Ввод фактической информации. Учитывая, кто и какие работы выполнял и их стоимость можно улучшить смету будущих работ. При определении фактически выполненной части проекта записывают фактически использованный объем ресурсов для каждой работы и длительность ее выполнения, а также, сколько времени еще потребуется для ее завершения. Данные, используемые для анализа должны быть максимально точны.
Для обмена проектными данными с удаленными участниками обычно используют Primavera Post Office Application. Такой подход обеспечивает унификацию процедуры корректировки проектов, ввод фактической информации по заранее согласованным таблицам статуса и возвращение данных электронной почтой в основной офис для пересчета расписания.
Поскольку все программы Primavera используют Btrieve машинную базу данных, можно использовать доступ к другим базам данных Open Database Connectivy (ODBC) - открытых баз, таких как Microsoft's Excel и Word, Borland's Quatro и Paradox, Lotus 1-2-3 и Approach. Программное обеспечение Primavera также обеспечивает возможность импорта/экспорта, которые помогают ускоренному вводу данных в больших проектах. Связь с другими типами программного обеспечения расширяет возможности поиска данных, обеспечивая доступ к проектной информации, находясь вне рабочего места, в мобильном офисе или в пути. Составление расписания проекта. После сбора необходимых данных с различных мест, программ/баз данных, составляется расписание проекта. Сравнение полученных результатов с исходным планом - это наилучший способ выявить правильность реализации проекта. Если имеется отставание в работе, можно устранить его причину, изменив при этом расписание работ и/или откорректировав их содержание. Если корректировку по времени произвести невозможно, необходимо убедиться в том, что все участники проекта оповещены о задержке для корректировки собственных планов. Чем раньше это будет сделано, тем меньше будут потери времени в дальнейшем. Выравнивание ресурсов решает проблемы, связанные с планированием работ, использующим одни и те же ресурсы. Для подготовки реалистичного плана необходимо убедиться, что расписание предусматривает нормальный расход ресурсов. Для этого выравнивают график использования ресурсов. Если на нем обнаруживаются трудно-управляемые пики и впадины можно использовать механизмы сжатия, растяжения и/или разбиения для лучшего использования ресурсов на основе текущих требований. Анализ производительности . После составления расписания и выравнивания ресурсов, производится анализ данных: на экране, в отчетах по линейным и логическим диаграммам, профилям использования ресурсов, а также другим табличным и графическим отчетам.
Отчеты и графики позволят отслеживать процесс работ и фактические затраты, сравнивать прогресс и затраты с директивным планом, а также предсказывать тенденции развития для более точного определения дальнейших действий. Они позволят ответить на первоочередные вопросы: Будет ли проект завершен вовремя в пределах бюджета? Будут ли ресурсы использованы эффективно? Корректировка расписания . Если после тщательного планирования и ввода фактической информации выясняется, что проект отстает от графика, это означает, что ресурсы были неправильно распределены, стоимости превышают существующий бюджет, изменен график финансирования или случилось любое из многих других вероятных событий. В таком случае необходимо приступить к осуществлению резервного плана и/или откорректировать расписание с учетом изменившихся требований, что приведет положение дел в надлежащее состояние. Информационные потоки . Проектная документация должна содержать точную информацию о том, каким образом будет осуществляться передача информации. Если рабочие группы не знают что происходит, они не смогут эффективно сделать свою работу. Поэтому на стадии проектирования определяется, кто будет отвечать за передачу данных, что должно быть передано, где и когда.
Использование графических отчётов, диаграмм и временных шкал упрощает понимание. Для улучшения наглядности выделяют проблемные области. Сделайте проектные разногласия очевидными. Помните, что уровень подробностей, в каждом сообщении, должен соответствовать уровню информированности того, кому оно предназначено. Квалифицированное распространение современных проектных данных есть ключ к достижению Вашей цели в мере управления проектом. Управление по отчетным периодам . Primavera рекомендует контролировать проекты по периодам времени. Это позволяет отслеживать динамику выполнения проекта: выполнено за последний отчетный период, за текущий период, на текущую дату. План Проекта
Для разработки плана проекта необходимо определить уровень детализации, набор работ, а также проанализировать подходы к управлению будущего проекта, отвечая на следующие вопросы:
·Какова общая длительность проекта?
