Российская Экономическая Академия им. Г.В.Плеханова
Кафедра Управления Персоналом
РЕФЕРАТ
на тему:
"Использование ЭВМ в процессе обработки кадровой информации"
выполнил:
студент гр. 1404 Купцов А.
руководитель:
Пушкарев Н. Н.
Москва, 1999
СОДЕРЖАНИЕ:
1. Введение………………………………………………………………3
2. Общие требования……………………………………………………4-5
3. Процесс разработки АСОУИ………………………………………...6-9
4. Процесс создания АСОУИ…………………………………………..10-12
5. Система Paradox……………………………………………………..13-18
6. Заключение…………………………………………………………...19-20
7. Список используемой литературы…………………………………..21
1
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время, когда научно-технический прогресс уже набрал огромную скорость, а наука и техника идут впереди, предлагая все новые и новые идеи, использование ЭВМ во всех сферах жизни стало уже абсолютно естественным и привычным даже для любого неспециалиста. Однако надо отметить, что несмотря на теоретические возможности, в нашей стране иногда не слишком активно включаются в процесс всеобщей компьютеризации. Частично это связано с внешними причинами (из-за нестабильной политической и экономической ситуации многие западные инвесторы просто боятся вкладывать деньг в развитие российской электронной промышленности и даже просто в компьютерные технологии), иногда с внутренними (к сожалению, для многих людей компьютер все еще остается неким непонятным ящиком, который непонятно для чего предназначен и что может делать). Из-за подобной консервативности некоторых руководителей (особенно на небольших предприятиях или в отделах), привыкших работать "по старинке" и скептически относящихся к различного рода нововведениям, часто тормозится элементарное развитие НТП на отдельно взятых предприятиях, следовательно, отсутствуют возможности для экономии и т.д.
Одно из подразделений любого предприятия, где компьютерные технологии используются особенно мало - это управленческие отделы и отдел кадров. Вместе с тем, как показывает практика зарубежных фирм и отечественный, пока еще небольшой опыт в этом вопросе, внедрение ЭВМ в систему управления кадрами предприятия значительно облегчает труд работников этой службы, возможна экономия ресурсов (высвобождение части работников-"кадровиков"), сам процесс управления значительно упрощается, уменьшается число ошибок, и - что в нынешних условиях является для многих предприятий решающим фактором - не требует очень значительных затрат на закупку и внедрение.
Данная работа посвящена возможностям использования ЭВМ и компьютерных технологий в области управления кадрами.
1
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
Применение персональных ЭВМ в профессиональной деятельности дает возможность аппарату управления предприятия облегчить работу с потоком информации. Конечно, в работе с кадрами ЭВМ не может полностью заменить человека, однако ЭВМ может в значительной степени облегчить труд. Обзор и анализ форм и методов применения вычислительной техники показывает, что ПЭВМ обеспечивает :
- удобный ввод проблемно - ориентированной информации;
- быстрый доступ к ранее введенной информации;
- формирование и обработку документов сложной структуры;
- создание личных карточек, деловых календарей, записных книжек и других средств.
Интеграция в рассматриваемой системе проявляется, во-первых,в том,что все программные компоненты системы взаимно согласованы и могут обмениваться информацией друг с другом. Во-вторых, обеспечивается единый стиль взаимодействия пользователя с системой, который предусматривает инимум манипуляций на клавиатуре, единообразное и наглядное отображение информации, простое управление ходом диалога, быстрое переключение между различными функциональными компонентами системы.
Концепция построения таких систем предполагает, что представление данных и работа с ними, сточки зрения пользователя, основаны на объективно-ориентированном подходе. Сущность этого подхода состоит в том, что каждая логическая замкнутая информационная единица трактуется как определенный объект, который может рассматриваться пользователем с различных точек зрения. Одни объекты представляются естественнее всего как таблицы или строки в них, другие - как текстовые документы, третьи - как графические изображения.
В целом при использовании ЭВМ в работе с кадрами к ним предъявляют ряд требований, среди которых можно выделить следующие:
- техническая надежность и высокий коэффициент готовности системы в целом;
- необходимость широкого диалога с пользователем и ориентация на "самообучение";
- экономичность, простота в освоении и эксплуатации;
- гибкая перестройка и проблемная переориентация;
Далее будет приведена принципиальная схема разработки и создания некой автоматизированной системы обработки управленческой информации (АСОУИ), как "собирательного образа" подобной системы , а также, для конкретизации, рассмотрена одна из наиболее часто используемых систем баз данных Paradox.
