Фокусируясь на входных требованиях потребителей, менеджмент заказов определяет пути и источники их наилучшего выполнения с позиции качества сервиса и минимизации затрат на эти цели. Интегрированный подход к менеджменту заказов выдвигает определенные требования к составляющим цикла заказа, основными из которых являются:
1. Прием и предварительная обработка заказов. – Менеджмент заказов получает все заказы потребителей из различных потоков, включая пункты розничной торговли, электронные телекоммуникационные сети и системы, заказы на основе теле маркетинга и других источников, используемых фирмой.
2. Конфигурирование. – Каждый заказ состоит из ряда продуктовых и сервисных атрибутов, которые необходимо учитывать при его выполнении. Менеджмент заказов идентифицирует эти требования, даже когда они не совсем четко специфицированы документально.
3. Передача заказов. – Для передачи заказов от одного звена к другому должны быть использованы все возможные средства связи и передачи информации с агрегированием данных в современных надежных и быстродействующих телекоммуникационных каналах.
4. Определение источников выполнения заказов. – Основываясь на агрегированных данных о заказах, менеджмент должен определить конкретные источники их удовлетворения с учетом всех требуемых продуктовых и сервисных атрибутов. Эти источники могут размещаться как в дистрибутивной сети, так и в самом производстве продукции.
5. Планирование. – Для определенных на предыдущем этапе источников разрабатываются планы выполнения заказов по укрупненным и специфицированным группам товаров с расчетом времени циклов выполнения и доставки заказов в каждую торговую точку.
6. Мониторинг и контроль. – Процедуры выполнения и доставки заказанных объемов продукции потребителям сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок с помощью эффективной системы мониторинга, обеспечивая тем самым реализацию плана выполнения заказов.
Обработка заказов
Современная комплексная потребительская окружающая среда требует от ООО «Сибтеплоэлектрокомплект» поиска всех возможных путей и источников получения информации о заказах с помощью коммуникационных технологий. Большинство фирм заинтересовано в наиболее простых и надежных схемах приема и обработки заказов. Поэтому менеджмент заказов должен быть способным к приему и обработке заказов всех типов и требований от всех источников и средств коммуникации.
Заказы, поступающие непосредственно от потребителей почтой, факсом, телефонной или курьерской связью, могут быть документированными или бездокументированными (речевыми). Информация, содержащаяся в этих заказах, предварительно обрабатывается путем заполнения соответствующих стандартных первичных документов, а затем переносятся на магнитные носители ПК, формируя соответствующие базы данных.
Рис. 3.1.2 Схема приема-передачи информации о заказах
Процедура обработки заказов часто включает определение источников их выполнения, хотя в некоторых случаях ее относят к менеджменту выполнения заказов. Менеджмент заказов после их получения и предварительной обработки должен определить те источники в логистическом канале, которые способны выполнить требования на заказ. Этой процедуре обычно предшествуют определенные действия, основными из которых являются:
- контроль точности достоверности информации, например, данных о номенклатурном номере, количестве, цене и т. д.;
- контроль требуемой позиции продукции;
- подготовка документации о сроках выполнения заказа или возможном дефиците товара;
- регистрация и контроль кредитоспособности покупателя;
- перезапись информации о заказе, если это необходимо;
- выписка счета-фактуры и других необходимых товарно-транспортных документов.
Используя полученную информацию, менеджмент заказа определяет те источники его выполнения, которые могут реализовать заказ с наибольшей эффективностью, т. е. минимальными затратами.
Повышенное внимание в процессе определения источников выполнения заказов должно быть уделено затратам, связанным с последующей их реализацией, а именно: транспортными издержками, затратам на консолидацию, управление запасами, затратам на информационные логистические активности (обработку, планирование, мониторинг).
После определения источников выполнения заказов необходимо разработать план реализации каждого заказа из соответствующего источника и доставки его потребителям. Если источников выполнения заказов немного, то основная задача планирования заключается в выборе соответствующего перевозчика, вида транспорта, грузовых объемов и графиков отправки заказов потребителям.
