Создание документа с помощью MICROSOFTEXCEL, дает возможность создавать структурно связанные документов, графического анализа в виде диаграмм и графиков, содержит операции:
- изменение параметров (ширины) строк и столбцов;
- работа со списками;
- использование абсолютных ссылок;
- построение диаграмм;
- редактирование диаграмм;
- построение смешанных диаграмм и графиков;
- создание комментариев.
Например, требуется создать документ о росте доходов фирмы за год.
Перечислим действия, которые требуется выполнить самостоятельно:
1. Создать новый файл.
2. Создать лист на Рост доходов.
3. Определить границы листа формата А4.
4. Во второй строке написать заголовок "Рост доходов за год".
5. В четвертой строке сформировать "шапку" документа из четырех столбцов: разместить надписи столбцов с переносом в несколько строк и отцентрировать их по высоте и ширине
Создание набора документов, содержащих элементы анализа данных, с применением структуризации и формированием сводных таблиц включает следующие операции:
- структуризация таблиц методом автоматического подведения итогов;
- создание сводных таблиц;
- консолидация в сводной таблице данных из нескольких интервалов;
- использование данных другой сводной таблицы;
- создание диаграмм на основе структурированных и сводных таблиц;
- создание пользовательских списков;
- применение пользовательского порядка сортировки;
- использование имен при составлении формул.
Например, для оптового склада медикаментов требуется разработать систему, позволяющую регистрировать поступления товаров на склад и заявки на приобретение медикаментов заказчиками.
В результате анализа предметной области (деятельности склада) были выявлены следующие особенности, которые должны быть учтены при реализации системы.
1. Для учета товаров необходимо ввести артикул, который обеспечит идентификацию товара.
2. Поскольку артикул товара и наименование являются повторяющимися значениями во многих документах заявки на медикаменты, регистрация поступлений на склад, то данные о товарах и артикулах целесообразно составить в виде отдельного документа.
3. Документы о поступлении товаров на склад и их отгрузке со склада (заказы) имеют различные параметры, поэтому они должны быть оформлены в виде отдельных документов.
4. При оформлении документов на отгрузку со склада требуется оперативная информация о наличии их на складе, учитывающая количество поступившего товара и отгруженного. Поэтому целесообразно иметь еще один документ, содержащий информацию о наличии товаров на складе.
1. Создать новый файл в Ехсеl с именем Склад.
2. Переименовать рабочие листы: Лист 1 - Товары, Лист 2 поступления,
Лист 3 - Отгрузка, Лист 4 - Склад.
Общие требования
1. Во всех документах зафиксировать наименования столбцов.
2. Выполнить обрамление наименований столбцов документов: сверху и снизу - двойной линией, справа и слева - одинарной.
Требования к оформлению документов
Документ Товары
1. Столбец Артикул заполнить.
2. Заполнить второй столбец Наименование видами лекарств.
Документ Поступления
Для столбца Дата.
1. Назначить формат Дата.
2. Использовать прогрессию для заполнения данных:
Для столбца Артикул.
1. Заполнить ячейки столбца числовыми данными, которые будут входить в интервал значений соответствующего столбца на листе Товары.
2. Расположить листы Поступления и Товары на одном экране для удобства регистрации поступлений.
Для столбца Наименование.
1. Ячейки столбца должны заполняться автоматически по значению артикула из документа Товары.
Следовательно, документы Поступления и Товары являются связанными документами.
Через меню Сервис - Мастер выбрать режим Поиск и составить формулу для поиска значения артикула на листе Товары. Формулу построить с помощью режима Мастер, а затем вручную внести изменения. Формула примерно имет следующий вид:
=ЕСЛИ(В5="-; -";ИНДЕКСт (Товары!$А$4:$В$12; ПОИСКПОЗ(В5;Товары!$А$4:$А$12;); ПОИСКПОЗ(Наименование"; Товары!$А$4:$В$4;)))
Скопировать формулу в остальные ячейки можно с помощь знака + в нижнем углу ячейки.
Для столбца Количество упаковок.
Обратить внимание, что должно вводиться только числовое значение, а на экране оно будет отображаться с единицами измерения. При составлении формата учесть особенность: отступ от правой границы ячейки.
Документ Отгрузка
Оформление столбцов Дата, Артикул, Наименование аналогично оформлению соответствующих столбцов на листе Поступления.
Скопируйте значения ячеек с листа Поступления на Лист Отгрузка. Выборочно поменяйте значения в столбцах Дата и Артикул (значения в столбце Наименование вычисляются автоматически).
Для столбца Кому.
1. Использовать режим Проверка для создания списка значений.
Список значений для столбца Кому создать на листе Отгрузка.
Для столбца Количество упаковок.
1. Составить формат, который будет отражать вводимые числовые данные в рублевом формате с отступом текста от числовой величины.
