47. единство ответственности за организацию и контроль исполнения, то есть ответственность за контроль исполнения возлагается на того руководителя администрации, к ведению которого относится данный вопрос и который осуществляет руководство его подготовкой для принятия главой администрации ;
48. единство подготовки распорядительных документов и контроля фактического их исполнения, т. е. ответственность за контроль фактического исполнения распорядительного документа возлагается на отдел или управление, который готовил документ ;
49. соответствие содержания распорядительного документа необходимым
условиям контроля его исполнения.
Из всего вышеперечисленного можно сделать следующие выводы :
Глава II . Контроль документооборота, как форма контроля исполнения
2.1. Формы и методы контроля исполнения
Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести :
50. контрольные журналы ;
51. регистрационно-контрольные карточки (картотека) ;
52. письменные отчеты ;
53. проверки ;
54. обсуждение вопросов контроля исполнения на совещаниях, проводимых губернатором или его заместителями, а также на оперативных совещаниях у руководителей структурных подразделений.
Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.
В качестве методов организационной работы по исполнению поручений используются методы текущего, предварительного и последующего контроля. В соответствии с Указом Президента Российской федерации от 06.11.96 г. № 1536 «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» в аппарате администрации области при организации исполнения поручений губернатора по правительственным
документам используется также метод упреждающего контроля.
К мерам упреждающего контроля можно отнести1:
55. рассмотрение хода реализации поручений губернатора на коллегиях, совещаниях, семинарах, оперативных совещаниях, проводимых руководителями структурных подразделений ;
56. направление запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах ;
57. осуществление контрольных проверок исполнения поручений ;
58. проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, внесение предложений по привлечению к ответственности виновных лиц и другие.
Для усиления контрольной работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора в аппарате администрации области была создана комиссия, утвержденная постановлением губернатора от 14.04.98 г. № 456-р. К сожалению, заседание комиссии проводилось всего один раз. На комиссии были заслушаны сообщения руководителей департаментов, комитетов и управлений, а также рассматривались их предложения о дальнейшей работе с распорядительными документами губернатора. С учетом возможностей и целесообразности исполнения распорядительных документов губернатора комиссией было предложено2:
59. снять с контроля постановления и распоряжения ;
60. изменить контрольный срок с принятием дополнительных мер по
исполнению постановлений и распоряжений губернатора ;
61. отменить постановления и распоряжения губернатора, как нереализованные в связи с отсутствием финансирования.
Так, за 1998 год данной комиссией было снято с контроля 75 документов,
115 - изменен контрольный срок, 4 - отменено в связи с отсутствием финансирования1
В работе с обращениями граждан, особенно контрольной ее части широко используются областные средства массовой информации. В местных газетах регулярно публикуются ответы на вопросы граждан по социально значимым проблемам, затрагивающим интересы больших групп населения. Также активно используются возможности областного телевидения и радио, на которых регулярно организуются «Губернаторские часы» и выступления руководителей структурных подразделений администрации области. Проверки жалоб и заявлений, поступающих от граждан, рассматриваются в некоторых случаях с выездом на место, что является особенно эффективным методо
2.2. Организация контроля исполнения документов
В аппарате администрации области сложилась определенная система контроля, в которую помимо работников, отвечающих за эту работу по должности, вовлекаются и сотрудники департаментов, комитетов, управлений, на которых руководителями данных подразделений возложен контроль за прохождением и исполнением распорядительных документов.
В настоящее время фактический контроль и проверку исполнения правительственных документов в аппарате администрации области осуществляет сектор по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (далее - сектор контроля), писем и заявлений граждан - отдел писем и приема граждан, входящей корреспонденции - сектор документооборота отдела документационного обеспечения управления делами (далее - канцелярия), постановлений и распоряжений губернатора области - сектор по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (далее - сектор контроля) и контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления (далее - контрольное управление). В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляют специалисты приемных и помощники руководителей, которые отвечают за работу с документами.
Функции сектора по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (сектор контроля) заключаются в следующем :
62. ведение автоматизированного учета контрольных документов, своевременное направление регистрационно-контрольных карточек руководителям структурных подразделений администрации области, которым поручается контроль ;
63. контроль за сроками исполнения документов, использование ПЭВМ ;
64. ежемесячное информирование руководителей администрации области о
состоянии выполнения документов ;
65. осуществление упреждающего контроля за исполнением документов, ежемесячное письменное информирование помощников руководителей подразделений администрации области о документах и поручениях, сроки исполнения которых истекают в предстоящем месяце, а также о документах, сроки исполнения которых истекли.
Контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления обеспечивает :
66. организацию проверок исполнения нормативно-распорядительных актов губернатора, а также состояние контрольной деятельности в департаментах, комитетах, управлениях администрации, органах местного самоуправления ;
67. подготовку докладов о состоянии выполнения постановлений и распоряжений губернатора ;
68. внесение представлений о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении, или неисполнении документов губернатора, к дисциплинарной ответственности.