Выбор поставщика
Одним из основных моментов является – выбор поставщика. Важность его объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковой продукции, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером.
Анализ ООО «Сибтеплоэлектрокомплект» поставщиков конкретного вида продукции и их последующий выбор осуществляеться в соответствии с определенным набором критериев. К числу важнейших критериев выбора поставщика относятся: качество поставляемых изделий и сервиса, надежность поставок, финансовые возможности (способности) удовлетворить требование фирмы-потребителя, расположение (дислокация), сопутствующий сервис и другие.
Среди наиболее важных критериев отбора находится, конечно, качество. Качество поставляемой продукции должно удовлетворять по характеристикам, спецификации, техническим и конструктивным параметрам, физическим и химическим свойствам и т. д., т. е. полностью удовлетворять требованиям соответствующих оговоренных заранее стандартов, отраженных, как правило, в сертификатах.
Надежность поставщика также является одним из ключевых (критических) показателей, определяющих его способность удовлетворять на достаточно длительном промежутке времени требования фирмы-потребителя к качеству продукции, срокам и объемам поставок.
Большое значение при выборе поставщика имеют его возможности или способности удовлетворять определенным требованиям потребителей. Сюда относятся производственные мощности, используемое технологическое оборудование, складская система и дистрибутивная сеть поставщика, наличие возможностей доставки продукции в больших количествах, уровень организации и контроля за поставками.
Следующую сферу параметров оценки поставщика составляют финансовые условия. Главное здесь место занимает цена поставляемых изделий. Однако, в некоторых случаях на первый план выступают и другие финансовые условия, например способность поставщика предоставлять рассрочку платежа, поставлять продукцию в кредит и т. п. Важную роль играют и ценовые скидки, например, за многократные заказы продукции у одного и того же поставщика. В настоящее время многие фирмы-потребители отдают приоритет надежности поставок, качеству поставляемых изделий и сервису.
Кроме определенных количественных критериев оценки поставщика существует большая группа качественных показателей, которые играют важную роль в процедуре выбора, но трудно поддаются определению. К таким показателям относятся имидж поставщика, отсутствие негативных сообщений о нем от партнеров по бизнесу или в средствах массовой информации, доброжелательность, способность к контакту и длительным партнерским отношениям.
Не последнюю роль в выборе поставщика играет его географическое расположение. Важность этого критерия определяется прежде всего, транспортными расходами на доставку необходимой продукции. Партнерство с близлежащими поставщиками обеспечивает, как правило, доставку продукции с баз промежуточного хранения. Однако следует учитывать, что удаленные поставщики могут обеспечить поставку продукции более высокого качества, по более низким ценам, с лучшим сервисом.
Фактор цены и затрат является преобладающим для большинства фирм, так как напрямую определяет прибыль. Поэтому, прежде всего поставщики отбираются по ценовому критерию. Обычно пользуются четырьмя базовыми процедурами определения цен продукции потенциальных поставщиков: ценами товарных бирж, прайс-листами, ценовыми котировками и переговорами напрямую с поставщиками.
3.2. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ
Запасы как экономическая категория играют важную роль в сферах производства и обращения продукции.
Запас можно определить как материальный поток, рассматриваемый в определенном временном сечении.
Управление запасами является ключевой активностью, составляющей наиболее важную сферу менеджмента фирмы как с точки зрения трудоемкости, так и связанных с нею затрат.
Запасы в том или ином виде присутствуют на всем протяжении деятельности предприятия, привлекая значительную часть оборотного капитала. Затраты на управление запасами достигают 40 % и более от общих издержек.
Запасы можно классифицировать следующим образом:
- запасы в снабжении;
- производственные запасы;
- сбытовые (товарные) запасы;
- складские запасы;
- транспортные запасы.
В своей деятельности ООО «Сибтеплоэлектрокомплект» использует следующие виды запасов:
- складские запасы;
- транспортные запасы;
- текущий запас;
- устаревшие (неликвидные) запасы.