1
ПРОЦЕСС РАЗРАБОТКИИ АСОУИ
Процесс проектирования систем автоматизированной обработки управленческой информации требует мобилизации всех существующих ресурсов заказчика и проектировщика для выполнения больших объемов работ, учета всех специфических особенностей и факторов объекта автоматизации. В практике проектирования анало- гичных систем установлена определенная последовательность разработки, регламентирующая поэтапный процесс проектирования и внедрения системы, включающая три относительно самостоятельных стадии: предпроектная, включающая разработку технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание системы; разработку проектов, включающую разработку технического (ТП) и рабочего проектов (РП) или технорабочего проекта (ТРП); внедрение, включающее опытную и промышленную эксплуатацию АСОУИ. Каждая из перечисленных стадий технологии создания АСОУИ характеризуется определенной спецификой, достаточной самостоятельностью и состоит из этапов, присущих только данной стадии. Это позволяет рассматривать проектирование каждого этапа как самостоятельные задачи, решение которых может осуществляться относительно независимо друг от друга, что дает возможность сокращать сроки решения проблемы в целом. Рассмотрим подробно каждую стадию. Предпроектная стадия включает комплекс научно-исследовательских работ и организационно-технических мероприятий по обследованию объекта автоматизации. На этой стадии исследуются различные показатели работы предприятия или учреждения, его организационная структура, информационные потоки, документооборот, методы учета и планирования. Обследование способствует определению основных параметров проектируемой системы и подразумевает сбор данных об объекте автоматизации в соответствии с конкретно выбранными его методами. Достаточно важным этапом на этой стадии является анализ результатов обследования, который, учитывая характер собранных данных, их объем, и, как правило, жесткие сроки, целесообразно проводить с применением вычислительной техники. Цель такого обследования заключается в определении экономической целесообразности автоматизации и подготовке научно обоснованных рациональных направлений по совершенствованию управления. Следует подчеркнуть, что весь дальнейший ход проектных работ зависит от качества проведенного обследования. На этой стадии можно выделить два этапа, которые завершаются подготовкой и утверждением двух документов: технико-экономического обоснования и технического задания. Технико-экономическое обоснование - это первый документ, создаваемый на предпроектной стадии разработки системы, подтверждающий ее экономическую целесообразность и производственную нео6ходимость. Разработка ТЭО базируется на результатах обследования объекта автоматизации и имеет вид пояснительной записки. В него включены: обоснование цели проектирования и состава комплекса подсистем или задач, перечень организационно-технических мероприятий по разработке и внедрению системы, оценка экономической эффективности. Разработка ТЭО предшествует разработке технического задания-документа, завершающего предпроектную стадию создания АСОУИ. Кроме этого, на предпроектной стадии проектировщик системы должен обеспечивать обучение персонала объекта автоматизации современным методам управления с применением разнообразных средств вычислительной и оргтехники.
