Нынешнее Желаемое
состояние состояние
организации организации
Показатели и ха- Деятельность, нап- Цели, Задачи, Пока-
рактеристики (фак- равленная на дос- затели и характерис-
тические значения) тижение желаемого тики (плановые зна-
состояния чения)
Время
Рис. 4 Планирование деятельности организации
Прогнозирование- это определение характеристик внешней среды организации, не зависящих (или зависящих в малой степени) от деятельности организации. В отличие от планирования, которое определяет результаты, управляемых процессов, прогнозирование определяет результаты, складывающиеся под влиянием многих неуправляемых со стороны организации факторов и обстоятельств, том числе случайного характера.
Учет, как функция управления, - это сбор, обработка и хранение информации о достижении целей организации, выполнении планов, а также другой информации, связанной с деятельностью организации и величиной для осуществления ее миссии (см.табл. 1)
Информация для управляющего
Таблица 1
|
Показатели и характеристики деятельности организации
|
Периодичность поступления информации |
|
ежедневно
|
еженедельно |
ежемесячно |
Общий объем продажи продукции |
* |
|
*
|
Замечания и пожелания клиентов |
* |
|
*
|
Расходы и доходы |
|
*
|
* |
Движение наличности |
|
*
|
* |
Отчет об убытках |
|
*
|
* |
Количество продукции на складе |
|
*
|
* |
Прогнозирование сбыта |
|
*
|
* |
Продажа определенного продукта |
|
|
*
|
Продажа продукции по территориям |
|
|
*
|
Издержки производства каждого отдельного продукта |
|
|
*
|
Ход разработки новых продуктов |
|
|
*
|
Контроль и анализзаключается в сопоставлении полученной информации о фактическом положении дел в организации с ожидаемым и выявлении расхождений, а также в анализе информации из внешней среды (см.рис. 5).
Контролируе-
мый показатель
Верхний предел
допустимого
отклонения
Плановое
(нормативное)
значение
Нижний предел
допустимого
отклонения
Время
Рис. 5 Контроль за социально-экономическими процессами
Регулирование- это воздействие на процессы, происходящие в организации и внешней среде с целью: либо устранения существенного расхождения между фактическим и ожидаемым состоянием организации, либо использования возможностей (или ликвидации угроз), выявленных в результате анализа внешней среды. Регулирование осуществляется на основе процедуры принятия управленческих решений.
Структура организации
Структура организации- это ее внутренне устройство т.е. взаиморасположение ее относительно самостоятельных частей, выполняющих определенные функции, и необходимые связи между частями, обеспечивающие функционирование организации в целом.
Организация Субъект управления Управляющая подсистема
Объект управления Управляющая подсистема
Рис. 6 Субъект и объект управления организацией
Субъект управленияобразуют люди, осуществляющие управление организацией.
Объект управлениясостоит из людей осуществляющих главным образом основную деятельность организации.
Связимежду субъектом управления (СУ) и объектом управления (ОУ) называютсяСвязимежду субъектом управления (СУ) и объектом управления (ОУ) называютсявертикальнымии характеризуютсяподчиненностью, т.е. отношениями, при которых элементы ОУ (т.е. отдельные работники, группы, подразделения и т.п.) подконтрольны СУ и обязаны выполнять его указания.
Структура, показывающая подчиненность объектов управления субъектам управления, называется структурой управления (См. рис. 7)
Директор
Аппарат управления
Цех N 1 Цех N 2 Цех N 3
Рис. 7 Структура управления
Производственная структура- это состав подразделений (участков, групп, работников), осуществляющих основную деятельность и технологические связи между ними, отражающие порядок выполнения деятельности (См.рис.8)
Связи между элементами производственной структуры называютсягоризонтальными.
Цех N 2
Цех N 1 Цех N 5
Цех N 3 Цех N 4
Рис. 8 Производственная структура
Персонал Финансы
Снабжение Основная деятельность Сбыт
Техническое обслуживание
Рис. 9 Функциональные области управления, присущие большинству организаций
Основные виды управленческих работ в организации
Таблица 2
|
Функциональные области управления
|
Основные управленческие работы |
1. Основная деятельность |
Определение номенклатуры
Определение объемов
Оперативное управление |
2. Персонал |
Комплектование штата
Повышение квалификации |
3. Финансы |
Составление бюджета
Получение кредитов
Бухгалтерский учет |
4. Снабжение |
Закупки материалов
Управление запасами |
5. Сбыт |
Анализ рынка
Поиск заказчиков и реализация |
6. Техническое обслуживание
|
Закупки, обслуживание и
ремонт оборудования
Энергообеспечение |
Руководство
Линейный Линейный Линейный
руководитель руководитель руководитель
И С П О Л Н И Т Е Л И
Преимущества: 1. Единство подчиненности
2. Полнота ответственности
Недостаток: Трудность обеспечить высокую компетентность принимаемых решений по всем функциям и областям управления
Рис. 10 Линейная структура управления
Руководство
Функциональный Функциональный Функциональный
руководитель руководитель руководитель
Преимущество: Более компетентное решение ограниченного круга вопросов функциональными руководителями
Недостаток: 1. Трудности согласования указаний нескольких начальников
2. Снижение ответственности исполнителей в результате множественности подчиненности
Рис. 11 Функциональная структура управления
Руководитель
Штаб
Линейный руководитель Линейный руководитель
Штаб Штаб
Преимущества: 1. Единоначалие
2. Полнота ответственности
3. Компетентные решения
Недостаток: Большая нагрузка на руководителей по согласованию решений штаба
Рис. 12. Штабная структура управления
Руководитель
Штаб
Линейный руководитель Линейный руководитель
Штаб Штаб
Эта структура наиболее эффективным образом сочетает преимущества линейной и функциональной структур управления
Рис. 13. Комбинированная структура (структура ограниченного функционализма)
Программно-целевое управлениеосуществляется в случае:
1. Возникновения новой цели или существенного возрастания актуальности одной из известных целей.
