в реферат, тем более, что селективные процессы не только сложны, но и субъективны. Выбор основных фактов возможен из следующих частей текста: введения или предисловия; той части текста, где указываются цель и задачи документа; где излагаются гипотезы и концепции; теории, методики и методы; где формулируются выводы. Фактические сведения содержатся и в заключении, рекомендациях и даже предположениях.
Понимание значимости в современных условиях рыночной экономики рефератов особенно на зарубежные издания, отсутствующие в библиотеках и других информационных центрах, приносит значительный эффект и прежде всего при выполнении научно-практических разработках.
Из всех вторичных документов реферат отражает подробное содержание первичного документа и отличается объемом и степенью обобщения материала (17).
После экстенсивного развития методологического аппарата в аналитико-синтетической обработке информации активизировался процесс слияния методов и приемов анализа в общие технологические цепочки. В результате в начале 90-х годов разрабатывалась технология информационного мониторинга, способная объединить разнообразные методы библиографической, статистической и интеллектуальной обработки документов (данных) об объекте.
Информационная диагностика– технология анализа информации об объекте, реализуемая с помощью специальных процедур и методов в фиксированном предметном поле по избранным индикаторам для оценки состояния, тенденций и перспектив развития объекта.
Диагностироваться может объект любой природы, если он изменчив с течением времени, а сведения об этих изменениях имеются в документальном потоке. Главные условия реализации процедур информационной диагностики:
1) Анализируется не сам объект, а известная в обществе информация о нем;
2) Для успешной диагностики должна обеспечиваться определенная полнота сбора документов (данных) об объекте, границы которого заранее описываются информационным аналитиком виде упорядоченного перечня ключевых слов или проблемно-ориентированного рубрикатора, фиксирующего предметное поле объекта;
3) Диагностические признаки – оценочные индикаторы – могут быть выбраны из числа признаков объекта – его свойств, качеств, физических параметров.
4) Технологическая цепочка методов и процедур диагностики должна позволять информационному аналитику осуществлять диагностику незнакомого объекта с воспроизводимыми результатами оценки объекта.
По хронологическому признаку исследуемого периода в жизни объекта можно выделить три основных режима диагностики:
- Ретроспективный анализ объекта;
- Оперативная диагностика объекта;
- Мониторинговое наблюдение за объектом.
Ретроспективный анализ предполагает выявление закономерностей развития объекта за предшествующий период времени. Ориентирован на выявление «критических» временных точек в развитии объекта. В информационной диагностике целесообразен обратно хронологический сбор источников информации об объекте, позволяющий прервать процесс накопления информационного массива при получении достаточных сведений о нем. Используя совокупность процедур информационного моделирования объекта ( поиск, отбор, аналитико-синтетическая обработка и систематизация документов) с заданными критериями подобия на хронологической шкале, аналитик может варьировать набор конкретных методических процедур с учетом специфики диагностируемого объекта и его документального шлейфа. В технологическую цепочку ретроанализа легко вкладываются процессы создания ретрорубрикатора, хронособытийная и хронолингвистическая шкалы, являющиеся основным методическим средством диагностики объектов.
Для сложных социальных объектов уместно использовать менее жесткие приемы формализации данных – типологические ряды, номинативные шкалы.
В зависимости от величины анализируемого периода могут использоваться методические подходы, существенно различающиеся по стратегии сбора и доле анализируемой информации:
Равномерный точечныйприем предполагает фиксацию индикаторов в определенных временных точках на шкале – через десятилетие, пятилетие, ежегодно. Для ретроанализа динамики цен на товары и архива биржевых котировок акций выбирается ежемесячный, еженедельный, ежедневный и даже почасовой «тик». На результаты диагностики весьма повлияют «пробелы» – отсутствие информации об объекте в заданных точках.
Капельныйметод целесообразен при диагностике стохастических процессов, а также при углубленном ретроанализе объекта в критических точках его развития. Избирательно фиксируется информация об объекте в любом месте хронологической шкалы, сравнивается с предыдущей «каплей» информации до относительно стабильного состояния объекта, которое и принимается за исходное.
Пошаговыйметод – длительность «шага» в развитии объекта выявляется эмпирически в обратной или прямой хронологии анализа информации. В отличие от предыдущих подходов, он предполагает неравный по времени, но планомерный по всей шкале ретроанализ объекта.
В результате ретроанализа информационный аналитик имеет в своем распоряжении материал для выделения этапов развития объекта, их сводной характеристики, выделения тенденций развития объекта за анализируемый период времени, а при использовании методов информационного прогнозирования может вычленять и перспективные направления его дальнейшего существования в определенных условиях.