Представим краткую характеристику на указанные виды запасов.
Складские запасы - -это запасы продукции, находящиеся на складах различного типа и уровня.
Транспортные запасы (запасы в пути, транзитные запасы) - это запасы продукции, находящиеся в процессе транспортировке.
Текущий запас (часть запаса) – основная часть производственного (сбытового) запаса, предназначенная для обеспечения непрерывности процесса производства (сбыта) между двумя смежными поставками.
Устаревшие (неликвидные) запасы - запасы морально устаревших товаров, которые тяжело сбыть.
Запасы играют как положительную, так и отрицательную роль в экономике в целом и отдельных организациях бизнеса.
Положительная роль запасов заключается в том, что они обеспечивают непрерывность процесса производства и сбыта, являясь своеобразным буфером, сглаживающим непредвиденные колебания спроса, сбои в поставках и производственном процессе, повышают надежность менеджмента.
Негативной стороной запасов является то, что в них замораживаются значительные финансовые ресурсы и объемы товарно-материальных ценностей, которые могли бы быть использованы фирмой на другие цели, например, инвестиции в новые технологии, маркетинг, повышение производительности труда. Кроме того, большие уровни запасов продукции тормозят улучшение ее качества, так как фирма прежде всего заинтересована в их реализации до инноваций в качество.
Финансовый менеджмент предприятия заинтересован в как можно меньшем уровне запасов а логистической сети фирмы с точки зрения оборотного капитала, ускорения оборачиваемости запасов, уменьшения общих издержек, связанных с управлением запасами и повышения отдачи на вложенные в запасы инвестиции.
Создание запасов продукции приводит в ряде случаев к значительной экономии на затратах, связанных с закупками, так как при закупках в больших объемах поставщики продукции обычно делают скидки. Хотя создаваемые в этом случае запасы продукции могут поддерживаться значительно долго, затраты хранения могут быть меньше, чем выигрыш на скидках цены. Зачастую закупки необходимой продукции со значительными скидками делаются в оффшорных зонах для достижения дополнительной экономии на налогах. Запасы такого рода поддерживаются в течение всего времени, пока экономия на скидках превышает затраты на хранение продукции.
Сокращение затрат на транспортировку является одной из важнейших задач управления запасами в дистрибьюции.
Закупка фирмами больших количеств продукции и отправка их большими экономичными партиями (например, железнодорожным транспортом), как правило, приводит к снижению транспортных тарифов и уменьшению затрат на транспортировку. Рациональность создания запасов в этом случае должна соотносится с ухудшением потребительского сервиса (из-за замедления доставки продукции), издержками транзита и возможной потерей объема продаж. Так как транспортные издержки составляют для большинства отраслей подавляющую часть себестоимости продукции уменьшение их даже на небольшой процент за счет рационального создания складских запасов может дать фирме существенную экономию.
Оптимизация рассматриваемой задачи связана с определением оптимальной (по критерию суммарных затрат на хранение и транспортировку) партии поставки продукции и является одной из основных в теории управления запасами.
Необходимо отметить, что запасы и задачи по управлению ими связаны с определенным видом издержек. Общие затраты на создание и поддержание запасов складываются из следующих основных групп:
- капитальные затраты;
- затраты на хранение;
- затраты по текущему обслуживанию запасов;
- стоимость рисков, связанных с запасами.
Затраты на хранение запасов включают расходы на операции грузопереработки продукции на складе, арендную плату (за арендуемые складские помещения и оборудование), эксплутационные затраты (плата за электроэнергию, тепло- и водоснабжение, текущий ремонт и т. д.), заработную плату складского персонала, амортизационные отчисления. Затраты на хранение зависят от уровней запасов, причем структура их различна в зависимости от того собственные склады или склады общего пользования использует фирма.
Затраты, связанные с текущим обслуживанием запасов, в основном состоят из налогов и страховки. Страховые платежи в значительной степени зависят от вида и стоимости продукции, а также их степени защищенности от повреждений, пожара и т. п. в большинстве случаев налоги на запасы начисляются по состоянию на день оценки запасов или на средний уровень в течение определенного периода времени.