·Что нужно знать о ресурсах в проекте?
·На сколько точен план?
·Как часто будет корректироваться план?
·Кто должен получать информацию о произведенных работах?
·Какие типы отчетов будут необходимы?
·Какие графики помогут обеспечить наилучший обмен информацией?
·Сколько времени можно затратить на управление проектом? Набор работ . Для создания первоначального расписания определяют набор работ, а также время необходимое для выполнения каждой из них и зависимости между ними. Для фиксации исполнителей, предоставляющих фактическую информацию о выполнении при корректировке, назначают ответственных за выполнение каждой работы. Логические зависимости между работами . Логику проекта определяют обычно с технологами или руководителями групп, выполняющими работу, так как ни кто кроме них не знает лучше, что должно быть сделано, почему и в какой последовательности. Иногда приходится изменять логику несколько раз, прежде чем появится логический смысл. Критический путь - последовательность работ, требующая наибольшего времени до завершения. При ограниченном сроке выполнения проекта исследуют можно ли сжать расписание путем параллельного выполнения работ, имеется ли достаточно ресурсов для выполнения сразу нескольких различных заданий и т.д. Окончательный план . Когда составленное расписание удовлетворяет всех участников проекта, сопоставляют графики потребления ресурсов и выполнения работ. Расписание указывает на необходимые действия и когда они должны быть сделаны, ресурсы, необходимые для выполнения работ - это люди, оборудование, материалы и деньги. Полезно убедиться, что ресурсы доступны в те моменты и в том количестве, когда это необходимо. Соотношение стоимости и длительности проекта . Можно ли обеспечить завершение проекта в более короткие сроки при наличии большего количества денег или большего объема ресурсов? Если окончательное решение по финансированию (графику и объему) принято можно начинать работу. Организация проектной информации . Для улучшения информативности работам назначают коды по фазам, обязательствам, отделам, местам расположения и т.д. Коды работ позволяют фокусировать внимание на ключевых элементах для уточнения представления о происходящем. Варианты выполнения проекта . Что может случиться непредусмотренного? Что произойдет, если основные ресурсы перераспределятся на другие работы? Если новая технология позволит экономить материалы, удастся ли сохранить качество производства? Сколько времени уйдет на изменение цен? Варианты реализации проекта помогут быстро перестроить план в случае непредвиденных обстоятельств. Планирование, контроль, управление, связь и анализ - все это и есть управление проектом. Специфика использования программного продукта Primavera Project Planner (P3) для управления Проектом Р3 строит логическую диаграмму . Р3 позволяет ускорить создание проекта, используя PERT представление, где каждой работе соответствует прямоугольник. Вид Линейный график, который является таблицей с графической частью, представляющей работы в соответствии со шкалой времени, позволяет рассматривать расписание. После разработки списка работ можно легко соединить их в определенную сетевую логику Типы Работ . Р3 предлагает различные типы работ, при помощи которых Вы сможете моделировать различные взаимодействия между работами/ресурсами. Вы можете использовать типы работ в сочетании с календарями либо работ, либо ресурсов для определения работ, длительность которых определяется объемом работы или интенсивностью использования ресурсов.
Если продолжительность работы определяется доступностью ресурса, назначьте ресурсы как управляющие и используйте ресурсные календари для расчета ресурсо-управляющих работ.
Используйте либой из этих типов работ для работ управляемых ресурсами. Используйте тип Задание для работ директивно назначенной длительностью. Используйте другие типы для ключевых событий и итоговых работ. Организация данных проекта . Р3 организовывает структуру данных проекта. Для получения интересующей информации существует возможность организовать проект в многочисленные группы, например, по следующим признакам: важность, место расположения, фаза, ресурс или еженедельные календарные даты. Каждая группа может быть показана разными цветами и шрифтом для наглядности представления. Ограничения на работы . Внешние условия, которые не возможно учесть сетевой логикой (сроки поставок, погодные условия и т.д.), могут быть описаны с помощью ограничений. Р3 предлагает 10 типов ограничения такие, как ранний старт или поздний финиш. Можно воспользоваться различными способами оптимизации распределения ресурсов. Например, растянуть (уменьшить) его использование на протяжении некоторого рабочего периода и сжать (увеличить) его использование в течение других. Вы можете также приостановить работу при недостатке ресурса и возобновить, когда его станет достаточно. Р3 предоставляет необходимую гибкость планирования, не изменяя конечной цели. Корректировка расписания на основании данных полученных от удаленных участников проекта . Primavera Post Office предоставляет возможность дистанционного контроля над удаленными участниками проекта использующими вашу систему почты, что поможет Вам собирать данные, повышать производительность, записывать использование ресурса и вводить фактические себестоимости. Р3 облегчает сбор и объединение информации от различных источников и изменяет ее согласно вашим планируемым потребностям. Отчеты . Отчеты можно создавать на основе макета в PERT представлении или Линейном графике. Отчеты в HTML формате можно подготовить, используя Primavera Web Publishing Wizard. Эти документы можно разместить в Word Wide Web (используя FTP) или в офисный intranet и рассматривать, используя Internet Браузер. Документы содержат связанный гипертекст или переходы на другие страницы в структуре, позволяя перемещаться между проектами и сообщениями от страницы к странице в пределах сообщения.
