возможностями, т.к. из него можно иметь доступ к функциям
основного меню, а так-же обладает дополнительными средствами,
характерными для языков программирования (управляющие структуры
типы if - then - else, циклы, переменные, операторы
ввода-вывода, дополнительные математические и статистические
фунции, возможность создания процедур и библиотек процедур) и
средствами доступа к продукту фирмы Borland - SQL-link.
Средствами Pal можно создавать пользовательские меню, окна и
прочие радости для неискушенного пользователя, для которого
картинка важнее, чем содержание.
В системе имеется отладчик, с помощью которого можно
достаточно удобно отлаживать программы на PAL.
К сожалению, для работы программ на PAL необходима либо
система Paradox, либо соответствующий модуль исполнения, т.е.
проблематичной становится возможность распространения программ
(каждый пользователь должен приобрести соответствующий Run-time
модуль для исполнения программ.
По показателям быстродействия система находится в первых
рядях среди подобных.
Система поддерживает следующие индексы - первичный (не
может быть повторяющихся ключевых полей), вторичный - по одному
полю, и составной - по группе полей. К сожалению, если таблица
имееи несколько индексов, то при работе с записями производится
модификация только одного индекса, а все остальные будут
перестраиваться либо по окончании работы с таблицей, либо по
запросу пользователя. Можно сделать этот процесс "прозрачным"
для пользователя (первая возможность - индексы перестраиваются
при закрытии таблицы), на ясно, что это достаточно сильно
замедляет работу с подобными таблицами и причиняет пользователю
некоторые неудобства (особенно если таблицы больших размеров).
Система поддерживает доступ к БД на сервере по сети типа
Novell, 3Com, Starlan, Banyan, а так-же другими, совместимыми с
NetBios и обеспечивает необходимую блокировку данных как на
уровне таблиц, так и на уровне отдельных записей. Paradox for
Windows позволяет работать со всеми типами сетей, поддерживаемых
Windows. Система имеет и такую полезную особенность, как
возможность определить во время работы , менялись-ли данные в
таблицах, к которым имеют доступ несколько пользователей
одновременно, хотя это и увеличивает нагрузку на сеть и может
создать некоторые проблемы при наличии большого числа
пользователей .
Данные в таблицах хранятся в их естественном виде без
преобразования, а не ввиде символьных строк, как это принято в
формате dBase, что сказывается на ускорении работы и уменьшении
размеров самой базы данных.
Имеются средства экспорта и импорта данных из/в формат
Qattro/Pro, 1-2-3, Symphony, dBase, VisiCalc, а в системе
Paradox for Windows возможно работать с файлами dBase без
преобразования.
Таким образом, система достаточна удобна как для
неподготовленного пользователя, который хочет решить свою мелкую
задачку типа записной книжки - за счет развитой системы меню и
подсказки; и удобна для профессионального программиста, который
решает достаточно сложные задачи - за счет богатых возможностей,
предостваляемых системой, мощного реляционного языка запросов
QBE, развитых средств построения отчетов, наличия языка
построения приложений, имеющего выход на SQL-link; развитые
средства защиты данных от несанкционированного доступа. Все это
позволяет строить сложные приложения, работающие в сети со
многими пользователями. Но отсутствие возможности получить
исполняемый модуль накладывает ограничения на широкое
распространение разработанных программ (хотя Run-Time модуль
стоит достаточно дешево, все-таки психологически лучше купить
одну или несколько программ у одного изготовителя, чем
связываться с несколькими) А работа фактически в режиме
интерпретации PAL хоть и практически не сказывается при
построении сложных информационныо-поисковых систем, в которых
время на поиск данных значительно превышает время выполнения
расчетов, но накладывает ограничения на системы, в которых кроме
задач поиска стоят достаточно сложные задачи обработки данных.
Но Paradox for Windows позволяет преодолеть это
ограничение, т.к. в нем возможно иметь доступ к функциям,
написанных на обычных языках программирования и собранные в
динамические библиотеки (DDL). Так что можно пользоваться этой
возможностью, хотя перенос программ в среду Windows (в том числе
и СУБД) работу этих программ явно не ускоряет.
