Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях.
Учет явок на работу и ухода с нее ведется по табелям.
Учет явок на работу и уходя с нее на птицефабрике организован в централизованном порядке и осуществляется путем отметки в табеле всех явившихся, неявившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д. Учет ведется бригадирами, мастерами под руководством начальников отделов.
Контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и ухода с него, а также правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня возлагается на начальника подразделения. В конце месяца он сообщает в отдел кадров в письменном виде о количестве неявившихся или опоздавших работников.
1.5. Нормативы времени на отдельные операции
Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.
Работа состоит из следующих операций:
- ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказа о приеме на работу (форма № Т-1);
- заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);
- составление приказа о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости – период испытательного срока;
- на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;
- оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности.
Таблица №1
Норма времени на оформление документов
при приеме на работу рабочих и служащих
|
Наименование
операции
|
Единица
измерения |
Норма времени,
ч |
Номер нормы |
Оформление приема на работу:
Рабочих
Служащих |
Один работник,
принимаемый на работу |
0,5
0,8 |
1
2 |
2.Оформление документов при увольнении рабочих и служащих.
Работа состоит из следующих операций:
- на основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнения бланка приказа о прекращении трудового договора (форма № Т-8);
- в соответствии с резолюцией директора птицефабрики составление проекта приказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника;
- на основании оформленного приказа запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;
- на основании приказа о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняемому; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;
- изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных;
- комплектование документов для передачи в архив; перемещение личной карточки в картотеку уволенных;
- составление отчета об увольнении с работы.
Таблица №2
Норма времени на оформление документов
при увольнении рабочих и служащих
|
Наименование
операции
|
Единица
измерения |
Норма времени,
ч |
Оформление документов при
увольнении рабочих и служащих |
Один увольняемый
работник |
0,55 |
3. Оформление и учет трудовых книжек.
Выписка новой трудовой книжки или выдача к ней с отметкой в книге учета ли вписка дубликата трудовой книжки.
Работа состоит из следующих операций:
- запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице – фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице – проставление штампа предприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;
- отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выдан вкладыш»;
- подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;
- ознакомление работников с записями в трудовой книжке.
Таблица №3
Норма времени на оформление и учет
трудовых книжек
|
Наименование
операции
|
Единица
измерения |
Норма времени,
ч |
Выписка новой
трудовой книжки, на работника, впервые поступающего на работу, или вкладыша к ней
Выписка дубликата
трудовой книжки |
Одна трудовая книжка
Или выписка к ней
Один дубликат
Трудовой книжки |
0,12
0,3 |
4. Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрениях и награждениях.
Работа состоит из следующих операций:
- подборка трудовой книжки;
- на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку или вкладыша к ней изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений;
- укладка трудовой книжки в сейф.
Таблица №4
Норма времени на запись в трудовую книжку(вкладыш)
сведений о работе, поощрений и награждений
|
Наименование
операции
|
Единица
измерения |
Норма времени,
ч |
Запись в трудовую
книжку сведений о
работе, поощрений и
награждений |
Одна запись |
0,08 |
5. Оформление документов по учету движения кадров.
Работа состоит из следующих операций:
- на основании приказа ( форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;
- составление приказа о переводе.
Таблица №5
Норма времени на оформление перевода работника
в другое подразделение или на другую должность
|
Наименование
операции
|
Единица
измерения |
Норма времени,
ч |
Оформление перевода
работника в другое
подразделение или
на др. должность |
Одна запись |
0,4 |
6. Составление и корректировка графика отпусков.
работа состоит из следующих операций:
- получение графика отпусков от подразделений;
- составление сводного графика и его корректировка;
- доведение графиков до руководителей подразделений;
- контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года;
- составление и корректировка графика отпусков руководящих работников.
Таблица №6
Норма времени на составление и корректировку
графика отпусков
|
Наименование
операции
|
Единица
Измерения |
Норма времени,
ч |
Составление и корректировка графика
отпусков |
Один работник |
0,1 |
7. Оформление отпуска.
Работа состоит из следующих операций:
- на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен;
- подсчет продолжительности дополнительного отпуска;
- составление приказа на отпуск;
- запись в журнале регистрации отпусков.
Таблица №7
Норма времени на оформление отпусков
|
Наименование
операции
|
Единица
Измерения |
Норма времени,
ч |
Оформление отпусков |
Один работник |
0,12 |
8. Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.
Работа состоит из следующих операций:
- заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности стажа);
- пополнение картотеки и изъятие карточек;
- внесение изменений в карточки.
Таблица №8
Норма времени на ведение картотеки
|
Наименование
операции
|
Единица
Измерения |
Норма времени,
ч |
Ведение картотеки |
Один работник |
0,08 |
9. Оформление листа нетрудоспособности.
Работа состоит из следующих операций:
- на основании личной карточки (форма №Т-2) или трудовой книжки определение длительности непрерывного рабочего стажа работника и заполнение соответствующих граф листа нетрудоспособности
( стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);
- регистрация листа в книге учета.
Таблица №9
Норма времени на оформление листа нетрудоспособности
|
Наименование
операции
|
Единица
Измерения |
Норма времени,
ч |
Оформление листа
нетрудоспособности |
Один лист |
0,06 |
2. Состав кадровой документации.
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.
Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих. Начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.
Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)
В состав кадровой документации входят следующие документы:
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
- личные заявление работников предприятия;
- графики отпусков;
Трудовой договор(контракт)заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.(Приложение № 2)
Приказ (распоряжение) о приеме на работуявляется одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.(Приложение № )
Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы птицефабрики. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.
Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия ), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. (Приложение № 3 )
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия ( уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника(имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.
Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.
При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.