Функции отдела писем и приема граждан, а также сектора документооборота отдела документационного обеспечения управления делами определены в Положениях об отделах.
В целях повышения четкости и оперативности в работе аппарата администрации области, улучшения его контрольной деятельности постановлением губернатора области от 30.06.97 г. № 711 утвержден регламент, в котором указаны основные положения по организации и контролю исполнения документов, поступающих в администрацию.
В аппарате администрации введена в эксплуатацию автоматизированная информационная система контроля исполнения документов. Техническим средством контроля за исполнением документов является электронная регистрационно-контрольная карточка базы ПЭВМ и ее бумажный дубликат. Организация контроля исполнения документов в администрации области предусматривает определенный порядок работы с документами. Установленный порядок работы с контролируемыми документами с момента их поступления до завершения исполнения1:
69. отвечает требованиям, предъявляемым к документообороту ;
70. обусловливает перемещение документов деловой необходимостью, исключает дублирующие инстанции и действия ;
71. позволяет осуществлять контроль за исполнением документа, с соблюдением требований к их оформлению в соответствии с инструкцией по делопроизводству и другими действующими нормативными документами по делопроизводству.
Ежемесячно анализируется состояние контроля за исполнением поставленных на контроль документов за истекший период и в виде обобщенной информации направляются материалы губернатору. Форма обобщенной информации представлена в приложении 9.
В сводках, представляемых руководству, указываются :
72. общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя ;
73. количество документов, поставленных на контроль за истекший месяц ;
74. количество исполненных документов ;
75. количество документов, не выполненных или выполненных позднее
установленных сроков ;
76. причины задержек исполнения документов.
В структурные подразделения направляются :
77. перечень документов, находящихся на исполнении (приложение 10) ;
78. перечень документов, исполненных за месяц (приложение 11) ;
79. перечень документов, сроки исполнения которых истекли (приложение12)
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по
ускорению исполнения документов, повышению исполнительской
дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
2.2.1. Контроль за исполнением поручений по официальным документам
Приоритетным направлением является осуществление постоянного и эффективного контроля за исполнением поручений губернатора по документам
высших органов государственной власти (правительственным документам).
Схема организации контроля за исполнением поручений губернатора по
официальным документам представлена на рис. 2.1. Рассмотрим ее более подробно.
| | |
Губернатор области
1.Рассмотрение документа , определение формы исполнения.
2.Рассмотрение материалов о ходе выполнения документов, закрытие «В дело». |
|
|
Сектор по работе с официальными документами отдела документационного обеспечения управления делами
(сектор контроля)
1.Регистрация документов, подготовка документов к |
|
Первые заместители
губернатора области
1. Организация исполнения резолюций.
1. Контроль за исполнением (помощник)
1. Подведение итогов исполнения документа. |
|
рассмотрению.
2. Постановка на контроль, доведение до исполнителей, |
|
| |
контроль за сроками исполнения, сбор материала о
реализации поручения.
3. Подготовка ежемесячных списков.
4. Закрытие «В дело». |
|
Начальники структурных подразделений
1. Организация исполнения резолюций.
|
|
| | |
Ответственные работники структурных подразделений (исполнители)
1. Работа по исполнению резолюций.
1. Подготовка материалов об исполнении. |
|
- прохождение документов на исполнение
- прохождение документов после исполнения
Рис. 2.1. Схема контроля за исполнением поручений губернатора по официальным документам
Поступающие в администрацию области официальные документы органов государственной власти Российской Федерации (в дальнейшем - правительственные документы) регистрируются в секторе контроля. При регистрации проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первого листа документа с присвоением ему порядкового номера по электронной картотеке и заполняется регистрационно-контрольная электронная карточка в базе данных ПЭВМ и учетная карточка, прилагаемая к документу. Образцы регистрационно-контрольной и учетной карточек представлены в приложениях 1, 2. На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается :
80. орган, издавший документ ;
81. вид документа (указ, постановление, распоряжение) ;
82. номер и дата издания документа ;
83. содержание документа ;
84. поручение губернатора области с указанием даты и подписи ;
85. фамилия исполнителя, которому передан документ для исполнения или ознакомление.
На обратной стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается информация о состоянии выполнения документа :
86. дата и номер отправляемого документа ;
87. дата снятия правительственного документа с контроля.
Начальник сектора контроля оформляет зарегистрированные документы к рассмотрению, то есть готовит проекты поручений и передает их для доклада губернатору, а в его отсутствие - заместителю, на которого возложены соответствующие обязанности. Рассмотренные губернатором документы, возвращаются в сектор контроля, где вносятся в электронную регистрационно-контрольную карточку документа поручения губернатора и сроки исполнения его. Документы, резолюция на которых содержит контрольное поручение, ставятся на «контроль» и на «особый контроль» - в случаях, когда поручение содержит указание по подготовке проектов постановлений губернатора, предложений, планов мероприятий по организации выполнения документов и справок о состоянии обсуждаемого вопроса в области, информаций в вышестоящие органы, заключений по проектам направляемых документов.1
Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений губернатора по правительственным документам возлагается на заместителей губернатора, управляющего делами, начальников департаментов, управлений и отделов. Если в резолюции губернатора поручение по правительственному документу дается сразу нескольким заместителям, то исполнение документа координирует заместитель, указанный в поручении первым или тот, кому поручен созыв или сбор.
