РефератБар.ру: | Главная | Карта сайта | Справка
Методы документооборота. Реферат.

Разделы: Экономика и управление | Заказать реферат, диплом

Полнотекстовый поиск:




     Страница: 3 из 3
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 3 






Пакет Excalibur EFS предоставляПакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:
•нечеткий поиск по названиям документов;
•ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами;
•прямой доступ к файлам по пиктограммам;
•запросы в стиле обычной базы данных;
•поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;
•логический поиск по всему тексту.

Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.
Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware.
К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.



Средства автоматизации документооборота


В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.


Пакет управления документооборотом Action Workflow

Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организации определенныхмаршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработки информации и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше распоряжение предоставляется “свободный маршрутизатор”, созданный и интегрированный в систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть статус работ (получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследить историю работы над той или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies.
Самое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор инструментария, который позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью терминов системы существующие взаимодействия сотрудников организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта, дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы сиСамое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор инструментария, который позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью терминов системы существующие взаимодействия сотрудников организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта, дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии часто приводит к плохим результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от “графовых систем”, где каждый “шаг “ представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций , в том числе и так называемых “непредвиденных” (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.
Основные особенности Action Workflow:
•методология учитывает “человеческий фактор”;
•в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации производства;
•созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может быть отправлен в “никуда” или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;
•четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на подобное нарушение;
•на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли производства терминами - в процессе создания карты вы сами определяете “сленг”, на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;
•доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые должны с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса (“запущен”, ”ожидает активации”, “завершен”); •поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);
•система имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в существующие приложения.

Система состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенного круга задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь к созданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системы является AWS Manager - модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager поставляется открытый API, посредством которогоСистема состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенного круга задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь к созданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системы является AWS Manager - модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager поставляется открытый API, посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующих процессах: кто в данный момент работает над проблемой, посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы выполнения различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или же получить список документов, которые отправили на обработку.
Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого представляется возможность строить карты процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводить назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы, штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушения оных. Последняя и наиболее ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса на замкнутость при генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу “уйти в никуда”.
Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов, существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс либо по времени, либо по затратам.
Следует отметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости от потребностей можно сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроля исполнения или наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг в друга, так и в уже действующие приложения.

Пакет электронного документооборота Staffware

Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии “клиент-сервер”.
Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:
•поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;
•динамическое управление и контроль исполнения работ;
•интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix; •использование различных платформ.

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой, StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами DDE и OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infirmix.
Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре организации при помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям.
Наращиваемость системы электронного документооборота осуществляется путем разработки новых процедур.
Структура программирования процедур в StaffWare чрезвычайно проста:

процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k}
шаг::=адресат+форма+действие
адресат - пользователь (группа)/роль/переменная
форма - совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст +
помощь + выполнение внешних процедур
действидействие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии,
сценарии) + выполнение внешних процедур

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.
Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.
Каждая процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются родителями, другие - потомками.
Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.
Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры мультимедиа и т.п.
Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных, удовлетворяющая следующим требованиям:
•поддержка иерархического построения, включая распределение на различных серверах с ограничением прав доступа;
•классификация документов по их типам (входящие, исходящие, внутренние); •ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом); •возможность получения информации о других документах, связанных с конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках), санкционирование получения доступа к этим документам;
•объединение документов во временные иерархические группы с различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения физического размещения документа в архиве.

Наряду с информационным моделированием должно проводиться и функциональное моделирование для каждой процедуры документооборота.
В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.

2


Продолжение

Объекты инвентаризации
Материалы в
пути и отгруженная продукция
Основные средства
МБП
Расчёты

Приёмы инвентаризации
Выверка данных учёта
Снятие остатков по местам нахождения
и материально ответственным
лицам (в натуре)
Снятие остатков по местам нахождения и материально ответственным лицам (в натуре)
Посылка выписок дебиторам и получение выписок от кредиторов. Выверка расчётов путём выезда работников бухгалтерии (кредитора к дебитору)

Оформление инвентаризации
Акт
(ф. № Инв.-4)
Инвентаризацион-
ные описи
(ф. № Инв.-1)
Инвентаризационные описи (ф. № Инв.-3)
Акт выверки расчётов. Ведомос-ти дебиторов и кредиторов.