Для передачи проектной информации можно использовать табличные и графические шаблоны, предусмотренные в Р3. Также можно создавать свои собственные отчеты, чтобы удовлетворить особым требованиям, используя разработанные Вами форматы. Контроль ресурсов и затрат . Все данные проекта интегрированы, поэтому Р3 автоматически отражает изменение цен в течение проекта. При записи текущих данных Р3 автоматически проверяет конечную смету. Опытные пользователи могут определить собственные подходы к методам расчета количеств и стоимостей ресурсов.
Р3 назначает ресурсы в проект через работы. Можно определить работы, которые управляются назначенными на них ресурсами, затем Р3 вычисляет влияние ограничения ресурса и время задержки вашего расписания. Перегрузку персонала можно увидеть по гистограммам и кривым на экране. Если использование превышает доступность, выполните быстрый анализ "что если" при помощи корректировки продолжительности или задержки работ, таким образом, сразу виден эффект от перераспределения ресурса. Следующие шаги ·Планирование и реализация расписания . Создание расписания путем добавления групп проектов и проектов в группы, определение работ и разъяснение специфики приведения в исполнение каждого типа расписания, установка структуры стоимостных отчетов для регулировки сметы проектных стоимостей, определение специфики задержки, продолжительности и нелинейного распределения ресурсов. ·Корректировка и совершенствование расписания . Организация данных, используя WBS коды, коды работ, ID проекта и пунктов пользовательских данных, добавление и изменение календарей. ·Обновление расписания . Установка целевого плана и запись выполнения работ. Изменение проектов удаленных участников и подготовка HTML отчетов. Использование отчетов, графиков, линейных диаграмм и PERT представления, а также других инструментов для отображения процесса. ·Подготовка презентаций. Настройка макета и фильтрация данных, печать отчетов и графиков.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТРУКТУРЫ ПРОЕКТА
Группы Проектов
Для управления несколькими проектами используют группу проектов. Эти проекты могут быть не взаимосвязаны. Некоторые проекты могут быть объединены, поскольку их завершение связано с использованием одних и тех же ресурсов, например, компании по исследованию и развитию часто управляют одинаковыми проектами, которые используют одинаковые группы инженеров и наладчиков. Другие сложные проекты могут быть не связаны, но управление проектом нуждается в итоговых данных расписания в отчетах или Линейном графике.
Вы можете использовать группу проектов для контроля сложных проектов, которые управляются дистанционно. Например, предположим, что Вы ответственны за многомиллионный проект, включающий в себя проекты субподрядчиков, которые управляются как один проект. Когда Вы устанавливаете структуру для группы проектов и его участников, Вы можете вернуть каждый проект и разослать его электронной почтой ответственным субподрядчикам. Каждый управляющий проектом может восстановить свою часть проекта на своем компьютере (на котором установлена лицензированная копия Р3) и работать с ним как обычно. Затем, каждую неделю (или через другой намеченный период времени) Вы можете обновлять группу проектов, восстанавливая каждый проект полученный от субподрядчика.
В сложных проектах окружающая обстановка и группа проекта - это ключевые вопросы управления. Все проектные данные передаются в группу проекта, и все изменения сохраняются. Изменения в группе проектов могут быть автоматически переданы в соответствующий проект.