Для столбца Сумма.
1. Составить формулу для автоматического вычисления значений:
Сумма = Стоимость упаковки * Кол-во упаковок.
2. Назначить ячейкам этого столбца денежный формат с разделителями разрядов.
Заполнить подготовленные таблицы данными.
В результате выполненных действий подготовлены документы Поступления и Товары.
1. Назначить пользовательский формат: единицы измерения - "шт.", сделать отступ от правого края столбца.
Остальные данные в столбце Количество упаковок пока не вводить, так как эти значения должны согласовываться с наличием такого вида товара на складе.
Для столбца Стоимость.
При заполнении столбца предусмотреть следующие особенности:
- один и тот же товар может поступать на склад по разной цене;
- на складе назначают минимальную отпускную цену на каждый вид товара.
Учитывая вышесказанное, необходимо сделать дополнение на лист Товары - добавить новый столбец Минимальная отпускная цена. Для этого следует:
- установить курсор в ячейку на листе Товары и набрать наименование столбца;
- назначить рублевый формат новому столбцу с отступами от значений и правой границы колонки;
- указать а ячейке, на какую дату установлены отпускные цены.
Вернемся на лист Отгрузка и составим формулу для заполнения столбца Стоимость упаковки.
Для столбца Процент.
В столбце Процент вычисляется сумма, которая будет взиматься при отгрузке товара со склада за хранение товара и предоставляемые услуги. Эта сумма вычисляется в зависимости от заданной величины. Например. 15% от стоимости товара.
Поскольку величина взимаемого процента является константой, то целесообразно отвести для нее отдельную ячейку.
Для столбца Сумма.
Значения в столбце Сумма вычисляются по формуле:
Сумма = (Стоимость упаковки + Процент) * Кол-во упаковок.
Ехсеl позволяет придать таблице определенную структуру, имеющую до восьми уровней иерархии. Структуризация таблиц методом автоматического подведения итогов облегчает передвижение по строкам данных и используется для группировки данных по определенным параметрам в целях проведения анализа, построения диаграмм или создания отчетов.
Подготовка документа к автоматическому подведению итогов, перейдите на лист Поступления.
Требуется создать промежуточные итоги по каждому виду товара, определяя по ним общее количество упаковок и сумму.
Следовательно, итоги будут подводиться по значениям столбца Наименование.
Подготовка документа включает:
- определение параметров (столбцов), по которым будет проводиться подведение итогов;
- сортировку строк по тем параметрам, для которых будут подводиться итоги (отсортировать строки документа по столбцу Наименование).
Создание итогов. Для выполнения данной операции требуется:
- активизировать любую ячейку документа
- через меню Данные - Итоги определить параметры:
1)наименование столбца, при изменении значения, в котором требуется подводить итоги (Наименование);
2) указать столбцы, по которым требуется подведение итогов (Количество упаковок и Сумма).
В результате в документе автоматически формируются структура и промежуточные итоги:
После расчета промежуточных итогов при наличии структуры можно получить документ только с итоговыми записями групп. При нажатии на кнопку структуры со знаком "минус" происходит сворачивание записей данной группы, при нажатии на кнопку "плюс" выполняется раскрытие записей. Таким образом, можно формировать документы с различным уровнем вложенности структуры.
Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новому документу:
Использование нескольких итоговых функций одновременно
Итоги по столбцам Количество упаковок и Сумма формировались на основе использования функции суммирования.
Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вычисляется как средняя величина стоимости упаковок. Для этого надо:
- выделить интервал ячеек, данные которого потребуются для вычисления промежуточных итогов {или активизировать любую ячейку, относящуюся к табличной части документа);
- через меню Данные - Итоги указать параметры для вычисления промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость упаковки и снять опцию Заменить текущие итоги.
В результате в документе автоматически формируются структура и промежуточные итоги:
После расчета промежуточных итогов при наличии структуры можно получить документ только с итоговыми записями групп. При нажатии на кнопку структуры со знаком "минус" происходит сворачивание записей данной группы, при нажатии на кнопку "плюс" выполняется раскрытие записей. Таким образом, можно формировать документы с различным уровнем вложенности структуры.
Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новому документу:
Использование нескольких итоговых функций одновременно
Итоги по столбцам Количество упаковок и Сумма формировались на основе использования функции суммирования.
Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вычисляется как средняя величина стоимости упаковок. Для этого надо:
- выделить интервал ячеек, данные которого потребуются для вычисления промежуточных итогов (или активизировать любую ячейку, относящуюся к табличной части документа);
- через меню Данные - Итоги указать параметры для вычисления промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость упаковки и снять опцию Заменить текущие итоги.
В результате добавился новый вид промежуточных итогов:
Для продолжения работы с этим документом отмените структурирование данных.