Результаты инвентаризации
Выверка с выписками
банка и данны-
ми оперативно-
го учёта отделов снабжения и сбыта.
Сличительные ведомости по тем объектам основных средств и малоценных предметов, по которым имеются расхождения данных инвентаризации с данными текущего учёта.
Протокол инвентаризацион-ной комиссии с заключением по безнадёжной дебиторской и невостребованной кредиторской задолжности



Отражение на счетах и в регистрах
Излишки

Дт счета 01, Кт счета 80 (журнал-ордер
№ 13)
Отражаются так же,
как и по
материальным ценностям на складах

Списание невостребованной кредиторской задолжности, Дт счета 76, Кт
счета 88 (журнал-ордер № 8, 12)


Недостачи

2. Дт счета 47, Кт счета 01 (первоначальная стоимость)
4. Дт счета 02, Кт счета 47 (на
сумму износа)
6. Дт счёта 84, Кт счет 47 (журнал-ордер № 10, 11) (остаточная стоимость)
7. Дт счета 73 или счета 80, Кт
счета 84 (ведомость
№ 7 и журнал-ордер № 10/1 и 15)
Отражаются так же,
как и по
материальным ценностям на складах
Списание
безнадёжных
долгов: Дт счета 80, 86, Кт счёта 76 (журнал-ордер
№ 8), Кт счета 73 или др. счетов, на которых числились списываемые безнадёжные долги (61, 62)



Обзор литературы
по теме "Метод бухгалтерского учёта: документация, инвентаризация,
счета и двойная запись"


Данной теме посвящены работы нескольких авторов, в частности статья Н.П. Кондракова, доктора экономических наук, которая называется: "Как организовать документооборот" (5). В данной статье автор раскрывает вопрос правильного ведения документооборота на предприятии, приводит стандартные реквизиты, которые необходимы для составления организационно-распорядительных документов. Автор вводит в статье понятие форм документов и замечает, что в соответствии с законом "О бухгалтерском учёте" все первичные документы должны быть составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а также приводит реквизиты документов не предусмотренных в таких альбомах. В своей статье Н.П. Кондраков коснулся вопроса инвентаризации, он проводит параллель между документацией и инвентаризацией, даёт классификацию документов инвентаризации.
Следующий автор, статью которого я использовала при написании курсовой, это М.З. Пизенгольц (9). Его работа носит название "Инвентаризация в сельском хозяйстве". Автор приводит перечень нормативных документов, которыми руководствуются при инвентаризации предприятия, причём не только в сельском хозяйстве, но и на предприятии. Так же он раскрывает само понятие инвентаризации, её сущность, этапы проведения и классификацию инвентаризационных описей и актов по каждому виду инвентаризируемого имущества и обязательств.
Также при написании своей курсовой работы я опиралась на статью А.В. Лугового "Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учёта" в журнале "Бухгалтерский учёт" №9 1998г. (8). Здесь автор очёнь чётко и подробно описывает значение документации в бухгалтерском учёте, её роль в учёте вообще. Далее в статье даются требования, предъявляемые к первичной учётной документации, а также классификация документов: по назначению, по содержанию хозяйственных операций, по объёму отражаемых операций, по месту составления. Луговой анализирует вопрос изъятия первичных учётных документов налоговыми органами.
Ещё один автор, которого я хочу рассмотреть в обзоре литературы - В.М. Власова (4). В книге этого автора даётся понятие первичного документа, а также определение, такого важного понятия в бухгалтерском учёте, как бухгалтерские счета. Власова отражает в своей книге значение счёта, аналитических и синтетических счетов, делит счета на активные, пассивные и активно-пассивные. Здесь же приводятся примеры этих счетов.
И в окончании своего разбора я хочу обратить внимание на книгу "Основы бухгалтерского учёта" Ламыкина И.А., в которой разобраны счета и двойная запись, а также даётся классификация счетов.


Литература:

1. Бабченко Т.Н., КозловаЕ.П., Галанина Е.П. "Бухгалтерский учёт". 2-е изд., М: Финансы и статистика, 1998. С. 8-12, 537-539, 566-567.
3. Бакаев А.С. Комментарий к положению по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ, М: бухгалтерский учёт, 1999. С. 20-38.
4. Бухгалтерский словарь. 20-е изд., доп. М: Финансы и статистика, 1996.
5. Власова В.М. "Первичные документы". М: Финансы и статистика, 1994.
С. 11-13.
7. Кондраков Н.П. "Как организовать документооборот", журнал "Бухгалтерский учёт" № 5, 1998. С. 33-38.
8. Ламыкин И.А. "Основы бухгалтерского учёта" М: Московский университет, 1987. С. 23-32.
9. Луговой А.В. "Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учёта", журнал "бухгалтерский учёт" № 6, 1998. С. 56-63.
10. Лекция по предмету "Бухгалтерский учёт"
11. Пизенгольц М.З. "Инвентаризация в сельском хозяйстве", журнал "Бухгалтерский учёт" № 9, 1998. С. 40-45.
12. План счетов, М: ось-89, 1999.
14. Пошерстник Е.Б. "Самоучитель по бухгалтерскому учёту" 2-е изд., М: Герда, 1999. С. 27-30, 115-124.
16. Приказ Минфина от 29 июля 1998г. №34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации".
17. Современный экономический словарь, Райзберг Б.Н., Лозовский Л.Ш.,М: Инфра-М, 1996.
18. Соколов Я.В., Пятов М.Л. "Первичная документация и закон РФ "О бухгалтерском учёте", журнал "Бухгалтерский учёт" № 9, 1998. С. 90.

3.10"Все хозяйственные операции, проводимые организацией, долж
1


     Страница: 3 из 3
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 3 

© 2007 ReferatBar.RU - Главная | Карта сайта | Справка