Утверждение технического задания служит основанием для начала работ второй стадии разработки - технического и рабочего проектирования. На этой стадии создаются технический проект, отражающий основные проектные решения по всем компонентам создаваемой системы, и рабочий проект, где все вопросы проектирования АСОУИ находят детальное и конкретное решение. На стадии технического проектирования разрабатываются основные положения создаваемой системы, и формулируются принципы ее функционирования и взаимодействия с другими автоматизированными системами, определяется структура АСОУИ и ее подсистем, осуществляются проектные решения по комплексу технических средств, созданию информационной базы. Много внимания уделяется проектированию обеспечивающих подсистем. Особое внимание уделяется проектным решениям по комплексу технических средств. В ТЗ указываются их состав, структура, организационные формы использования на различных уровнях создаваемой АСОУИ, описываются методы обмена данными внутри системы и с другими аналогичными автоматизированными системами. Создается сборник заказных спецификаций на такие виды оборудования, как средства вычислительной техники, периферийные технические средства, контрольно-измерительную аппаратуру, средства оргтехники и др. По результатам реализации первой стадии рассчитывается экономическая эффективность проекта. Результаты расчета, характеризующие затраты на создание и эксплуатацию системы, расчетный коэффициент эффективности и срок окупаемости, дают основание сформулировать предложения по учету экономии. Описание организационной структуры содержит изменения в данной: структуре объекта автоматизации и рекомендации для реорганизуемых и вновь создаваемых объектов. Техническим проектом раскрывается постановка автоматизированных задач, их целевая функция и характеристика, даются алгоритмы и технология решения задач на ЭВМ, определяются; эффективные меры контроля достоверности данных. Здесь же дается описание компонент комплексов задач, реализуемых средствами ППП, приводится подробное описание используемых экономико-математических методов. В ТП формируются требования к обеспечивающим подсистемам, определяются способы сбора и организации данных, дается структура массивов информации на технических носителях, логическая структура баз данных. По программному обеспечению на данном этапе выбираются общесистемные решения, включая операционные системы, системы управления базами данных, определяется возможность настройки ППП и т. д. Заказчик системы на этом этапе завершает работу по составлению плана организационно-технических мероприятий по подготовке объекта к внедрению АСОУИ, проводит мероприятия по адаптации управленческих кадров к новым условиям работы, принимает участие в проектировании форм входных и выходных документов, разрабатывает под руководством проектировщиков систему классификации и кодирования, используемую на данном предприятии. Он уточняет исходные данные по составу и структуре информационной базы, выполняет различные подготовительные мероприятия на объекте автоматизации. Основная задача разработчика в это время заключается в создании технического проекта в соответствии с техническим заданием. Он разрабатывает и сдает заказчику программы и рабочую документацию по организации и ведению первичных массивов данных, разрабатывает и согласовывает с заказчиком соответст- вующие разделы контрольного примера, уточняет состав применяемых ППП, принимает участие в обучении персонала заказчика. Основанием для начала рабочего проектирования является утвержденный технический проект. В связи е тем, что основная цель рабочего проекта - это разработка технической, рабочей документации, необходимой для отладки и внедрения АСОУИ, проведения приемо-сдаточных мероприятий и обеспечение нормального функционирования системы, РП не утверждается. По своей структуре он аналогичен техническому проекту и содержит в принципе те же разделы. В него входят уточненные и детализированные общесистемные проектные решения, программы, локальные проектные решения по отдельным функциональным и обеспечива- ющим подсистемам, доведенные до инструментальных материалов, перечень мероприятий по подготовке объекта к внедрению. Программная документация рабочего проекта включает: руководство программиста, содержащее описания используемых средств программирования, непосредственно программ и их функционирование, алгоритма обработки данных, используемых способов и средств диагностики и др.; руководство оператора, в составе которого можно выделить описание его действий при запросах программы, правила организации программ на внешних носителях, тестирование; эксплуатационные программы, если используются ППП, или тексты программ; контрольный пример, который включает описание проверяемых функций и параметров, состава необходимых технических средств, входной информации и результатов апробирования. В состав технологических инструкций, которые, как правило, являются типовыми, входят инструкции по сбору, регистрации, контролю и передаче информации; переносу ее на машинные носители, введению их архива и документов; порядку передачи выходной, результатной информации. Должностные инструкции определяют права и обязанности производственного и управленческого персонала при функционировании АСОУИ, регламентируют их действия в новых условиях производства.