В стоимость рисков создания и поддержания запасов, входят потери, связанные с физическим и моральным устареванием (износом) продукции при хранении, которые сказываются в конечном итоге на ее цене.
Потери из-за отсутствия запаса возникают в том случае, если размещенный ранее заказ не может быть удовлетворен из складского запаса, где он обычно реализовывался. Различают два вида таких потерь: прямые потери объема продаж и потери от дефицита.
Прямые потери продаж связаны с ситуацией, когда покупатель не видит нужного ему товара у продавца. В этом случае потери – это недополученная прибыль из-за отсутствия акта продажи.
Потери из-за дефицита возникают из-за невыполнения поставщиком конкретного заказа потребителя, который мог бы быть удовлетворен из складского запаса.
В обоих вариантах отсутствие запаса может привести к ухудшению имиджа производителя товара (поставщика), потери части клиентуры, потенциальных покупателей и другим негативным последствиям, которые трудно оценить.
3.3. ТРАНСПОРТИРОВКА ПРОДУКЦИИ
Ключевая роль транспортировки в деятельности ООО «Сибтеплоэлектрокомплект» объясняется не только большим удельным весом транспортных расходов в общем составе издержек, но и тем, что без транспортировки невозможно само существование материального потока.
Транспортировка включает в себя следующие составляющие:
- экспедирование;
- грузопереработку;
- упаковку;
- передачу прав собственности на груз;
- страхование.
Управление транспортировкой состоит из нескольких основных этапов:
- выбор способа транспортировки;
- выбор транспортного средства;
- выбор перевозчика и партнеров по транспортировке;
- оптимизация параметров транспортного процесса.
Существуют следующие основные виды транспорта:
- железнодорожный;
- морской;
- речной;
- воздушный;
- трубопроводный.
Каждый из видов транспорта имеет конкретные особенности, достоинства и недостатки, определяющие возможности его использования.
В процессах осуществления закупок и доставки продукции потребителям фирма-поставщик может использовать различные варианты транспортировки, виды транспорта, а различных партнеров (посредников).
Прежде всего, менеджмент фирмы должен решить вопрос создавать ли свой парк транспортных средств или использовать наемный транспорт (общего пользования или частный). При выборе альтернативы обычно исходят из определенной системы критериев, к которым относятся:
- затраты на создание и эксплуатацию собственного парка транспортных средств;
- затраты на оплату услуг транспортных, транспортно-экспедиционных фирм и других посредников в транспортировке;
- скорость (время) транспортировки;
- качество транспортировки (надежность доставки, сохранность груза).
Создание собственного парка связано с большими капитальными вложениями в подвижной состав, производственно-техническую базу для ремонта и обслуживания транспортных средств.
В большинстве случаев фирмы-производители прибегают к услугам специализированных транспортных фирм.
В затраты на транспортировку входят как непосредственно транспортные тарифы за перевозку определенного объема груза (выполнение определенного объема транспортной работы), так и затраты, связанные с транспортно-экспедиционными операциями, погрузкой, разгрузкой, затариванием, перегрузкой, сортировкой. Как правило, транспортные затраты (наряду со временем доставки) являются основным критерием выбора вида транспорта и способа перевозки.
Время доставки (транзитное время) является также как и затраты приоритетным показателем. Сокращение времени доставки часто дает фирме существенные конкурентные преимущества на рынке сбыта продукции.
Наряду с перевозчиком основным посредником в перевозке является транспортно-экспедиционная фирма (или экспедитор). Согласно статье 801 Гражданского кодекса Российской Федерации по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.
Договором транспортной экспедиции могут быть предусмотрены обязанности экспедитора организовать перевозку груза транспортом и по маршруту, избранным экспедитором или клиентом, обязанность экспедитора заключить от своего имени или от имени клиента договор перевозки груза, обеспечить отправку и получение груза, а также другие обязанности, связанные с перевозкой груза.