В идеале, контролировать проектную группу должен один человек. Главный менеджер проекта должен определить стандарт данных представления проектной информации для всех проектов компании. Определение прав доступа
Главный менеджер проекта будет создавать права доступа, которые указывают, кто может работать в группе проектов. Главный менеджер проекта должен выполнять следующие функции в группе проектов:
·Устанавливать календари, коды работ, ресурсов, стоимостные отчеты, пользовательские поля данных и схемы WBS, которые удовлетворяют потребностям проектов.
·Базовые календари и словари могут быть отредактированы из проектной группы. Ресурсы, коды и другие пункты словаря могут быть добавлены (но не удалены) из проекта.
·Определять опции для расчета расписания и выравнивания.
·Для согласования пересекающихся проектов их данные вводятся в группу проектов одновременно и доступны для всех проектов, однако важно уладить все разногласия перед запуском проекта, поскольку некоторая информация не может быть изменена на проектном уровне. Участники должны установить руководящие принципы для координации корректировки, пересчета расписания и некоторых других необходимых изменений. Проект в Группе Проектов
Проект - это часть большой проектной группы. Обычно один менеджер управляет каждым проектом в группе. Проекты могут быть завершены и могут представлять собой независимые проекты; они могут рассматриваться как проекты для упрощения анализа эффекта распределения ресурсов или создания отчетов при пересечении многочисленных проектов. Назначение ID проекта . При добавлении проекта в группу проектов Р3 автоматически назначает ID проекта для его идентификации. Этот ID код занимает первые две позиции в ID кодах работ этого проекта. Вы можете принять по умолчание ID код или набрать Ваш собственный ID код. Назначение прав доступ а. Каждый проект в группе проектов имеет свой список доступа. Главный менеджер проекта назначает права доступа на уровне группы, тогда как каждый менеджер проекта наделен правами доступа к своему проекту. Управление Группой Проектов
Проекты могут быть связаны зависимостями в группе проектов. Зависимости могут быть простыми, например, одни проекты начинаются после завершения других, или они могут быть связаны зависимостями между работами. Составление расписания группы проектов и проектов . Как и главный менеджер проекта, менеджер проекта должен рассчитать общее расписание проекта из группы проектов, как перед началом, так и во время реализации проекта через определенные интервалы времени. После составления расписания проектной группы Р3 рассчитывает расписание проектов. Поздние даты для каждого проекта могут основываться на их датах финиша или на конечной дате всей группы проектов.
Каждый менеджер проекта может произвести расчет расписания для проектов (если у него есть доступ из группы проектов). Составляя расписание проекта можно либо учитывать взаимосвязь проектов между собой и с группой проектов, либо игнорировать все внешние зависимости. Выравнивание ресурсов . Когда различные проекты конкурируют за одни и те же ресурсы, они не для всех могут быть доступны. Фактически, основная причина задержки проекта - назначение одних и тех же ресурсов на параллельные работы. В P3 анализ производится на экране на гистограммах, которые точно покажут когда и где используются ресурсы для одного проекта или же они используются во всех проектах группы проекта. Ресурс может быть доступен для одного проекта, однако, когда оценка проведена из группы проектов, одновременное использование ресурса может в сумме превысить его доступность.
Для того чтобы решать ресурсные конфликты, используют выравнивание ресурсов. Если один проект имеет приоритет над другим, устанавливают приоритеты проектов. Если две работы из проектов конкурирует за один и тот же ресурс, P3 назначает сначала ресурс на проект с большим приоритетом. Отчеты проектов . Вы можете легко выводить на экран Линейный график, диаграммы PERT представления, ресурсные гистограммы и другие отчеты и графики, как из группы проектов, так и из проектов. Анализ проектов осуществляют на разных уровнях детализации.
Все проекты совместно используют макеты, отчеты и графики связанные группой проектов; однако менеджеры проекта могут добавлять свои спецификации. Любые макеты добавленные из проектов автоматически становятся доступны другим проектам и группе проектов и наоборот. Макеты и распечатанные отчеты, сделанные из проекта показывают только работы этих проектов. Анализ проектов . При просмотре данных проекта, для упрощения анализа, Вы можете сфокусировать внимание на особенностях проекта. Определение Продолжительности Работ
На стадии планирования собирают необходимые документы и обдумывают различные проблемы, в том числе и продолжительность работ.