1
ПРОЦЕСС СОЗДАНИЯ АСОУИ
Создание АСОУИ - дело трудоемкое и cложное, требующее значительной подготовки и организации. Эффективность функционирования разработанной АСОУИ во многом предопределяется научно-обоснованными методами ее создания. АСОУИ может быть автономной системой, предназначаемой для компьютеризации технических функций управленческого процесса в условиях отсутствия АСУП(автоматической системы управления персоналом), и частью АСУ (АСУП), используемой для тех же целей в условиях ведущей и органической соетавляющей АСУП. В настоящее время применяется только второй вариант, что позволяет распространитьпринципы создания АСУП и на АСОУИ. С позиций построения технологическогопроцесса функционирования АСОУИ различаются две ее формы: централизованная и сочетающая централизацию с децентрализованной. В первом случае информационные задачи решаются на вычислительном центре предприятия. В другом - для управленческого персонала организуются автоматизированные рабочие места, соединяемые с ЭВМ вычислительных центров.Если такое соединение не предусматривается, то АРМ функционируют как автономные системы. Переход от отдельных АРМ ких сетям, по сути дела, означает построение такой формы АСОУИ, которая обеспечивает распределенную обработку управленческой информации в условиях функционирования АСУП. Следовательно, в этом случае также обоснованным является применение принциповсоздания АСУП к организации АСОУИ и АРМУ. Важнейшими принципами выступают следующие: системный подход, методологическое единство, распределение функций между человеком и машинами, модульность, адаптируемость, эволюционность, надежность, этапность, разумность типизации, решение новых задач, однократность ввода исходных данных в ЭВМ и многократность использования машиноразрабатываемой информации. Системный подход требует четкого определения целей создания АСОУИ и общих свойств, присущих системе как единому целому, установления критериеврасчленения (декомпозиции) АСОУИ и механизма всевозможных связей, в том числе связей с АСУП. Принцип методологического единства означает, что при создании АСОУИ следует руководствоваться общими взглядами как на систему в целом, так и на ее отдельные части с учетом механизма всех связей. Если АСОУИ конструируется в качестве подсистемы АСУП, то принцип единой методологии распространяется на все виды АС конкретного предприятия.Соблюдению единства способствует применение типовых проектных решений и руководящих методических материалов. АСОУИ принадлежит к человеко-машинным системам, поэтому роль человека весьма значительна не только при ее создании, но и эксплуатации. Важно оптимально распределить нагрузку между ЭВМ и человеком, последний не должен заниматься работой, которую эффективно выполняют технические средства. В АРМ на долю кадровиков и управленцевпадает не менее солидный объем работ: по сути дела, онистановится полупрофессиональнымиоператоромиПЭВМ. Модульность построения АСОУИ предусматривает возможность замены одного блока (модуля)другим без нарушения целостности системы. Принцип блочного конструирования позволяет более легко расширять систему, добавлять блоки, сохраняя целостность. Важным свойством АСОУИ является адаптируемость, обеспечивающая приспособление системы к новым условиям, сохранение ее работоспособности в изменившихся условиях обработки информации. АСОУИ создаются как системы,способные к развитию и совершенствованию, т. е. как открытые. Устойчивость системы, ее живучесть даже в условиях сбоя отдельных элементов - таков принцип надежности. Адаптивная надежность показывает возможность функционирования АСОУИ в изменившейся ситуации в заранее установленных пре- делах. Для проектирования АСОУИ целесообразно использовать ти- повые решения. Типовое проектирование позволяет в большей степени прибегать к автоматизации разработки проектов для конкретных объектов компьютеризации, например предприятий. Однако, учитывая, что привязка типовых проектов к определенным объектам процесс довольно не простой и очень трудоемкий, приходится придерживаться разумной меры типизации. Известны случаи, когда легче было создать оригинальный проект для объ- екта, чем заниматься привязкой к нему типового, хотя в целом, возможно, и рационального. Что касается применения систем автоматизированного проек- тирования для разработки АСОУИ, то им следует всегда отдавать предпочтение. Нельзя признать правильной практику решения в АСОУИ только известных задач. Необходимо, с одной стороны, совершенствовать технологию решения на ЭВМ подобных задач, а с дру- гой - ставить новые задачи, которые вручную не решались или даже не рассматривалиаь. Эффективность АСОУИ возрастает, когда с однократно введенной в ЭВМ информации получают максимум полезной машиноразработанной информации. Для функционирования АСОУИ значимы также принципы выбора рациональных режимов эксплуатации технических средств, использования банков данных и экспертных систем, степени охвата компьютеризацией управленческих работ и информационных функциональных задач, например в части учета и анализа, а также и многие другие. Все перечисленные принципы могут быть отнесены и к АРМЭ, для которых существенным моментом служит еще объединение их в сети различных типов, интеграция со всем комплексом технических средств управления предприятиями.
1
Система Paradox
Paradox представляет из себя реляционную базу данных,
разработанную формой Borland. Данная база даннных предназначена
как для непрофессионалов, которым нужно решать задачи типа
картотеки и пр., так как обладает достаточно развитой и понятной
системой меню и подсказки, так и для профессиональных
программистов, разрабатывающих сложные информационные системы,
используя при этом язык запросов QBE или язык разработки
приложений PAL. Кроме версий под DOS, разработана версия Paradox
for Windows. Требования к техническим средствам и сравнительные
характеристики по быстродействию см. Глава ??.