Отмена структуры данных
Для выполнения данной операции требуется:
- активизировать любую ячейку, относящуюся к структурированной области документа;
- в меню Данные - Итоги нажать на кнопку "Убрать все.
Рассмотрим на этом документе ряд возможностей, которые предоставляет Ехсеl по анализу и организации данных.
Скройте временно столбец Стоимость упаковки (столбец О).
Создайте дополнительно два столбца - День недели и Объем поставки - в документе "Поступления на склад":
Для ячеек столбца День недели составьте формулу, с помощью которой можно вычислять день недели (понедельник, вторник....) из даты поступления товара на склад (столбец Дата).
Активизируйте первую рабочую ячейку столбца День недели (А5).
Используя встроенные функции, составьте формулу:
= ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 1; "понедельник";
ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 2; "вторник";
ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 3; "среда";
ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 4; "четверг";
ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 5; "пятница";
ЕСЛИСОЕНЬНЕД(А5) -6; "суббота"; "воскресенье")))))).
Функция ДЕНЬ НЕД вычисляет порядковый номер дня недели из даты, которая является аргументом функции.
Скопируйте формулу в остальные ячейки столбца День недели.
Отсортируйте записи документа по Дате.
Теперь требуется отсортировать записи документа по столбцу День недели. В чем заключается особенность?
Если воспользоваться стандартной сортировкой по убыванию или возрастанию, то записи будут отсортированы в следующем порядке: воскресенье, вторник, понедельник, пятница, среда, суббота, четверг. Но задача заключается в сортировке записей в порядке чередования дней в неделе: понедельник, вторник, среда, четверг, пятница, суббота, воскресенье.
Нестандартный порядок сортировки называется пользовательским.
Пользовательский порядок сортировки
Для выполнения данной операции требуется:
- активизировать любую ячейку табличной части документа, записи которой необходимо отсортировать;
в меню Данные - Сортировка указать: сортировать по полю День недели и нажать кнопку Параметры;
- в меню Параметры сортировки в окне Сортировка по первому ключу выбрать вид списка, на основе которого будет выполнятся сортировка.
Как создаются пользовательские списки?
Создание пользовательских списков
Для выполнения данной операции требуется:
- в меню Сервис Параметры перейти на закладку Списки;
- в окне Списки активизировать строку Новый список;
- в окне Элементы списка перечислить значения списка или указать интервал ячеек, значения которых можно использовать для составления списка;
- нажать на кнопку Добавить.
Итак, сортировка по дням недели выполнена. Для чего создавался этот столбец? Для проведения анализа в какой день недели больше всего поступает товаров.
Для реализации этой задачи требуется произвести следующие действия:
- структурировать таблицу по столбцу День недели;
- свернуть все рабочие строки промежуточных итогов;
- выполнить сортировку по сумме.
Пример формирования интервального условия:
- активизировать первую рабочую ячейку из столбца Объем поставок;
- составить формулу определения уровня объемов:
= ЕС Л И(О5< 100; "низкий"; ЕСЛИ(И(05>=100;05<=400); "средний"; "высокий")),
особенность которой заключается в использовании логической связки И (логическое И) для задания интервала значений;
- скопировать формулу в остальные ячейки столбца.
В результате документ будет иметь следующий вид:
Интервальные условия
Вернемся к столбцу Объем поставки. Для ячеек этого столбца требуется составить формулу, которая будет определять уровень поставки по правилу:
Подготовлены образцы документов на регистрацию поступающих товаров и отгрузку товаров со склада. (см. приложение 2)
СПРРВОЧНО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА (СПС) Консультант Плюс
Любой руководитель нуждается в помощнике - секретаре, который отвечает не только за делопроизводство, но и берет на себя организацию информационного обслуживания, используя в своей профессиональной деятельности современную компьютерную технологию. На помощь секретарю для решения этого вопроса приходит справочно-правовая система Консультант Плюс, содержащая в подсистеме Деловые Бумаги электронные библиотечные образцы и шаблоны типовых документов.
В статье предлагается рассмотреть функциональные возможности системы, знание и умение работать с системой Консультант Плюс.
Основные функции, которые делают систему так необходимой в работе секретаря:
- представлены многие типовые формы, используемые в повседневной деятельности предприятия;
- представлены документы, из которых пользователь может выбрать стандартные фразы, абзацы или целиком пункты при составлении своих собственных документов;
- дает возможность секретарю, у которого есть свой вариант документа, сравнить его с аналогичным документом в системе и использовать из него формулировки, которые сделают разрабатываемый документ более корректным и полным.
В систему также включены общеупотребительные формы и документы, проверенные временем и практикой делового оборота, например гарантийные письма. Определить первоисточник таких документов весьма проблематично. Представленные в системе документы можно разделить на две категории: официально утвержденные формы документов и неофициальные формы документов. ( см. приложение 3)
Документы представлены в системе в виде шаблонов (незаполненных форм) или в виде образцов (заполненных форм). Если имеются инструкции или рекомендации по заполнению формы или у документа есть приложения, то это указывается в виде гипертекстовой ссылки.