В пользу выбора данной системы могут служить следующие факторы:
- программирование на языке программирования PAL позволяет
проводить достаточно сложную обработку данных, позволяет
использовать развитые средства диалога с пользователем;
- данные в БД хранятся в их естественном виде, что
позволяет ывеличить скорость обработки и уменьшить необходомое
для хранения данных пространство;
- очень полезные поля типа BLOB - позволяют хранить текст
произвольной длины, например, тексты методичек и пр.;
- возможность сетевого взаимодеяствия позвояет проводить
дальнеяшее расширение системы до уровня института с подключением
других подсистем (скажем, УэО, деканат и пр.) и обеспечивать
необходимую в рамках подобных систем защиту данных;
- богатые возможности по экспорту и импорту данных;
- возможность работы под Windows;
- относительно простые, но мощные средства для построения
запросов к базе данных.
Хотя, конечно, вышеуказанные ограничения (невозможность
получить .ЕХЕ - файл и итерпретатор) - это в данном случае явные минусы.
1
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В чем же все-таки заключается основное преимущество АСОУИ перед "ручными" методами?
Анализ учетной кадровой информации показывает, что на промышленных предприятиях примерно для 80-85% работников сведения меняются в процессе их трудовой деятельности - может поменяться должность, отдел, оклад, разряд или данные,напрямую не связанные с работой - семейное положение, домашний адрес и т.д. Для полноценного учета данной информации без применения ПЭВМ необходим достаточно большой штат кадровиков, который должен своевременно отслеживать все ее возможные изменения и фиксировать их на соответствующих документах - учетных карточках или подобных формах, которые также требуют отдельного ведения и учета. Все это ведет к возможно, экономически неоправданному расширению штата кадровых служащих на предприятии, тем не менее часто и при большом штате сотрудников-кадровиков не всегда удается своевременно фиксировать эти изменения, информация о работнике устаревает, оказывается недостоверной и т.д.
Применение же ПЭВМ значительно облегчает данную работу, поскольку значительно упрощается доступ к базе данных для оперативного изменения информации. Также значительно упрощается сам процесс изменения в частности и ведения вообще кадровой информации, поскольку основные элементы операций автоматизированы и выполняются по достаточно несложному алгоритму - соответственно, это ведет к экономии времени и человеческих ресурсов. Все вышесказанное позволяет с уверенностью говорить, что использование ПЭВМ и АСОУИ в кадровой работе предприятия является очень перспективным направлением совершенствования работы с кадрами, эффект которого особенно ярко проявляется на предприятиях и в учреждениях с большим количеством персонала.
Приведенные в этой работе этапы разработки и создания некой универсальной АСОУИ (автоматической системы обработки управленческой информации) являются "классическими" при внедрении подобной системы в управленческий процесс предприятия, что и позволило в качестве примера взять некий "собирательный образ" подобной системы. Для конкретизации же в работе рассматривается система Paradox - одна из наиболее распространенных систем баз данных, которая хотя и не является абсолютно идеальной в данном случае, но все же может послужить основой для автоматизации управленческой работы с помощью ПЭВМ, особенно на начальных этапах и на этапах подготовки/переквалификации работников отдела кадров.
1
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Пушкарев Н.Н. "Информационные технологии управления персоналом" - М.,"Хронограф",1998
2. Пушкарев Н.Н. "Управление кадрами предприятия с использованием ЭВМ" - М., "Хронограф",1998
3. Аппак М.А., "Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ" - М., "Радио и связь", 1989
4. Когаловский М.Р., "Технология баз данных на персональных ЭВМ" - М., "Финансы и статистика", 1992
1
Новые меры по наказаниям за опоздания;
Изменения в структуре организации;
Грядущие перемещения и повышения;
Подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;
Кто кому назначает свидания после работы;
В табл. 6. 1. перечислены некоторые разновидности информации, передаваемой по каналам распространения слухов в организации.
2.5 КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС
Выше показано, как широко обмен информацией охватывает разные части организации и каким образом он соотносится с ее эффективностью. Вы знаете, конечно, что обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.
Этот факт был проиллюстрирован Ренсисом Лайкертом при изучении работы мастеров и их подчиненных на одном из предприятий коммунального обслуживания.