Поддерживаются следующие типы полей:
- алфавитно-цифровые (строковые);
- числовые;
- денежные;
- дата;
- Memo - поля;
- графические;
- OLE - поля;
- BLOB (Binary Large OBject);
Причем, типы полей от Memo до Blob поддерживаются только в
Paradox for Windows.
Строковые поля позволяют содержать любую последовательность
символов длиной до 255 байт.
Числовые поля могут содержать как целые, так и
действительные числа с числов цифр до 15.
Денежные поля - тоже что и числовые с двумя знаками после
запятой, отдельный тип служит только для определения Paradox-ом
формата вывода данных полей.
Поля даты - соответственно содержат дату и позволяют
проводить над собой соответствующие операции сравнения и
вычитания.
Мемо - поля содержат любой текст неограгиченной длины
(вместе с атрибутами текста - шрифт, начертание, цвет и др.)
В графических полях могут содержаться графика типа bitmat.
В OLE - полях могут содержаться объекты от других
приложений Windows.
В BLOB - полях можно хранить любые данные по выбору
пользователя (на самом деле с точки зрения Paradox, Memo,
Graphic и OLE - поля так-же являются полями типа BLOB). В
настоящий момент возможно хранение объектов MultiMedia, чертежи
и другие приложения.
Достаточно удобным является тот факт, что для всех типов
полей существует значение "пустое поле".
Так-же следует отметить тип данных "BLOB", т.к. в полях
такого типа можно хранить любые данные произвольного размера,
что выгодно отличается от MEMO-полей в dBASE и Clipper, которые
позволяют хранить только текст, да и то ограниченного об'ема
(4K).
Вся работа по созданию и работе с таблицами, подготовке
отчетов и запросов, созданию достаточно сложных приложений, не
требующих каких-либо сложных расчеов проводится в единой
интегрированной среде при помощи системы меню.
Система обладает достаточно широкими возможностями по
манипулированию данными и построению отчетов, некоторыми
полезными статистическими и алгебраическими функциями для
создания расчетных задач.
Функции манипулирования данными можно разделить на
следующие достаточно стандартные группы:
- работа с таблицами;
- работа с отдельными записями;
- подготовки отчетов;
- работа с запросами;
- работа с сетью;
- работа с макросами;
- работы с деловой графикой.
Функии работы с таблицами позволяют создавать таблицы,
переименоввывать, удалять, копировать и, что достаточно важно,
модифицировать структуру таблиц, даже если в них уже находятся
данные. Так-же, что немаловажно, все эти операции производятся
не над отдельными файлами (как, скажем, в dBase), а над всем
семейством таблиц (включая файлы данных, индексов, запросов и
отчетов). Имеются и такие операции реляционной алгебры, как
объединение и вычитание ?таблиц?отношений?.
Функции работы с записями - стандартные (добавить, удалить,
отредактировать.
Удобными средствами обладает генератор отчетов - форму
отчета можно "нарисовать" на экране и получить фактически то,
что вы видите. Генератор отчетов позволяет создавать как отчеты
в "стандартной" (табличной) форме, так и отчет в свободной форме
(в т.ч. наклейки, деловые письма и пр.), производить группировку
отчета по значениям полей (причем нескольких уровней
вложенности), использовать вычисляемые поля.
Функции запросов реализованы на реляционном языке QBE,
причем отчеты можно вормировать и по запросным формам.
В Paradox for Windows построение запросов еще более
упрощено - для связей таблиц дрег с другом достаточно просто
провести линии между соответствующими полями.
Функции работы с сетью позволяют получить доступ к
удаленной БД, заблокировать данные для защиты от доступа других
пользователей на время модификации, установить защиту по паролю
от несанкционированного доступа.
Функции работы с макросами позволяют практически создавать
сценарий работы с пользователем и делать некоторые простые
приложения.
Смстема деловой графики позволяет по таблицам строить до
шести функций в виде различного рода диаграм и графиков.
Если всех перечисленных возможностей недостаточно, то можно
воспользоваться языком построения приложений PAL. Данный язык
позволяет воспользоваться всеми перечисленными выше