Если типовая форма была изменена, то и в системе форма изменяется. При этом указывается дата редакции официального документа. Другими словами, в системе всегда представлена последняя редакция формы документа.
Запуск системы осуществляется двойным щелчком мыши по ярлыку программы Консультант Плюс на рабочем столе. На экране появляется окно системы Консультант Плюс, в котором пользователям предлагается база Деловые Бумаги. Если щелкнуть мышью по вкладке Все системы, то можно увидеть:
1. Справочно-правовые системы по федеральному законодательству;
2. Справочно-правовые системы по региональному законодательству;
3. Справочная правовая система по международному праву;
4. Справочные системы поддержки принятия решений.
Для выбора Базы Деловые Бумаги необходимо:
в окне Системы Консультант Плюс подвести курсор мыши к названию базы и щелкнуть мышью по кнопке Открыть базу.
В результате на экране появится окно База данных Деловые Бумаги
Кратко охарактеризуем поля Карточки реквизитов и приведем примеры поиска документов с использованием этих полей.
Поле Тематика. Словарь этого поля представляет собой рубрикатор, который был разработан специально для рассматриваемой системы. Он является основанием для классификации, как по виду деятельности, так и по видам документов (отчетность, документы по инвентаризации, организационные, распорядительные документы и т. д.). Практика показывает, что такое "смешение" оправдывает себя в рамках системы с подобной информацией.
Для просмотра и выбора рубрики необходимо дважды щелкнуть мышью по полю Тематика и в появившемся диалоговом окне выбрать необходимую рубрику.
Рассмотрим пример поиска с использованием поля Тематика. Например, давайте найдем шаблоны Деловой переписки. Для этого:
1. В поле Тематика выберем рубрику Деловая переписка (щелкнув два раза по полю мышью).
2. В появившемся окне Тематика найдем рубрику Деловая переписка, затем в этом окне щелкнуть по кнопке Выбрать
3. В результате, в окне База данных Деловые Бумаги отображается количество документов соответствующих запросу (в нашем случае - 28 документов).
4. Нажмем кнопку – Поиск в окне База данных Деловые Бумаги
5. В результате получаем список документов, соответствующих запросу.
6. Для входа в текст требуемой формы необходимо дважды щелкнуть клавишей мыши по выбранному документу (например, письмо иностранному партнеру). В результате на экране появится форма письма, предлагаемая системой.
Поле Тип документа. Значениями этого поля являются типы документов, а именно: договор, справка, заявление, отчет, расчет, протокол и т. п. Использование данного поля позволяет сразу ограничивать список требуемых документов, если известен тип документа. Например, необходимо найти форму приказа о проведении инвентаризации имущества. Для этого:
1. В поле Тематика выберем рубрику ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.
2. Поле Тип документа введем или выберем из списка (после двойного нажатия на поле Тип документа) слово ПРИКАЗ,
3. Нажав кнопку поститЕ«*)к*|РЭ| , найдем документ Приказ о проведении инвентаризации, форм № ИНВ-22.
4. Дважды щелкнув мышью по документу "Приказе ...", войдем в документ…
Поле Разработчик Значениями этого поля являются либо названия органов власти, которые разработали или утвердили соответствующий документ (например, Министерство финансов РФ), либо названия профессиональных объединений или фирм, предоставивших соответствующие документы.
Данное поле удобно при поиске, когда надо найти утвержденную форму, но известен лишь орган утвердивший ее. Поиски по этому полю проводятся аналогично описанным выше.
Поле Источник. Значениями этого поля являются либо название профессионального объединен! Или фирмы, предоставивших документ, либо наименование официального документа, которым введена форма документа.. Например, необходимо найти формы отчетности, введенные Постановлением Госкомстат РФ от 08.08.96 № 96. Для этого:
1. Войдем в словарь поля Источник, нажмем кнопку Найти..., зададим поисковое выражение ГОСКОМСТАТ РФ ОТ 08.08.96, проверим направление поиска Вниз и нажмем кнопку Искать. Выбер* Постановление Госкомстата РФ № 96.
2. Сформируем список документов по данному запросу.
Для просмотра формы необходимо дважды щелкнуть мышью по найденному документу.
Поле Дата последнего изменения. Это попе введено по просьбам пользователей. Значениями поля являются даты последнего изменения текста соответствующего документа. Данное поле, в частности, позволяет найти документы, измененные после какой-то даты. Поиск осуществляется способами, описанными выше.
Поле Текст. Данное поле позволяет осуществлять контекстный поиск по текстам документов. Работа с ним ничем не отличается от работы с полем Текст документа СПС Консультант Плюс.