Транспортные издержки
Издержки на транспортировку включают все составляющие затрат на элементарные логистические активности, из которых она состоит, причем подавляющая часть этих затрат, как правило, приходится непосредственно на процесс перевозки.
В свою очередь все затраты на перевозку могут быть разделены на переменные, зависящие от расстояния перевозки (времени движения) и постоянные, не зависящие от расстояния.
К переменным затратам относятся:
- затраты на топливо, смазочные материалы, электроэнергию на движенческие операции;
- затраты на техническое обслуживание и текущий ремонт подвижного состава (включая запасные части и материалы);
- заработную плату водителей (персонала, непосредственно выполняющую перевозку);
- амортизацию подвижного состава в части, касающейся пробега (моторесурса);
К постоянным затратам обычно относят:
- расходы на оплату труда административно-управленческого персонала;
- накладные и прочие расходы;
- затраты на содержание производственно-технической базы и инфраструктуры различных видов транспорта (арендную плату).
В тоже время жесткой границы между постоянными и переменными расходами нет, и для каждого вида транспорта имеется специфика их определения.
Затраты в рублях на территории Российской Федерации укрупненно складываются из следующих элементов:
Срубл. = Стопл. + Ссм. + Стоир. + Сш. + Сам. + Сзп. + НР, (2.5.1)
Где Стопл. – затраты на топливо;
Ссм. – затраты на смазочные и другие эксплуатационные материалы;
Стоир. – затраты на техническое обслуживание и ремонт;
Сш. – затраты на восстановление износа и автомобильных шин;
Сам. – амортизационные отчисления на реновацию подвижного состава;
Сзп. – заработная плата водителей;
НР – накладные и прочие расходы.
Методика определения составляющих затрат в формуле (2.5.1) достаточно хорошо известна и базируется на соответствующих нормах и нормативах.
3.4. ОПЕРАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ ПРЕДПРИЯТИЯ.
Ключевыми элементами операционного анализа любого предприятия служат:
- операционный рычаг;
- порог рентабельности;
- запас финансовой прочности предприятия.
Операционный анализ – неотъемлемая часть управленческого учета. В отличие от внешнего финансового анализа, результаты операционного (внутреннего) анализа могут составлять коммерческую тайну предприятия.
Действие операционного (производственного, хозяйственного) рычага проявляется в том, что любое изменение выручки от реализации всегда порождает более сильное изменение прибыли.
В практических расчетах для определения силы воздействия операционного рычага применяют отношение так называемой валовой маржи (результата от реализации после возмещения переменных затрат) к прибыли.
Валовая маржа представляет собой разницу между выручкой от реализации и переменными затратами. Желательно, чтобы маржи хватало не только на покрытие постоянных расходов, но и на формирование прибыли.
Приведем формулы, с помощью которых можно определить основные элементы операционного анализа.
Запас Финансовой = Выручка от – Порог рентабельности
прочности реализации
Порог рентабельности = Постоянные : Валовая (в относительном выражении
Затраты маржа к выручке от реализации)
Валовая = Выручка от – Переменные затраты
маржа реализации
Сила воздействия =Валовая маржа : Прибыль или
операционного
рычага (СВОР)
СВОР = (Выручка от реализации – Суммарные затраты) : (Выручка от реализации – Суммарные переменные затраты – Суммарные постоянные затраты)
Действие операционного рычага и степень гибкости предприятия – все это вместе генерирует предпринимательский риск.
«Если уровень постоянных затрат компании высок и не опускается в период падения спроса на продукцию, предпринимательский риск компании увеличивается, - не устает подчеркивать один из ведущих специалистов США в области финансового менеджмента Ф. Бригхэм [37].
Для небольших компаний ,особенно специализирующихся на одном виде продукции, характерна высокая степень предпринимательского риска.
В финансовом менеджменте существует важное правило, которое можно представить в следующем виде:
Период оборачиваемости = Период оборачи- + Период оборачиваемости -
Оборотных средств ваемости запасов дебиторской задолженности
(1) (2)
- Средний срок оплаты