Оперативная диагностика– экспресс-анализ состояния объекта в определенный момент развития. Может реализовываться в любой хронологической точке, но ориентирован, как правило, на оценку современного состояния объекта.
Мониторинговый анализ– непрерывное наблюдение за развитием объекта с определенными временными интервалами в фиксированном информационном поле по заданным индикаторам. Именно мониторинговый режим предоставляет реальную возможность информационного прогнозирования объектов (20).
3.3. Экономическая разведка
Среди современных предпринимателей Запада бытует мнение, что, используя всего 5 основных правил, можно добиться значительных успехов в бизнесе.
К ним относят:
1.Разведку.
2.Профессионализм в установлении контактов.
3.Квалификацию (которая выявляется, прежде всего, в том, чтобы тратить время только с нужными людьми).
4.Умение преодолевать препятствия.
5.Умение завершать сделку.
Итак, на первое место ставят разведку.
Тем средством, с помощью которого разведка оказывает влияние на проведение и разработку политики любой фирмы и обеспечение ее
безопасности, является информация, представляемая своевременно в устной или письменной форме руководству фирмы.
Какая же нужна руководству фирмы информация? Кто и как должен ее готовить? Разведка в бизнесе относится к данным об окружающей среде и конкурентах, анализируемым с целью использовать их в конкретной ситуации.
Ни отдельное лицо, ни организация не могут эффективно действовать в условиях конкуренции без глубокого понимания этой среды или не располагая новейшей информацией о том, что в ней происходит. Вид нужной информации зависит от вида компании (фирмы), ее конкурентной среды и многих других характеристик самой фирмы и ее окружения.
Потребность в информации варьируется в зависимости от осуществляемой или планируемой деятельности. Компания может иметь долгосрочные (стратегические) планы, тактические или краткосрочные, планы и текущие операции; все они требуют хорошо выверенной информации.
В широкой печати иногда пытались обрисовать деловую разведку о конкурентах, как «шпионаж». Возможно, до некоторой степени это действительно так. Однако следует отметить, что сегодня подавляющая масса деловой информации может быть получена из этичных источников. Список того, что хотела бы знать о конкуренте деловая фирма, может быть бесконечным. Примерный перечень требующейся информации может служить иллюстрацией полезности разведки. Подробности могут меняться от компании к компании, но есть основные элементы, необходимые для большинства из них.
Информация о рынке:
1.Цены, скидки, условия договоров, спецификации продукта.
2.Объем, история, тенденции и прогноз для данного продукта.
3.Доля на рынке и тенденции ее изменения.
4.Рыночная политика и планы.
5.Отношения с потребителями и репутация.
6.Численность и размещение торговых агентов.
7.Каналы, политика и методы сбыта.
8.Программа рекламы.
Информация о производстве и продукции:
1.Оценка качества и эффективности.
2.Номенклатура изделий.
3.Технология и оборудование.
4.Уровень издержек.
5.Производственные мощности.
6.Размещение и размер производственных подразделений и складов.
7.Способ упаковки.
8.Доставка.
9.Возможночти проведения НИР.
Информация об организационных особенностях и финансах:
1.Определение лиц, принимающих ключевые решения.
2.Философия лиц, принимающих ключевые решения.
3.Финансовые условия и перспективы.
4.Программы расширения и приобретений.
5.Главные проблемы/возможности.
6.Программы НИР.
Подобный список может создавать неверное впечатление, что разведка против конкурентов - скорее набор данных, чем информация. На самом деле значение такой разведки воплощено в основных элементах поведения конкурента. Какая же информация должна быть продуктом деятельности информационного подразделения фирмы?
К такой информации относятся осмысленные сведения, основанные на собранных, оцененных и истолкованных фактах, изложенных таким образом, что ясно видно их значение для решения какой-либо конкретной задачи текущей политики фирмы. Такой подход подчеркивает разницу между «сырыми» материалами и окончательной продукцией информационно - аналитической работы.
Для эффективной работы информационного подразделения фирмы руководством должны быть четко очерчены его основные цели. Эти цели могут заключаться в следующем:
1. Обеспечить своевременное поступление надежной и всесторонней информации о способностях и будущих возможностях каждого из основных конкурентов.
2. Определить, каким образом действия основных конкурентов могут затрагивать текущие интересы фирмы.
3. Постоянно обеспечивать надежную и всестороннюю информацию о тех событиях в конкурентном окружении и на рынке, которые могут иметь значение для интересов фирмы.
4. Добиваться эффективности и исключать дублирование в сборе, анализе и распространении информации о конкурентах.
Работая над созданием системы информационного обеспечения фирмы, важно отметить ряд важных положений, которые могут служить отправными ориентирами.
1. Промышленная разведка против конкурентов необходима для обеспечения успеха в рыночной конкуренции.