В то время как 85% мастеров считали, что их подчиненные чувствуют себя свободно при обсуждении важных деловых вопросов, только у 51% подчиненных в действительности присутствовало это чувство свободы. В другом исследовании начальник отдела зарегистрировал инструкции или передаваемые подчиненным решения по 165 специальным поводам. Судя по записям подчиненных, они были осведомлены только о 84 таких сообщениях. Один из исследователей проанализировал работу калифорнийской компании в области здравоохранения и выявил существенные различия между руководителями высшего, среднего и низового уровней в том, как они оценивают эффективность коммуникаций в их организации.
Кроме того, во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией — неэффективным, Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация —это обмен.
В ходе обмена обе стороны играют активную роль. К примеру, если вы как управляющий описываете одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. Чтобы обмен информацией стал эффективным, ваш подчиненный должен сообщить вам, как он понимает задачу и ваши ожидания в отношении результатов его деятельности. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона “предлагает” информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.
КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС — это обмен информацией между двумя или более людьми.
Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.
1.Отправитель,лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2.Сообщение,собственно информация, закодированная с помощью символов.
3.Канал,средство передачи информации.
4.Получатель,лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:
1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках. Этот анализ подобен внимательному разглядыванию каждого кадра короткого эпизода на кинопленке.
ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ.
Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: “Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лозунг этапа — “не начинайте говорить, не начав думать”.
Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.
Этот пример показывает также связь между восприятием и коммуникацией. У руководителя, который считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего, найдутся дельные позитивные идеи для обмена информацией на указанную тему по существу. Управляющий, который воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.
Еще один пример потенциальных проблем на этапе зарождения идеи дает нам начальник цеха, только что принявший сообщение от высшего руководства о том, что компании нужно на 6% увеличить производство видеоигр без увеличения сверхурочных выплат. Если начальник цеха не сможет сообразить, каким путем лучше всего обменяться этой информацией с подчиненными и направит им это сообщение в точности таким, каким оно было получено, возможны недоразумения, поскольку рабочие поймут лишь сам факт того, что изменения необходимы. Если же руководитель в самом деле продумает те идеи, которые требуют передачи, он может прийти к следующим заключениям:
1. Рабочие должны понять, какие нужны изменения – прироста объема производства на 6% без дополнительных сверхурочных.
2. Рабочие должны понять,почемунужны эти изменения, иначе онимогутсделать вывод, что компания пытается выжимать из них больше, а платить поменьше, и взбунтоваться.
3. Рабочие должны понять,каким образомследует осуществить изменения — качество продукции и уровень брака не должны измениться вследствие прироста объема производства, иначе эффективность может снизиться, а не возрасти, как того требует в своем сообщении высшее руководство.
Руководители, неудовлетворительно обменивающиеся информацией, могут действовать неудачно, поскольку по отношению к ним именно так действует высшее руководство. Дело в том, что руководители высшего звена часто служат ролевой моделью для поведения подчиненных. Если наши руководители склонны к принуждению или не откровенны в обмене информацией с нами, мы вполне можем повести себя подобным образом, обмениваясь информацией со своими подчиненными. Однако вы находитесь в ином положении, чем ваше начальство. Поэтому вовсе необязательно действовать в том же стиле, даже если этот стиль эффективен. Что в действительности необходимо, так это осознать — какие идеи предназначены к передачедо того,как вы отправляете сообщение и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели.
КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА.
Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.
Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.
ПЕРЕДАЧА.
На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ.
При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее, более эффективно снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.
ШУМ.
Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.
Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени, достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.
СЕМАНТИЧЕСКИЕ БАРЬЕРЫ.
Выше было указано, что целью коммуникаций является обеспечение понимания информации, служащей предметом обмена, т.е. сообщения. Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся слова, жесты и интонации. Именно этими символами обмениваются люди в процессе коммуникации. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов. В данном обсуждении наше внимание сосредоточено на проблемах, связанных с использованием слов в качестве символов.
СЕМАНТИКА изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Полный словарь английского языка приводит около 14 тыс. возможных определений к 500 наиболее употребительным словам, 79 значений такого простого слова, какround (круг, круглый).Словоtip (конец)может быть, к примеру, интерпретировано официанткой как чаевые, а азартным игроком на скачках — как частная информация. Для полиграфиста lip — это специальное приспособление, наконечник. Существует и более распространенное значение — “верхушка” чего-либо, например, айсберга.