Согласно резолюции губернатора сектор контроля направляет документ с учетной и регистрационно-контрольной карточками в приемную заместителя губернатора, в компетенции которого находятся решение вопросов, поставленных в правительственном документе. Заместитель губернатора рассматривает документ и определяет исполнителей, которые будут обеспечивать сбор и подготовку необходимых документов, проектов справок о результатах исполнения поручений. Контроль за сроками
исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Срок реализации поручений, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой «срочно» исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения - в течение 10 дней. Если в самом правительственном документе определена дата или срок проведения мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с учетом этой даты или мероприятия.
Помощник заместителя губернатора вносит необходимые указания в
регистрационно-контрольную карточку документа (кому поручается исполнение, содержание действий, срок исполнения) и оставляет в своей картотеке, а документ с учетной карточкой возвращает в сектор контроля для передачи его исполнителю. Сектор контроля в свою очередь вносит соответствующие указания по данному правительственному документу в общую электронную картотеку, а затем передает документ исполнителю.
За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения правительственного документа помощник заместителя губернатора предупреждает устно или письменно исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения установленного срока исполнения документа исполнитель представляет письменную информацию о ходе исполнения документа.
В случае, если срок исполнения правительственного документа был определен в течение месяца или более, то заместитель губернатора, как исполнитель указаний губернатора по указам или поручениям Президента Российской Федерации готовит промежуточную информацию о принятых мерах с приложением к ней распорядительных документов губернатора, принятых во исполнение поручений Главы государства в Главное контрольное управление Президента России до истечения первой половины установленного срока.1
Если поручение не может быть выполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока. Справка о продлении сроков исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения, направляется на согласование заместителю губернатора, установившему эти сроки. Согласованная справка передается через помощника в сектор контроля, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку.
Если поручение выполнено в срок, то справки, информация о выполнении поручения за подписью заместителя губернатора направляются в сектор контроля, а затем вместе с оригиналом правительственного
документа передается губернатору для согласования или визы. Причем,
если поручение было дано нескольким исполнителям, то справка по исполнению должна быть завизирована всеми соисполнителями или содержать ссылку на согласование с ними ответа. Форма справки представлена в приложении 7.
Если губернатор соглашается с полученной справкой, то поручение по исполнению правительственного документа считается исполненным, о чем делается соответствующая запись в электронной регистрационно-контрольной карточке в базе данных сектора контроля. Поручения по исполнению правительственного документа, не требующие
непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по факту: отправка информации, заключений по проектам, если они не возвращены на доработку или выпуск постановлений губернатора.
Если исполнение поручений по правительственному документу требует выполнение мероприятий, указанных в документе - подготовке проекта распорядительного документа губернатора, то исполнитель представляет проект распорядительного документа губернатора или отчет о выполнении мероприятий первому заместителю губернатора на согласование. После принятия губернатором соответствующего распорядительного документа по решению вопросов, поставленных в правительственном документе или отсылке отчета о выполнении правительственного документа, последний снимается с контроля.
Анализируя существующую систему контроля за исполнением
поручений губернатора по правительственным документам, можно отметить, что :
2.2.2 Контроль за исполнением постановлений губернатора
В системе документооборота контролю за своевременным исполнением документов губернатора области (постановлений) уделяется большое внимание. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора представлена на рис. 2.2. Рассмотрим эту схему подробнее.
Распорядительные документы губернатора, в которых содержатся контрольные вопросы, то есть конкретные по времени, исполнителям и
форме поручения, передаются сектором документирования отдела документационного обеспечения управления делами в сектор контроля. В секторе контроля распорядительные документы регистрируются в базе данных ПЭВМ и заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.
|
Сектор документирования отдела документационного обеспечения управления делами
|
|
Первые заместители
губернатора области
1. Организация исполнения резолюций.
1. Контроль за сроками исполнения исполнением (помощник)
1. Подведение итогов исполнения документа. |
|
Сектор по работе с официальными документами отдела документационного обеспечения
управления делами (сектор контроля)
|
|
Начальники структурных подразделений
1. Организация исполнения поручений. |
1. Постановка на контроль, доведение до
исполнителей.
2. Контроль за сроками исполнения.
3. Сбор материала об исполнении. |
|
|
| | |
Ответственные работники структурных подразделений (исполнители)
1. Работа по исполнению резолюций.
1. Оформление контрольного дела. |
|
Контрольное управления департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления
1.Постановка на контроль.
2.Проверка полноты исполнения документа.
3.Сбор материала об исполнении.
4.Подготовка проекта постановления о снятии с контроля.
|
| |