2. В настоящее время ситуация на рынке меняется так резко, что неформальных средств наблюдения за конкурентами недостаточно.
3. Методы «проб и ошибок» в получении такой информации в конечном итоге неэффективны. Для обеспечения функции разведки требуется тотальная система в полном смысле этого слова.
4. Система промышленной разведки должна быть очень сильно ориентирована на конкретных лиц, даже если ее структура и организация постоянны.
5.Такая система должна быть ориентирована на действия. Она не должна просто выдавать отчеты и накапливать данные. Скорее она должна обеспечивать управляющих такой информацией, которая указывала бы на необходимость действий и помогала выбрать наиболее предпочтительные из них.
6.Конфиденциальную информацию можно получить из различных источников, многие из которых при поверхностном взгляде могут показаться бесполезными.
7.Система разведки против конкурента должна предусматривать задачи охраны собственных секретов и контрразведки. Эта рекомендация основана на предположении, что у конкурентов есть аналогичные системы, и что они могут прибегнуть к незаконным или неэтичным средствам для проникновения в вашу собственность.
8.Система разведки должна быть эффективно организована без обращения к незаконным или неэтичным методам сбора данных. Сбор информации о конкуренте представляет собой непрерывный процесс с обратной связью. Цикл начинается с определения потребности в сведениях для фирмы и организации ресурсов для сбора необходимых сведений. (Приложение №2)
После того как информация собрана, ее следует обработать и проанализировать; в результате получают желаемые конфиденциальные данные, которые затем распространяются среди управляющих и в тех подразделениях организации, которые нуждаются в таких данных. Непрерывная обратная связь обеспечивает модификацию цикла, когда это необходимо, и совершенствование общего процесса. По мере возникновения новых потребностей службы сбора разведданных собирают и распространяют новую информацию.
Приступая к созданию информационной системы в фирме серьезное внимание необходимо обратить на проблему систематизации. Не имеет смысла даже пытаться обращаться к такому средству, как промышленная разведка, не имея законченной систематизации. Бессмысленно ожидать от отдельного специалиста или группы лиц, чтобы они знали, а более того, могли оценить такой объем данных. Следовательно, всякие действия, предпринятые без такой системы, осуществляются при неполном охвате полезной информации. Даже субъективная, лично получаемая информация требует систематизации. Вероятность того, что случайную оговорку запомнят и передадут тем, кто принимает ключевые решения, гораздо выше, если услышавший знает о ее важности и о системе, в которой ее могут оценить, включить в соответствующий контекст и использовать в качестве потенциально полезной информации.
Систематизация сбора сведений о конкурентах означает на практике, что будут найдены и использованы ответы на вопросы, подобные нижеприведенным:
Что нужно знать?
Где можно получить данные?
Кто соберет данные?
Как будут собираться данные?
Кто будет анализировать и интерпретировать данные?
Как лучше хранить полученную информацию, чтобы эффективно
использовать ее в будущем?
Как распространять полученную информацию, чтобы
соответствующие лица рассматривали ее своевременно?
Как предохранить систему от «утечек» и саботажа?
Если разведка ориентирована не только на одну программу или цель и не может быть организована на разовой основе, обоснованные ответы на эти вопросы могут указывать на необходимость использования вычислительной машины для эффективного хранения и поиска информации. Распространение информации, помимо периодических бюллетеней и ответов на особые запросы, можно облегчить, если собрать профили интересов потребителей информации и ввести их в вычислительную машину. Тогда при введении новых данных соотнесение их с профилями автоматически может дать разведывательную информацию, которую человек при оценке данных мог бы упустить (функция оценки). Этот прием обеспечивает двойную проверку и быстрое распространение важной информации среди соответствующих потребителей. В самом общем виде такая система показана на (Приложение №3)
Даже если постоянная формализованная система деловой разведки требует автоматизации и применения компьютеров, исходные сведения могут и должны быть высоко персонифицированы. Персонифицированный характер вводимых данных обусловливает не только необходимость автоматизированных устройств для обработки данных, но и наличие нужных людей в нужных местах.
Специалисты по маркетингу - только небольшая часть людей, которые могут быть участниками данной системы. В ней должны участвовать все управляющие компании, а также персонал, ответственный за сбор и обработку разведданных. В некоторых случаях только высшие управляющие могут иметь доступ в конкурирующие организации, правительственные учреждения и другие организации и получать там полезную информацию. Т.о., определенным резервом является повышение индивидуальной квалификации лиц, собирающих информацию, но основной упор должен делаться на правильное размещение работников в системе, на разъяснение им их обязанностей и обеспечение их простыми средствами доступа к информационной системе.