2. Возможности достижения цели только совместными скоординированными усилиями нескольких подразделений организации (см. рис. 14).
Руководитель
Штаб Руководитель программы
Штаб
Линейный руководитель Линейный руководитель
Рис. 14. Программно-целевая структура управления (временная).
Матричная структура управленияприменяется при необходимости наряду с управлением по вертикали осуществлять постоянное или регулярное управление основной деятельностью по горизонтам (см. приложение 3)
Норма управляемости- это количество подчиненных, деятельностью которых может эффективно управлять руководитель (см. табл. 3)
Величина нормы управляемости
Таблица 3
|
Разнообразие выполняемых подчиненными функций
|
Степень самостоятельности |
|
невысокая
|
высокая |
разные |
до 7 |
до 10 |
сходные |
до 15 |
до 25 |
одинаковые |
до 40 |
до 100 |
Уровень управления- условное наименование места в структуре управления, на котором расположены субъекты управления с равными (примерно равными) полномочиями (см. приложение 4)
Преимущества централизации управления:
1. Улучшает координацию деятельности функциональных подразделений.
2. Уменьшает количество и масштабы ошибочных решений, принимаемых недостаточно опытными руководителями.
3. Позволяет эффективно использовать опыт и знания управленческого персонала высшего органа управления
4. Более полно и экономно использует технические средства и оборудование функциональных подразделений.
Высшее руководство
Персонал Маркетинг Финансы Сбыт
Мат.-тех. Инженерное
снабжение обеспечение
(МТС) (ИО)
Основная деятельность
Производство Производство Производство
№ 1 № 2 № 3
Рис. 17 Централизованная структура управления
Преимущества децентрализации управления
1. Повышает своевременность и эффективность принимаемых решений.
2. При передаче руководителю полномочий по широкому кругу вопросов позволяет ему почувствовать себя как бы независимым предпринимателем в собственном бизнесе.
3. Помогает подготовке молодых руководителей к более высоким должностям.
4. Дает возможность привлечь к управлению более широкий круг работников.
Высшее руководство
Маркетинг Финансы
Руководитель Руководитель Руководитель
Отделения 1 Отделения 2 Отделения 3
Персонал МТС Персонал МТС Персонал МТС
ИО Сбыт ИО Сбыт ИО Сбыт
Производство Производство Производство
Рис. 18. Дивизиональная (децентрализованная) структура управления.
II. Управление персоналом
Мотивация
Мотивация (стимулирование)- это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.
Само-
выражение Вторичные
Признания, потребности
уважения
Общения, привязанности
принадлежности
Подчиненности, безопасности Первичные
Физиологические, материальные потребности
Рис. 19. Пирамида потребностей (по А.Маслоу)
Часто встречающиеся требования работников
1. Справедливая оплата
2. Хорошее рабочее окружение
3. Уверенность в завтрашнем дне
4. Хорошее руководство
5. Участие в управлении
6. Признание достоинств и возможность для продвижения
Потребности Ожидания Мотивы
Действия и получение
результатов
Возможная Оценка степени
корректировка удовлетворенности Вознаграждение
ожиданий и (или) ожиданий и пот-
потребностей ребностей
Рис. 20 Механизм мотивации
Рекомендации руководителям по использованию и развития потребностей высших уровней
Потребность, в общении, привязанности, принадлежности.
1. Давайте сотрудникам такую работу, которая позволила бы им общаться.
2. Проводите с подчиненными периодические совещания.
3. Не старайтесь разрушить возникшие неформальные группы, если они не наносят организации реального ущерба.
Потребность признания, уважения
1. Предлагайте подчиненным более содержательную работу.
2. Привлекайте подчиненных к формулировке целей и выработке решений.
3. Делегируйте подчиненным дополнительные полномочия.
Потребность самовыражения
1. Обеспечивайте подчиненным возможности для обучения и развития, которые позволили бы полностью использовать их потенциал.
2. Давайте подчиненным сложную и важную работы, требующую от них полной отдачи.
3. Поощряйте и развивайте у подчиненных творческие способности.
Управление персоналом
Категории персонала
Рабочие Служащие
Руководители Специалисты Другие служащие
Высшего Среднего Низового
уровня уровня уровня
Линейные Функциональные
Рис. 21. Классификация персонала
Рабочее место
Должностная Описание работы Описание рабочего
инструкция окружения