Данные для системы разведки о конкурентах могут поступать из разнообразных источников, как государственных, так и частных. Люди, не знакомые с разведкой, часто думают, что самая полезная информация добывается из секретных источников. Они считают типичными для разведки такие явления, как знаменитые публикации о секретных операциях ЦРУ.
На самом деле большая часть разведдеятельности (даже ЦРУ и, конечно, промышленной разведки) связана с использованием опубликованных сведений. Это справедливо даже для военных, примером чему может служить заявление адмирала Захариаса (зам. Начальника военно-морской разведки США во время второй мировой войны) о том, что 95% информации военно-морские службы США получали из опубликованных, 4% - из полуофициальных и только 1% - из секретных источников.
Следовательно, основное внимание должно концентрироваться на организованном изучении официально доступных источников информации. Значительная часть основной информации, используемой службами планирования, может поступать обычным порядком из многочисленных публикаций о деловом мире в средствах массовой информации, промышленных журналах, газетах, правительственных изданиях, учебных пособиях или научных трудах, а также из постоянного неформального потока сведений от торговых агентов.
Хотя многие сведения можно получить именно таким образом, например, путем компьютеризованного поиска и организованных поисков в промышленных библиотеках, процесс разведки может быть очень продуктивным и на самом низшем уровне организации. Ценным сборщиком информации, может быть, простой торговый агент, которому можно поручить отправиться на осмотр конкурирующего предприятия и доложить о своих наблюдениях отделу сбыта.
Клерк, получивший задание делать вырезки из газет той местности, где находится конкурент, также выполняет важную разведфункцию. Как отмечалось выше, накопление данных принимает форму (а) непрерывного сбора базовых данных для тотальной разведки или для ознакомления с факторами и силами, действующими в конкурирующих фирмах, и (б) сбора особых сведений для заполнения информационных пробелов в разведданных или для ответа на спецзапрос о конкурентах от определенного менеджера - потребителя информации. Фаза накопления информации включает формулирование направлений деятельности, подготовку плана сбора данных с указанием целей и задач и его передачу тем лицам и учреждениям, которые отвечают за его практическое осуществление.
Наиболее надежный метод проверки информации – сопоставительный анализ, т.е. получение однозначной информации по конкретному объекту исследования (например, по определенному шагу конкурента) из различных источников. Если информация не подтвердилась всеми источниками, или, получены противоречивые сведения, необходимо поставить под сомнение всю полученную информацию и продолжить процесс ее перепроверки. Не следует игнорировать нестыковки.
В последнее время специалисты вплотную ощутили новую опасность, которую назвали «опасностью избыточной информации» или «синдромом информационной усталости». Еще недавно испытанным приемом конкурентной борьбы было утаивание информации. Затем на вооружение был принят метод дезинформации. Теперь с этой целью используется оружие избыточной информации: конкурента заваливают» массой ненужных сведений с расчетом на то, что удастся «спутать карты» и затруднить ему выявление нужной информации. И вряд ли в ближайшее время информационное «наводнение» начнет слабеть. Ведь только Интернет – это источник огромного количества информации о конкурентах, причем легко доступной и сравнительно дешевой. Хорошо поставленная служба разведки помогает отфильтровывать «информационный шум».
В противоборстве конкурентов в условиях рыночных отношений субъекты бизнеса вынуждены одновременно принимать меры как прямого действия (как можно больше узнать о конкурентах и с максимальной отдачей использовать эти знания), так и обратного действия (максимально защитить свою конфиденциальную информацию и тем самым минимизировать возможный успех от ее использования конкурентами) (25, 62).
Т.о., именно целенаправленная обработка и анализ информации о деятельности, намерениях и возможностях конкурентов являются основными побудительными мотивами для принятия решений стратегической и тактической коррекции деятельности фирмы.
В настоящее время этот метод работы очень важен для продуктивного ведения хозяйственной деятельности предприятия.
3.4. Конфиденциальность и защита коммерческой информации
Реально функционирование системы коммерческой информации на предприятии проявляется в создании информационной среды, поддерживаемой упорядоченным движением потоков информации.
В модели предусмотрено, что все информационные массивы данных по основным видам коммерческой деятельности формируются на основе:
- данных маркетинговых исследований
- данных внутрифирменного управленческого учета (сведений об объемах товарооборота, величине производственных и товарных запасов, единовременных и текущих затратах, прибыли предприятия и др.)
- данных внешней статистики, конъюнктурных обзоров рынков, публикуемых в специальных изданиях и средствах массовой информации
- экспертных оценок.
Важнейшим элементом построения системы информирования является обеспечение границ доступа к информации. Мера доступности определяется степенью конфиденциальности – доверительности (или секретности) сведений.
